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Quién lo usa: los administradores, para las tareas en Company Settings (configuración de la empresa): habilitar las órdenes de compra, definir los valores predeterminados de las órdenes de compra y administrar la lista de proveedores. Disponibilidad: todas las regiones.
Una orden de compra es el registro que usted le envía a un proveedor para pedir piezas y materiales. FieldPulse arma la orden, se la envía por correo al proveedor, reabastece su inventario cuando los artículos se están agotando y reúne varias órdenes en un solo presupuesto o factura para su cliente, de modo que el proveedor, el trabajo vinculado y el costo de las piezas quedan en un solo registro.

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Descripción general

Las órdenes de compra le permiten generar una orden para un proveedor, enviarla por correo, dar seguimiento al reabastecimiento del inventario y combinar varias órdenes de compra en un solo presupuesto o factura para su cliente. Una orden de compra se crea de una de dos maneras:
  • Manualmente: usted arma la orden en la aplicación web o en la aplicación móvil y se la envía por correo al proveedor.
  • Automáticamente: usted define un nivel de reorden automático en un artículo de inventario, y FieldPulse crea la orden de compra cuando la cantidad disponible llega a ese nivel.
Las órdenes de compra se activan por cuenta en Company Settings, y en esa misma área de configuración están los valores predeterminados de sus órdenes y la lista de proveedores de toda la empresa.

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Recorrido en video

Recorrido en video: órdenes de compra en FieldPulse (en inglés)

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Antes de comenzar

  • Las órdenes de compra deben estar habilitadas en su cuenta para que aparezca la pestaña Purchase Orders (órdenes de compra). Habilitarlas es la primera tarea que se describe a continuación.
  • Toda orden de compra necesita un proveedor. Agregue los proveedores en Company Settings con anticipación, o cree uno mientras arma la orden.
  • Para el reabastecimiento automático, configure primero el control de inventario de sus artículos. Consulte Configuración de la lista de artículos y el inventario.
  • Defina los valores predeterminados de sus órdenes de compra antes de empezar a hacer pedidos si desea que las órdenes nuevas completen por usted la dirección de entrega, los datos de contacto y el número que se muestra.

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En la web

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Habilite las órdenes de compra

Las órdenes de compra se activan desde la lista de complementos en Company Settings.
  1. Seleccione Company Settings en el menú de la izquierda y luego abra la pestaña Features & Plugins (funciones y complementos).
  2. Busque la tarjeta Purchase Orders y seleccione Enable (habilitar).
Company Settings abierto en la pestaña Features & Plugins, con la tarjeta Purchase Orders y su botón verde Enable resaltados La pestaña Purchase Orders aparece en el menú de la izquierda, y usted puede empezar a pedir materiales a sus proveedores y a darles seguimiento.

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Defina los valores predeterminados de las órdenes de compra

Los valores predeterminados de las órdenes de compra completan campos clave en cada orden nueva, así que hay menos que ingresar a mano y menos posibilidades de error.
  1. Seleccione Company Settings en el menú de la izquierda y luego abra la pestaña Orders (órdenes) y la subpestaña General.
  2. Defina cada valor predeterminado en Purchase Order Default Settings (configuración predeterminada de órdenes de compra) y luego seleccione Save (guardar).
Purchase Order Default Settings en la subpestaña General de la pestaña Orders, con los menús desplegables Purchase Order Display Number, Contact Name, Designated Name y Phone Number, y el botón Save en la esquina superior derecha Los valores predeterminados de Phone Number, Contact Email y Delivery Address se aplican a las órdenes de compra nuevas de aquí en adelante, y usted todavía puede cambiarlos en cualquier orden individual. Para elegir la dirección de correo que se usa al enviar los registros de órdenes de compra, abra la subpestaña PDF Emails (correos con PDF) en la misma pestaña Orders y defina los métodos predeterminados de From, From Name, CC y BCC. Email Settings en la subpestaña PDF Emails de la pestaña Orders, con menús desplegables para los métodos predeterminados de From, From Name, CC y BCC

