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# Configurar QuickBooks Desktop antes de sincronizar
> Prepare QuickBooks Desktop antes de sincronizarlo con FieldPulse: versiones compatibles, configuración necesaria y qué se sincroniza y qué no.
> **Quién lo usa:** un administrador prepara QuickBooks Desktop y configura la sincronización; después, esta se ejecuta por sí sola. **Disponibilidad:** requiere QuickBooks Desktop y el conector de sincronización.
Prepararse para sincronizar con QuickBooks Desktop implica confirmar su versión de QuickBooks, desactivar las opciones que cortan la conexión y configurar los permisos del usuario de Web Connector, para que la primera importación se complete sin errores y evite incompatibilidades de versión. Haga esto antes de conectar la integración.
## Descripción general
Una vez que FieldPulse y QuickBooks Desktop están conectados, los [clientes](https://www.fieldpulse.com/features/customer-management), las partidas, los [presupuestos, las facturas](https://www.fieldpulse.com/features/estimates-and-invoices) y los pagos que se crean o editan en cualquiera de los dos sistemas se sincronizan con el otro, y todos sus [datos de QuickBooks](https://www.fieldpulse.com/company/partners/quickbooks) existentes se importan a FieldPulse. La condición más importante para una sincronización sin errores es una conexión que funcione de forma constante: el modo de suspensión de su computadora debe estar desactivado y QuickBooks Web Connector debe permanecer abierto. Esta página describe las verificaciones y la configuración que debe completar primero; los pasos de conexión están en [Cómo sincronizar con QuickBooks Desktop](/es/integrations/accounting/quickbooks-desktop/sync).
## Antes de comenzar
Confirme cada uno de estos puntos antes de empezar:
* **QuickBooks Desktop 2024 o posterior.** FieldPulse no se integra con versiones anteriores.
* **Solo Windows.** No se admite QuickBooks Desktop para Mac ni otros sistemas.
* **Ediciones compatibles:** Contractor, Pro, Premier y Enterprise.
* **Modo de usuario único.** La configuración debe completarse en el modo de usuario único (Single-user Mode) de QuickBooks Desktop.
* **Una conexión a internet estable.**
## Configuración paso a paso
1. **Desactive el modo de suspensión** en la computadora donde se ejecuta QuickBooks Desktop. La sincronización se ejecuta de forma continua, así que la computadora no puede suspenderse. Vaya a **Settings > System > Power & Sleep** (energía y suspensión) y configure la suspensión en **Never** (nunca). Si deja activado el modo de suspensión, la sincronización no funcionará.
2. **Confirme que su versión y edición de QuickBooks Desktop** cumplen con los requisitos anteriores.
3. **Si usa Customer Communications (comunicaciones con clientes) en FieldPulse, desactive los activadores automáticos** vinculados a los registros de presupuestos y facturas. La primera importación modifica muchos registros a la vez y, si deja los activadores encendidos, sus clientes recibirían una avalancha de actualizaciones.
4. **Desactive la configuración de notificaciones** de los registros de presupuestos y facturas, por la misma razón: para evitar que sus clientes reciban actualizaciones durante la importación.
5. **Configure los permisos del rol del usuario de Web Connector** en QuickBooks Desktop. La sincronización se ejecuta con un solo usuario de QuickBooks, y ese usuario necesita los permisos de la referencia de configuración que aparece más abajo. En QuickBooks Desktop, vaya a **Edit Role** (editar rol) para hacer estos cambios.
Cuando termine, continúe con [Cómo sincronizar con QuickBooks Desktop](/es/integrations/accounting/quickbooks-desktop/sync) para conectar la integración.
## Qué se sincroniza
La mayoría de los registros se sincronizan en ambos sentidos. Algunos se sincronizan en un solo sentido, como se indica a continuación.
| **Registro** | **Notas** |
| - | - |
| **Clientes** | Hasta tres niveles de subclientes (principal/secundario). Solo se sincroniza el mensaje del cliente más reciente, que corresponde al campo **Customer Note** (nota del cliente) de FieldPulse. Los clientes archivados y eliminados se sincronizan en su estado actual. |
| **Direcciones de envío (Ship To)** | Se sincronizan como **Locations** (ubicaciones) en FieldPulse. Nombre de la dirección → nombre de la ubicación; dirección, ciudad, estado, condado y código postal se asignan directamente; nota → notas de la ubicación. La coincidencia se busca por **dirección, no por nombre**; si cambia la dirección Ship To predeterminada, se actualiza la ubicación coincidente como la nueva ubicación principal y, si no hay coincidencia, se crea una ubicación nueva. |
| **Dirección de facturación (Bill To)** | Se sincroniza exactamente como aparece en QuickBooks Desktop, incluido el nombre del cliente. En ambos sentidos. |
| **Clases** | Se sincronizan en presupuestos y facturas. |
| **Códigos de impuesto** | |
| **Presupuestos** | Fecha, fecha de vencimiento, notas, clases de negocio y códigos de impuesto. |
| **Facturas** | FieldPulse usa la misma secuencia de números de factura que QuickBooks. |
| **Partidas** | Nombre del artículo, descripción, costo/precio unitario, cantidades, con o sin impuesto, inventario total y cantidades. |
| **Órdenes de compra** | En un solo sentido: FieldPulse → QuickBooks Desktop. Consulte [Cómo sincronizar órdenes de compra con QuickBooks Desktop](/es/integrations/accounting/quickbooks-desktop/purchase-orders). |
| **Registros de horas** | En un solo sentido: FieldPulse → QuickBooks Time (requiere QuickBooks Time). Se sincronizan las fechas y horas de entrada y salida, y la duración. |
| **Notas de crédito** | En un solo sentido: QuickBooks Desktop → FieldPulse. Se sincronizan como pagos generales; FieldPulse no puede marcar un pago como crédito o como pago directo: eso solo se ve en QuickBooks Desktop. |
| **Proveedores** | En un solo sentido: QuickBooks Desktop → FieldPulse. Los proveedores (vendors) se importan a FieldPulse como proveedores (suppliers). |
## Qué no se sincroniza
Conocer estos puntos de antemano evita la mayoría de los errores de la primera sincronización. Los límites de caracteres y los caracteres especiales que se indican a continuación son la causa más común de que un registro no se sincronice.
