Cómo crear un presupuesto

Quién lo usa: los administradores y los gerentes de equipo tienen el permiso Create & send Estimates/Invoices (crear y enviar presupuestos/facturas); este permiso es configurable para los agentes de servicio, y los agentes limitados no lo tienen. Disponibilidad: todas las regiones.

Un presupuesto reúne partidas, materiales y mano de obra en un solo documento que usted envía al cliente para su aprobación o le presenta en persona. Cuando el cliente lo acepta, usted convierte el presupuesto en factura en un solo paso, sin tener que volver a ingresar nada.

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Descripción general

Puede crear un presupuesto en la aplicación web o en la aplicación móvil. En ambos casos, usted vincula un cliente, agrega partidas, define los detalles finales, como las notas y el impuesto, y guarda. FieldPulse abre el presupuesto guardado como un registro con el estado Draft (borrador). Cuando esté listo, usted obtiene la vista previa del presupuesto, lo envía al cliente y lo convierte en factura después de que el cliente lo acepta.

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Antes de comenzar

• Todo presupuesto está vinculado a un cliente. Inicie el presupuesto desde el registro de un trabajo o de un cliente para que ese vínculo se agregue automáticamente, o inícielo desde la pestaña Estimates (presupuestos) y vincule usted mismo al cliente.
• Primero agregue a su lista de artículos los productos y servicios que vende, para poder buscarlos mientras arma el presupuesto. También puede crear una partida nueva sin salir del presupuesto. Consulte Configuración de la lista de artículos y el inventario.

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En la web

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Elija dónde comenzar

Puede iniciar un presupuesto desde el registro de un cliente, la pestaña Estimates o el registro de un trabajo.

• Registro del cliente: seleccione Create Estimate (crear presupuesto), o seleccione el botón verde Actions (acciones) y luego Create Estimate.
• Pestaña Estimates en el menú de la izquierda: seleccione Create Estimate.
• Registro del trabajo: seleccione el botón verde Actions y luego Create Estimate.

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Ingrese la información esencial

1. Confirme el cliente y el trabajo vinculado. Si comenzó desde el registro de un trabajo, FieldPulse completa ambos automáticamente. Si comenzó desde el registro de un cliente o desde la pestaña Estimates, vincule usted mismo el cliente y el trabajo relacionados.
2. Para comenzar desde un diseño guardado, seleccione Import Template (importar plantilla). Consulte Cómo usar plantillas de presupuestos y facturas.
3. Defina la Expiration Date (fecha de expiración). FieldPulse completa el valor predeterminado desde Company Settings (configuración de la empresa), y usted puede cambiarlo en este presupuesto.

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Agregue partidas

1. Seleccione el botón verde Add Item (agregar artículo). Se abre un panel en el lado derecho de la pantalla.
2. Para agregar un artículo que ya guardó, búsquelo en su lista de artículos, selecciónelo y luego seleccione Add to Estimate and Add Next Item (agregar al presupuesto y agregar el siguiente artículo) para seguir agregando, o Add to Estimate (agregar al presupuesto) si es el último.
   

   
3. Para agregar un artículo que todavía no está guardado, seleccione Create New Line Item (crear partida). Ingrese el nombre, el tipo, el SKU, el costo unitario, el precio unitario, la cantidad y la descripción del artículo. Decida si desea llevar el control de inventario del artículo y si se le aplica impuesto, y agregue etiquetas, un UPC (código de barras) o un proveedor si los usa.
   

   
4. Seleccione Save Item (guardar artículo) y luego Add Item. FieldPulse guarda el artículo en su lista de artículos y lo agrega al presupuesto.
5. Administre cada partida con los íconos a la derecha de su fila: el ícono del ojo controla si el cliente ve el artículo, el ícono del lápiz permite editarlo y el ícono de la papelera lo elimina.

El mismo panel ofrece otras formas de armar la lista de artículos.