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Administre sus proveedores

Su lista de proveedores está en Company Settings, así que puede ver, agregar, editar, archivar e importar proveedores en un solo lugar sin tener que abrir primero una orden de compra. Para llegar ahí, seleccione Company Settings, abra la pestaña Orders y luego seleccione la subpestaña Suppliers (proveedores). La subpestaña Suppliers dentro de Orders en Company Settings, con las columnas de nombre, correo, correos adicionales, teléfono y notas del proveedor, y el botón Create New resaltado Agregar un proveedor. Seleccione Create New (crear), ingrese el nombre, el correo, los correos adicionales (opcional), el número de teléfono y las notas del proveedor, y luego seleccione Save. El proveedor queda disponible de inmediato en el selector de proveedores cuando usted crea una orden de compra. El panel Add New Supplier con los campos obligatorios Supplier Name y Email, además de los campos Additional Emails, Phone y Notes arriba de los botones Save y Cancel Editar o archivar un proveedor. Cada fila de proveedor tiene un ícono de edición (lápiz) y un ícono de archivar (bote de basura) en la columna Action (acción). Los cambios que haga aquí actualizan todas las órdenes de compra existentes que hacen referencia a ese proveedor, incluidas las anteriores. Una fila de la lista Suppliers con el ícono de lápiz para editar y el ícono rojo de bote de basura para archivar resaltados en la columna Action Importar una lista de proveedores. Seleccione Mass Import (importación masiva) para descargar la plantilla de importación, llénela con los datos de sus proveedores y luego súbala. La lista Suppliers con el botón Mass Import resaltado junto a Create New
Si tiene integraciones activas con proveedores (como Reece, Configuración de la integración con The Granite Group o Configuración de la integración con City Electric Supply), esos proveedores aparecen automáticamente en la lista como entradas de solo lectura.

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Cree y envíe una orden de compra

  1. Seleccione la pestaña Purchase Orders en el menú de la izquierda y luego seleccione Create Order (crear orden). La página de la lista Purchase Orders con el elemento de menú Purchase Orders y el botón verde Create Order resaltados arriba de la tabla de órdenes
  2. Agregue un proveedor. Seleccione el cuadro de búsqueda Supplier (proveedor) para ver sus proveedores guardados, busque el que desea y seleccione Select Supplier (seleccionar proveedor). La página Create a new order con el cuadro de búsqueda de proveedores abierto, que muestra los proveedores guardados con un botón Select Supplier junto a cada uno Si el proveedor todavía no existe, seleccione Create New Supplier (crear proveedor nuevo), ingrese el nombre, el correo, el número de teléfono y cualquier nota, y luego seleccione Create Supplier (crear proveedor). Los proveedores que cree aquí se agregan a la lista de proveedores de toda la empresa, así que quedan disponibles en todas partes de aquí en adelante. El panel Create Supplier abierto desde el selector de proveedores, con Create New Supplier resaltado y los campos Name y Email vacíos
  3. Ingrese el número de orden del proveedor en Order Number (número de orden).
  4. Elija Delivery (entrega) o Pickup (recolección) y luego ingrese la dirección. El formulario de la orden nueva con el campo Order Number, el selector Delivery y Pickup, y los campos de dirección de entrega Address, City, State y Zip Code completados
  5. Fije la Expected Delivery Date (fecha de entrega prevista) al menos 2 horas después de la hora actual. FieldPulse no guardará la orden de compra hasta que se fije una fecha y hora posteriores.
  6. Seleccione el campo Customer Name (nombre del cliente) y elija un cliente existente, o seleccione Create New Customer (crear cliente) para crear uno. El campo Customer Name de la orden nueva con el selector de clientes abierto, que muestra los clientes guardados con un botón Add Customer junto a cada uno
  7. Defina el campo Assigned Team Member (miembro del equipo asignado). De forma predeterminada, este campo muestra a la persona que está creando la orden de compra.
  8. Ingrese un título en Order Title (título de la orden).
  9. En Link (vincular), conecte la orden a un proyecto, trabajo, factura o presupuesto existente (Project, Job, Invoice o Estimate), o seleccione None (ninguno) para crearla como una orden independiente. El formulario de la orden nueva con los campos Assigned Team Member, Order Title y Link, y las opciones de vínculo Project, Job, Invoice, Estimate y None
  10. Agregue sus artículos. Seleccione la barra de búsqueda de artículos para agregar artículos que ya están en su sistema, o seleccione Create New Line Item (crear partida) para un artículo que no esté. Repita el proceso con cada artículo de la orden. La pantalla Purchase Order Items con la búsqueda de artículos abierta, que muestra los artículos guardados con SKU, inventario y costo unitario, y Create New Line Item en el panel izquierdo
  11. Si usa etiquetas, agréguelas en Add Tags (agregar etiquetas). Escriba una etiqueta personalizada y oprima la tecla Enter para crearla, asígnele un color si lo desea, o elija una etiqueta que ya haya usado. Las etiquetas que agregue también aparecen junto a los detalles de la orden de compra en la vista de lista de órdenes de compra.
  12. Complete los campos personalizados de la orden de compra en Additional Fields (campos adicionales). Las secciones Tags y Additional Fields de una orden de compra, con un cuadro Add Tags arriba de dos campos personalizados Para crear o editar los campos personalizados de las órdenes de compra, vaya a Company Settings > Orders > Custom Fields (campos personalizados). Para los campos personalizados de las partidas individuales, consulte Cómo configurar campos personalizados en las órdenes de compra.
  13. En la pestaña Instructions (instrucciones), en la parte inferior de la página, ingrese todo lo que el proveedor necesite saber. Las instrucciones aparecen en el PDF de la orden de compra.
  14. Agregue notas internas en la pestaña Notes (notas); en la aplicación móvil, este campo se llama Notas (internas). La parte inferior de una orden de compra con las pestañas Instructions y Notes resaltadas y el campo Instructions con la etiqueta Appears on PO PDF
  15. Revise el subtotal y el total a la derecha, y ajuste la tasa en Tax(%) (impuesto) si lo necesita.
  16. Seleccione Save. El panel de totales de la orden de compra con Subtotal, el porcentaje de Tax y Total resaltados, y el botón Save debajo
  17. Revise los detalles en el registro de la orden y edite lo que haga falta cambiar.
  18. Cuando la orden esté lista, seleccione Send Email (enviar correo) para enviársela a su proveedor. Un registro de orden de compra guardado que muestra los datos del proveedor, del cliente y de la entrega, con el botón Send Email resaltado en la parte superior
  19. Para conservar una copia, seleccione Download Order (descargar orden).
El mismo registro de orden de compra con el botón Download Order resaltado junto a Send Email El PDF de la orden de compra se abre en su navegador, donde puede guardarlo en su computadora. El PDF de la orden de compra abierto en una pestaña del navegador, con el encabezado de la empresa, los detalles de la orden y la tabla de artículos con cantidades y totales

