Cómo dar seguimiento a las notas de crédito de Reece por trabajo

Quién lo usa: Los roles con permisos de órdenes de compra y de costos de trabajos y proyectos. Disponibilidad: Australia y Nueva Zelanda (ANZ); requiere la integración con Reece maX y una cuenta de Reece maX.

Cuando usted devuelve artículos a una sucursal de Reece, Reece emite una nota de crédito, y FieldPulse ahora muestra las notas de crédito de Reece en una pestaña propia y ajusta automáticamente los resúmenes de costos de sus trabajos y proyectos. Antes, las notas de crédito de Reece llegaban como facturas de proveedor, lo que dificultaba distinguir las devoluciones y descuadraba el seguimiento de los costos. Ahora las devoluciones se ven por separado y FieldPulse aplica por usted su efecto en los costos de los trabajos.

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Descripción general

Reece emite una nota de crédito cuando usted devuelve artículos a una de sus sucursales. La nota incluye los artículos acreditados y hace referencia a la factura de proveedor original de la que provienen. FieldPulse muestra cada artículo acreditado por separado para que usted pueda dar seguimiento a los productos devueltos y ver su efecto en los costos del trabajo o del proyecto. Las notas de crédito de Reece aparecen en una pestaña propia, Reece Credit Notes (notas de crédito de Reece), en varios lugares:

• La pestaña Sales > Purchase Orders > Reece Credit Notes (ventas > órdenes de compra > notas de crédito de Reece)
• Supplier Invoices (facturas de proveedor): cada factura de proveedor incluye una subpestaña Reece Credit Notes
• Jobs and Projects (trabajos y proyectos): si están vinculados a una factura de proveedor, muestran una subpestaña Reece Credit Notes
• Invoices (facturas): cualquier factura conectada a un trabajo o proyecto que tenga una factura de proveedor con créditos muestra una subpestaña Reece Credit Notes

Las notas de crédito de Reece no se pueden editar: solo se muestran para su consulta. Cada artículo acreditado muestra lo siguiente: FieldPulse conecta cada nota de crédito con su trabajo o proyecto mediante el número de la factura de proveedor original que aparece en la nota de crédito. Si una factura de proveedor está vinculada a un trabajo o proyecto, los artículos que se acrediten después contra esa factura aparecen en ese mismo trabajo o proyecto, en la subpestaña Reece Credit Notes.

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Antes de comenzar

• La integración con Reece maX debe estar configurada y autenticada.
• Para que la vinculación sea automática, indique su número de trabajo de FieldPulse cuando haga el pedido a Reece. No ponga un # antes del número de trabajo.
• Los pedidos de Reece tardan hasta 24 horas en aparecer en FieldPulse como factura de proveedor o nota de crédito.

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Vincule un trabajo de FieldPulse con un pedido de Reece para la sincronización automática

Indique el número de su trabajo de FieldPulse al momento de hacer el pedido para que la factura de proveedor (y cualquier nota de crédito posterior) se vincule con el trabajo correcto. Use el campo que corresponda al lugar donde hace el pedido:

1. En FieldPulse: cree una orden de compra e ingrese el número del trabajo de FieldPulse relacionado en el campo Supplier Order Number (número de pedido del proveedor).
2. En el sitio web de Reece maX: al hacer un pedido, ingrese el número del trabajo de FieldPulse relacionado en el campo Order Number (número de orden).
3. En la aplicación móvil de Reece maX: al hacer un pedido, ingrese el número del trabajo de FieldPulse relacionado en el campo Order Number.
4. En una sucursal de Reece: dígale al personal de Reece que desea vincular el pedido con un trabajo de FieldPulse y proporcióneles el número del trabajo de FieldPulse para que lo ingresen en su sistema de cobro.

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Vincule o vuelva a vincular una factura de proveedor manualmente

Si no usa la vinculación automática de trabajos, puede conectar una factura de proveedor con un trabajo en cualquier momento:

1. Abra la factura de proveedor.
2. Seleccione Actions > Connect to Job or Project (acciones > conectar con trabajo o proyecto). Una vez vinculada, los artículos acreditados de esa factura también aparecen en el trabajo o proyecto.

Para mover una factura de proveedor a otro trabajo:

1. Primero, desvincule el trabajo actual.
2. Conecte la factura con el trabajo nuevo. Tanto la factura de proveedor como sus artículos acreditados se mueven al trabajo nuevo.

Si no vincula una factura de proveedor con ningún trabajo o proyecto, la factura y sus notas de crédito de Reece aparecen de todos modos en las subpestañas Supplier Invoice (factura de proveedor) y Reece Credit Notes de Sales > Purchase Orders, solo que no dentro de un trabajo o proyecto específico.

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Cómo afecta esto a los costos de trabajos y proyectos

FieldPulse recalcula los costos restando los montos de las notas de crédito del gasto total de las órdenes de compra, de modo que una devolución reduce automáticamente el costo de materiales del trabajo.

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Sus notas de crédito funcionan correctamente cuando una devolución que hizo en Reece aparece como una nota de crédito independiente en el trabajo correcto, y el costo de materiales de ese trabajo baja en el monto acreditado sin que usted tenga que tocar una hoja de cálculo.