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Defina los detalles finales

1. Agregue Estimate Notes (notas del presupuesto) escribiendo en el cuadro. Estas notas aparecen cerca de la parte superior del PDF del presupuesto y se guardan cuando usted guarda el presupuesto. Para las notas que el cliente no debe ver, use la pestaña Internal Notes (notas internas).
2. Adjunte archivos o fotos en la pestaña Files (archivos) con Upload File (subir archivo). Consulte Cómo adjuntar fotos y archivos a presupuestos y facturas.
3. Adjunte un contrato en la pestaña Contract (contrato) y elija el contrato que desea. Consulte Cómo solicitar la firma del cliente.
   Debe adjuntar un contrato para obtener la firma del cliente en un presupuesto que presenta en persona.
   Para adjuntar el mismo contrato a cada presupuesto nuevo de forma predeterminada, active Attach Contract to PDF (adjuntar contrato al PDF) y elija el contrato en Company Settings > Estimates & Invoices > Preview Settings (configuración de vista previa); consulte Configuración predeterminada de presupuestos y facturas.
4. Revise el subtotal y ajuste los totales:
   • Add Credit Card Fee (agregar comisión por tarjeta de crédito): cobre un porcentaje o un monto en dólares por el pago con tarjeta.
   • Tax (%) (impuesto): se aplica la tasa de impuesto predeterminada de Company Settings, y usted puede cambiarla en este presupuesto. FieldPulse aplica el impuesto solo a las partidas que marcó como gravables. Consulte Configuración de tasas de impuesto automáticas y ajuste manual del impuesto.
   • Add Surcharge (agregar recargo) o Add Discount (agregar descuento): aumente o reduzca el total del presupuesto en un porcentaje o un monto fijo.
   
5. Seleccione Save Estimate (guardar presupuesto). FieldPulse abre el registro del presupuesto con el estado Draft. Seleccione Edit (editar) para cambiar cualquier dato.

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Obtenga la vista previa, envíe y convierta

1. Seleccione View Estimate (ver presupuesto) para obtener la vista previa del presupuesto.
2. Desde la vista previa, envíe el presupuesto a su cliente y personalice cómo se ve el presupuesto. Consulte Cómo enviar presupuestos y facturas a los clientes.
3. Cuando el cliente lo acepte, seleccione Convert to Invoice (convertir en factura) para pasar todos los detalles del presupuesto a un registro de factura. Consulte Cómo crear una factura.

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En la aplicación móvil

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Inicie el presupuesto

1. Toque la pestaña Ventas en el menú inferior y luego toque Estimates. También puede iniciar un presupuesto desde el registro de un trabajo, el registro de un cliente o el botón Acciones.
2. Ordene sus presupuestos existentes con el menú de estados en la parte superior de la pantalla y luego toque Crear.
3. Toque Importar plantilla para armar el presupuesto a partir de una plantilla existente, o complete los datos para empezar desde cero. Para reutilizar este presupuesto más adelante, active Guardar como plantilla.
4. Elija el cliente que desea vincular a este presupuesto. Si el presupuesto está relacionado con un trabajo o un proyecto existente, búsquelo en el campo Registro relacionado de Job o Proyecto relacionado.
5. Agregue notas internas y etiquetas, y ajuste la Fecha de expiración si lo necesita. Para cambiar lo que FieldPulse completa en cada presupuesto nuevo, consulte Configuración predeterminada de presupuestos y facturas.

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Agregue partidas

Agregue artículos con Agregar artículo para buscar en su lista de artículos, con Insertar paquete para los servicios y refacciones que agrupa, o con Catálogo de precios para trabajos de tarifa fija. Las demás opciones para armar el presupuesto están junto a ellas, debajo de las partidas (Agregar agrupación, Insertar artículos de OC, Aplicar sobreprecio/margen y Crear opciones de complementos), y Agregar opción de Estimate está arriba de ellas. Las opciones de la aplicación móvil también incluyen Granite Group, que agrega al presupuesto artículos de órdenes de compra de The Granite Group. Consulte Configuración de la integración con The Granite Group.