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Defina la fecha de la orden

El campo Order Date se llena previamente con la fecha de hoy cuando usted crea una orden de compra. El campo es opcional: mientras todavía está redactando la orden, seleccione la X junto a la fecha para borrarla y guardar el registro sin ella. No necesita llenar el campo Order Date a mano cuando esté listo para enviar la orden. FieldPulse le pone la fecha actual en el momento en que usted selecciona Send Email para enviar la orden a su proveedor, o cambia el estado de la orden de compra a Ordered (ordenado). Por eso, el campo Order Date refleja cuándo se envió la compra y no cuándo se creó el borrador.

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Imprima etiquetas de recepción

Las etiquetas de recepción dirigen cada pieza al técnico correcto en cuanto llega.
  1. Active el interruptor Received (recibido) de cada partida conforme vaya llegando.
  2. Abra el menú Actions (acciones) de la orden de compra y seleccione Print Receiving Labels (imprimir etiquetas de recepción). FieldPulse imprime una etiqueta por cada partida recibida.
Un registro de orden de compra con el menú Actions abierto y Print Receiving Labels resaltado en la columna Basic Cada etiqueta incluye el número de pieza, la descripción, la cantidad, el número de OC, el número de orden del proveedor y la fecha de recepción. Si la orden de compra está vinculada a un trabajo, la etiqueta también lleva el número del trabajo, el nombre del cliente, la ubicación del trabajo, el técnico asignado y el equipo, así que puede ir directo en la caja. Cuando no hay un trabajo vinculado (una pieza para inventario, por ejemplo), esos campos no aparecen. Al seleccionar Print Receiving Labels, se abre el cuadro de diálogo de impresión de su navegador, donde usted elige la impresora y el tamaño de la etiqueta. Funciona con una impresora térmica de etiquetas o con una impresora estándar de hojas. Tres etiquetas de recepción impresas, cada una con el número de orden del proveedor, el nombre del cliente, la descripción de la pieza, la cantidad de artículos y el número de OC

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Configure el reabastecimiento automático