| **Área** | **Qué no se sincroniza** |
| - | - |
| **Clientes** | Campos personalizados. Un nombre de cliente de más de **31 caracteres** provoca un error. Los caracteres especiales (\$, &, #, @, +, \{, }, :) pueden causar problemas de sincronización. |
| **Clases** | No se admiten subclases. |
| **Códigos de impuesto** | Campos personalizados; varios códigos de impuesto. |
| **Presupuestos** | Campos personalizados; pagos en presupuestos (dejan un "crédito" en el registro del cliente en QuickBooks, que aparece como fondos no depositados sin vínculo con ningún registro); opciones de presupuesto no seleccionadas; agrupaciones. |
| **Facturas** | Campos personalizados; un nombre de artículo de factura de más de **31 caracteres** provoca un error; caracteres especiales (\$, &, #, @, +, \{, }, :); agrupaciones; los campos **Shipping** (envío) y **Deposit** (depósito) si contienen valores. |
| **Partidas** | Campos personalizados; partidas negativas (QuickBooks Desktop las trata como "descuento"); notas de crédito (se importan a FieldPulse desde QuickBooks Desktop como pagos y no pueden sincronizarse de regreso); caracteres especiales; recibos de venta. |
| **Pagos** | Métodos de pago distintos de efectivo, cheque, tarjeta de crédito o ACH (por ejemplo, tarjetas de regalo); campos personalizados; pagos que superan el total de la factura (propinas). |
## Permisos de usuario de QuickBooks Desktop
Para que la sincronización funcione, habilite estos permisos de rol para el usuario de QuickBooks con el que se ejecutará Web Connector. En QuickBooks Desktop, vaya a **Edit Role**.
| **Área** | **Actividad** | **Nivel de acceso** | **Permisos** |
| - | - | - | - |
| Centers | Customer Center | Partial | View, Create, Modify, Delete, View Balance |
| Centers | Vendor Center | Partial | View, Create, Modify, Delete, View Balance |
| Customers & Receivables | Accounts Receivable Accounts | Partial | View |
| Customers & Receivables | Assess Finance Charges | Full | |
| Customers & Receivables | Change Item Prices | Full | |
| Customers & Receivables | Credit Card Refunds | Full | |
| Customers & Receivables | Credit Memos | Partial | View, Create, Modify, Delete |
| Customers & Receivables | Estimates | Partial | View, Create, Modify, Delete |
| Customers & Receivables | Invoices | Partial | View, Create, Modify, Delete |
| Customers & Receivables | Receive Payments | Full | |
| Customers & Receivables | Sales Orders | Partial | View, Create, Modify, Delete |
| Customers & Receivables | Sales Receipts | Partial | View, Create, Modify, Delete |
| Customers & Receivables | Statement Charges | Full | |
| Customers & Receivables | Statements | Full | |
| Customers & Receivables | Undeposited Funds Account | Partial | View |
| Lists | Todas las actividades de esta sección | Partial | View, Create, Modify, Delete |
| Vendors & Payables | Accounts Payable Accounts | Partial | View |
## Preguntas frecuentes
**¿FieldPulse sincroniza las clases de QuickBooks Desktop?** Sí: FieldPulse sincroniza las clases en presupuestos y facturas. Las clases también pueden estar en partidas individuales, pero esas no se sincronizan.
**¿Los reembolsos procesados en FieldPulse se sincronizan con QuickBooks Desktop?** No. Los reembolsos no se sincronizan en ningún sentido y deben conciliarse manualmente.
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* [Descripción general de QuickBooks Desktop](/es/integrations/accounting/quickbooks-desktop/overview)
* [Cómo sincronizar con QuickBooks Desktop](/es/integrations/accounting/quickbooks-desktop/sync): el siguiente paso
* [Cómo administrar QuickBooks Desktop después de sincronizar](/es/integrations/accounting/quickbooks-desktop/post-sync)
* [Ejemplos y detalles de la sincronización con QuickBooks Desktop](/es/integrations/accounting/quickbooks-desktop/sync-examples)
Su contabilidad está lista cuando el modo de suspensión está desactivado, los activadores y las notificaciones de presupuestos y facturas están apagados, y el usuario de Web Connector tiene los permisos anteriores; entonces podrá conectar la integración y dejar que la primera importación se complete sin errores.
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