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Agregue fotos a las partidas

1. Abra el presupuesto en el que está trabajando y toque el botón verde Agregar artículo.
2. Toque la partida que desea agregar y luego toque Agregar imagen antes de elegir Agregar artículo o Agregar artículo y buscar siguiente.
3. Elija Subir foto para seleccionar una imagen que ya está en su dispositivo, o Tomar foto para tomar una nueva.
4. Asigne un título a la foto, haga anotaciones en ella, agregue una descripción y configure el nivel de compresión y la marca de fecha y hora.
5. Toque Subir en la esquina superior derecha.

La foto ahora aparece debajo de esa partida en el presupuesto.

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Escanee un código de barras para agregar un artículo

1. Abra un presupuesto nuevo en la aplicación móvil, desplácese hacia abajo y toque Agregar artículo.
2. Toque el ícono de código de barras Escanear junto al cuadro de búsqueda de artículos.
3. Apunte la cámara de su dispositivo al código de barras. Si el código de barras no está en su sistema, la pantalla muestra No se encontraron resultados. En ese caso, toque Crear artículo.
4. Ingrese el nombre, el tipo, el SKU, el costo unitario, el precio unitario y la descripción del artículo. FieldPulse coloca el código de barras escaneado en el campo UPC (código de barras). Guarde el artículo y toque Agregar artículo para guardarlo en su lista de artículos y agregarlo al presupuesto.

Si escanea un código de barras que ya está en su sistema, revise o ajuste los datos y toque Agregar artículo para incluirlo en el presupuesto. Para crear sus propias etiquetas escaneables, consulte Cómo crear códigos de barras personalizados para escanear con la aplicación móvil.

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Guarde, obtenga la vista previa y envíe

1. Guarde el presupuesto para abrir su registro. Use el menú superior para agregar elementos relacionados al presupuesto o para ver los cambios recientes.
2. Toque Ver Estimate para abrir el presupuesto tal como lo ve su cliente.
3. Elija la vista que desea (Estimate dinámico, PDF o Propuesta con opciones) y luego toque Enviar para enviar el presupuesto por correo o Presentar para mostrárselo al cliente en persona. Consulte Cómo enviar presupuestos y facturas a los clientes.
4. Toque Configuración para cambiar cómo se muestra este presupuesto, incluidos el perfil de la empresa, el contrato adjunto y las líneas de firma, los detalles de las partidas que aparecen y el tema.
5. Cuando el cliente lo acepte, toque Convertir a factura para transferir todos los detalles del presupuesto a un registro de factura.

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Estados de los presupuestos

FieldPulse muestra el estado de cada presupuesto en el lado derecho de su registro en la página Estimates. Los estados Draft, Sent (enviado) y Accepted (aceptado) se actualizan automáticamente. Usted mismo puede asignar los demás estados para dar seguimiento a un presupuesto a lo largo del tiempo, y puede cambiar el estado desde el registro del presupuesto. Ordene sus presupuestos por estado con el menú de la parte superior de la página Estimates. Para crear su propio conjunto de estados, consulte Configuración de flujos de estados personalizados para presupuestos y facturas.

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Preguntas frecuentes

¿Qué es el campo Reference en un presupuesto? El campo Reference (referencia) es un campo opcional de texto libre para un número o identificador externo a FieldPulse, como el número de OC de un proveedor o un número de referencia que le dio su cliente. No es obligatorio.

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¿Necesita más ayuda?

Comuníquese con el equipo de soporte de FieldPulse en support@fieldpulse.com o a través del chat en la esquina inferior derecha de su pantalla.

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Su presupuesto funciona correctamente cuando se guarda con el estado Draft, la vista previa se abre tal como la verá su cliente y Convert to Invoice pasa todas las partidas a una factura cuando el cliente lo acepta.