El reabastecimiento automático crea una orden de compra por usted cuando la cantidad disponible de un artículo llega al nivel que usted definió.
  1. Seleccione Invoices (facturas) en el menú de la izquierda y luego abra la pestaña Inventory (inventario).
  2. Seleccione el ícono de lápiz junto al artículo de inventario que desea reabastecer automáticamente. La pestaña Inventory de la página Line Items con la pestaña Inventory y el ícono de lápiz de la fila de un artículo resaltados
  3. Abra Advanced (avanzado) en el artículo y seleccione el campo Supplier. La sección Advanced de un artículo de inventario con el campo de búsqueda Supplier vacío resaltado arriba de la sección Inventory
  4. Cree un proveedor nuevo o seleccione uno existente.
    El panel Create Supplier abierto desde un artículo de inventario, con los campos Name y Email y un botón Create Supplier
    El selector de proveedores de un artículo de inventario con un proveedor guardado y los botones Edit y Select Supplier
  5. Seleccione el ícono de carrito de compras junto a la ubicación de inventario que desea reabastecer. Si usa varias ubicaciones de inventario, repita este paso para cada una. Un artículo de inventario con un proveedor guardado y el ícono de carrito de compras resaltado junto a la cantidad disponible de la ubicación de inventario
  6. Active Automatic Replenishment via Purchase Order (reabastecimiento automático por orden de compra). El interruptor Automatic Replenishment via Purchase Order desactivado en una ubicación de inventario
  7. Defina los dos niveles que controlan el reabastecimiento. El panel también muestra su inventario actual en esa ubicación, o su inventario general si las ubicaciones de inventario no están habilitadas.
    • Auto Re-order Level (Quantity On Hand) (nivel de reorden automático): cuando la cantidad de Inventory On Hand (inventario disponible) llega a este número, FieldPulse inicia una orden de compra de reabastecimiento automático.
    • Replenishment Level (nivel de reabastecimiento): la cantidad de Inventory On Hand hasta la que la orden de compra automática vuelve a surtir el inventario.
Una ubicación de inventario con Automatic Replenishment via Purchase Order activado, que muestra los campos Inventory On Hand, Auto Re-order Level y Replenishment Level
Ejemplo: Inventory On Hand: 4 unidades. Auto Re-Order Level: 5 unidades. Replenishment Level: 12 unidades. Como el Auto Re-Order Level está en 5 unidades y el Inventory On Hand bajó a menos de 5 unidades, FieldPulse genera automáticamente una orden de compra para llegar al Replenishment Level de 12 unidades.
El inventario de su ubicación se actualiza automáticamente una vez que el estado de la orden de compra se marca como Received o Completed (completado). Para obtener más información sobre las ubicaciones de inventario, consulte Descripción general de las ubicaciones de inventario. El inventario se mueve en sentido contrario cuando usted factura el trabajo: una vez que el estado de una factura es Invoiced (facturada), FieldPulse descuenta el inventario de esa factura de la ubicación del usuario que finaliza la factura. Para ver el panorama completo de cuándo y cómo sale el inventario de sus ubicaciones, consulte Cómo descontar y contar el inventario.

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Active las notificaciones de reabastecimiento automático

Los administradores pueden recibir un correo en tiempo real, una notificación en la aplicación y, si lo desean, una notificación push cuando el reabastecimiento automático crea una orden de compra. El correo incluye un enlace directo a la orden de compra nueva, para que pueda abrirla de inmediato.
  1. Seleccione el ícono de perfil en la esquina superior derecha y luego seleccione My Settings (mi configuración).
  2. Defina las opciones Email, In-App (en la aplicación) y Push en la fila Auto Replenishment Purchase Order Created (orden de compra de reabastecimiento automático creada).
La fila de configuración de notificaciones de Auto Replenishment Purchase Order Created, con las columnas Email, In-App y Push
Un correo de reabastecimiento automático con el título New Purchase Order Created y un botón verde View Purchase Order

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Combine órdenes de compra en un solo presupuesto o factura

Puede reunir varias órdenes de compra en un solo presupuesto o factura, para que su cliente reciba un documento organizado en lugar de varios. Los usuarios de Reece maX en Australia pueden traer las facturas de proveedor de la misma manera; consulte Descripción general de Reece maX (ANZ).
  1. Mientras está en el modo de edición de un presupuesto o una factura, seleccione Insert PO Items (insertar artículos de OC). Un registro de factura en modo de edición con la opción Insert PO Items resaltada en la fila de botones debajo de las partidas
  2. Busque la orden de compra por cliente conectado, número de orden de compra, título de la orden, número o título del presupuesto o factura conectado, o número o título del trabajo o proyecto conectado.
  3. Seleccione cada orden que desee y luego seleccione Add Selected PO Items to Invoice (agregar a la factura los artículos de OC seleccionados). El panel Insert Items From Purchase Orders con las órdenes listadas por número de orden, proveedor, cliente, persona asignada y total, con tres órdenes seleccionadas arriba de la lista
  4. Elija cómo se acomodan los artículos: Insert Items Individually (insertar los artículos individualmente), Insert all items into one grouping (insertar todos los artículos en un solo grupo) o Group items by Purchase Order, que agrupa los artículos por orden de compra y agrega un grupo para cada una.
El cuadro de diálogo de distribución de artículos con tres opciones para insertar los artículos de la orden de compra individualmente, en un solo grupo o agrupados por orden de compra Para el resto del proceso de presupuestos y facturas, consulte Cómo crear un presupuesto.

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En la aplicación móvil

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Cree y envíe una orden de compra

  1. Toque la pestaña Ventas en la parte inferior de la pantalla y luego toque Órdenes de compra. El menú Ventas de la aplicación móvil con Órdenes de compra resaltado en la lista y la pestaña Ventas resaltada en la barra de navegación inferior
  2. Clasifique las órdenes de compra existentes con las pestañas de estado de la parte superior: Todo, Redactar, Borrador, Ordenado, Pendiente, En camino, Lista para recoger, Recibida y Completada.
  3. Toque Crear para comenzar una orden nueva. La lista Órdenes de compra de la aplicación móvil con las pestañas de filtro por estado resaltadas en la parte superior y el botón Crear resaltado en la parte inferior
  4. Complete los datos de la orden y adjunte un proveedor existente, o cree uno nuevo con el botón + junto a Proveedor.
    El formulario Nueva orden de la aplicación móvil con los campos Título de la orden, Proveedor, Número de orden del proveedor, Cliente, Proyecto, Job, Factura/Estimate y Fecha de entrega estimada
    El formulario Nueva orden de la aplicación móvil desplazado hasta los campos Teléfono, Estado, Estado de pago, Instrucciones, Notas y Etiquetas
  5. Toque Agregar articulo para agregar artículos a la orden.
  6. Toque Guardar en la esquina superior derecha para enviar su orden de compra.
La mitad inferior del formulario Nueva orden de la aplicación móvil con los campos de dirección Entrega y Recolección, el botón Agregar articulo, los totales de la orden y el botón Guardar resaltado en la esquina superior derecha

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Preguntas frecuentes

¿Puedo volver a enviar una orden de compra a un proveedor después de haberla enviado? Sí. Con Reece, The Granite Group y City Electric Supply, la orden se integra directamente en el sistema del proveedor, así que comuníquese directamente con esa sucursal si necesita cambiar una orden. Con un proveedor que no tenga integración de órdenes de compra, edite la orden, regrese su estado a Draft (borrador) y vuelva a enviarla; confirme primero con el proveedor, porque el reenvío puede dejarle dos órdenes separadas por surtir. ¿Puedo cambiar manualmente el siguiente número de mis órdenes de compra? Sí. Vaya a Company Settings > Orders > General, edite el campo Next Order # y guarde: la siguiente orden de compra que cree usará ese número, y a partir de ahí la numeración aumenta automáticamente. La página Purchase Order Default Settings con el campo Next Order # resaltado y el botón Save resaltado en la esquina superior derecha ¿Cómo genera FieldPulse las órdenes de compra cuando se activa el reabastecimiento automático? Cuando un artículo llega a su Auto Re-order Level, FieldPulse genera la orden de compra de inmediato, sin demoras ni procesamiento por lotes. FieldPulse agrupa en una sola orden de compra los artículos que llegan a su límite al mismo tiempo y comparten proveedor, y los agrega a una orden de compra existente de ese proveedor en estado Draft en lugar de crear una segunda. Los artículos sin proveedor asignado siempre generan su propia orden de compra independiente.

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Artículos relacionados

Sus órdenes de compra funcionan correctamente cuando la pestaña Purchase Orders está activa, una orden que usted crea tiene el proveedor y el trabajo vinculado correctos, el proveedor la recibe por correo y el inventario se reabastece solo cuando los artículos se están agotando.