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Quién lo usa: los administradores y los gerentes de equipo tienen el permiso Create & send Estimates/Invoices (crear y enviar presupuestos/facturas); este permiso es configurable para los agentes de servicio y los agentes limitados no lo tienen. Disponibilidad: todas las regiones.
Usted envía un presupuesto o una factura a un cliente desde el propio registro en FieldPulse, sin exportar nada y sin usar otro programa de correo. Los pasos son los mismos para ambos documentos: este artículo usa una factura como ejemplo, así que siga los mismos pasos para enviar un presupuesto.

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Descripción general

Para enviar un presupuesto o una factura, abra el registro, obtenga la vista previa, ajuste lo que aparece en ese documento y envíeselo al cliente por correo. FieldPulse coloca su nombre en el campo From Name (nombre del remitente) del correo, para que el cliente pueda responderle directamente a usted. Si usa FieldPulse Payments, la misma ventana del correo también le permite incluir una solicitud de firma, una solicitud de pago y un mensaje de texto al celular del cliente.

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Recorrido en video

Recorrido en video: cómo enviar una factura a un cliente (en inglés)

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Antes de comenzar

  • Cree el presupuesto o la factura que desea enviar: el envío se hace desde el registro terminado. Consulte Cómo crear un presupuesto o Cómo crear una factura.
  • Primero, en Company Settings (configuración de la empresa) > Estimates & Invoices (presupuestos y facturas), defina la redacción, la tasa de impuesto, las fechas de vencimiento y los campos visibles para el cliente que desea en todos sus documentos. La configuración de la vista previa de los pasos siguientes cambia solo un documento. Consulte Configuración predeterminada de presupuestos y facturas.
  • Suba al trabajo o al presupuesto original las fotos o los archivos que piensa adjuntar, para que estén disponibles en Visible Files (archivos visibles) en la ventana del correo. Consulte Cómo adjuntar fotos y archivos a presupuestos y facturas.

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En la web

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Obtenga la vista previa del presupuesto o la factura

  1. Abra el presupuesto o la factura que desea enviar y luego seleccione Preview (vista previa) en el registro. La pestaña Invoice Record Info de la factura #1120 con el botón Preview resaltado, junto a Finalize Invoice, Actions y Edit
  2. Personalice lo que aparece en este documento con las casillas del lado derecho de la pantalla de vista previa, como Attach Contract to Invoice (adjuntar contrato a la factura) y Display Line Items (mostrar partidas). Otra de estas casillas es Display Line Item Unit Price on Invoice (mostrar el precio unitario de las partidas en la factura). La vista previa de la factura en la vista Laptop con el panel de configuración del documento resaltado a la derecha, que muestra Amount Due Displayed, Attach Contract to Invoice, Contract Signature Lines y las casillas Display Line Item
    Estos cambios se aplican solo a este documento y no modifican su configuración predeterminada. Edite los valores predeterminados en Company Settings, en la pestaña Estimates & Invoices.
  3. Revise el documento en las vistas Mobile (celular), Tablet, Laptop y PDF para que se lea con claridad sin importar cómo lo abra el cliente.
La pestaña Mobile de la vista previa de la factura resaltada, con la factura dentro del marco de un celular
La pestaña Tablet de la vista previa de la factura resaltada, con la factura dentro del marco de una tableta
| La pestaña Laptop de la vista previa de la factura resaltada, con la factura a todo lo ancho, el Invoice Summary y la tabla de partidas | La pestaña PDF de la vista previa de la factura resaltada, con el PDF de la factura y los botones Download PDF y Save PDF To Record arriba |

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Envíe el presupuesto o la factura por correo

  1. Seleccione Email To Customer (enviar al cliente por correo) en la parte superior de la vista previa. La vista previa de la factura con el botón verde Email To Customer resaltado en la parte superior, junto a Toggle Full Screen Preview y More Actions
  2. En la ventana Email Invoice (enviar factura por correo), revise los datos del destinatario. Luego, ajuste el Subject (asunto) y el Body (mensaje). FieldPulse completa el campo From Name con su nombre, para que el cliente pueda responderle directamente a usted. La ventana Email Invoice con los campos From Name, To, BCC, From Email y CC completados y los campos Subject y Body resaltados
  3. Desplácese más allá del asunto y el mensaje hasta la sección de archivos adjuntos y agregue los archivos que desee enviar. Tiene tres opciones:
    • Visible Files: archivos que ya se subieron al trabajo o al presupuesto original.
    • Email Attachments (archivos adjuntos del correo): otros archivos que ya están guardados.
    • Upload Additional Files (subir archivos adicionales): archivos nuevos desde su dispositivo.
La ventana Email Invoice desplazada hasta los menús desplegables Visible Files y Email Attachments y el botón azul Upload Additional Files, todos resaltados

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Opciones de pago, firma y mensaje de texto para usuarios de FieldPulse Payments

Si usa FieldPulse Payments, la ventana del correo incluye opciones para:
  • Solicitar una firma en el documento con Include Signature Request (incluir solicitud de firma). Consulte Cómo solicitar la firma del cliente.
  • Incluir una solicitud de pago y definir el Payment Request Amount (monto de la solicitud de pago) como un monto en dólares o un porcentaje.
  • Aceptar métodos de pago específicos, como tarjetas de crédito y débito o transferencias bancarias (ACH).
  • Ofrecerle al cliente un préstamo a través de Acorn. Consulte Configuración de Acorn Finance.
  • Adjuntar una grabación de audio narrada que guíe al cliente por el presupuesto o la factura cuando no sea posible conversar en persona ni hacer una llamada telefónica.
La ventana Email Invoice con las opciones de pago resaltadas: Include Signature Request, Include Payment Request, Credit/Debit Card, Bank Transfer (ACH), Include Customer Loan Offer Through Acorn, Payment Request Amount y Attach Voiceover Audio Recording Para enviar un mensaje de texto junto con el correo, seleccione Simultaneously Send SMS To Customer (enviar SMS al cliente simultáneamente) e ingrese el Phone Number (número de teléfono) del cliente. Luego, escriba su SMS Text (texto del SMS). La ventana Email Invoice con Simultaneously Send SMS To Customer marcado y los campos Phone Number y SMS Text resaltados
El mensaje de texto es unidireccional. Los clientes no pueden responder a ese número.

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Envíe el correo

Cuando todo en la ventana del correo esté correcto, seleccione el botón verde Send (enviar). La parte inferior de la ventana Email Invoice con el botón verde Send resaltado junto a Cancel

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Preguntas frecuentes

¿Puedo evitar que los correos repetidos de presupuestos se agrupen en un solo hilo? La agrupación la controla el proveedor de correo del cliente, no FieldPulse. Para que cada mensaje llegue como un correo independiente, desactive la vista de conversación en la aplicación de correo.

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¿Necesita más ayuda?

Comuníquese con el equipo de soporte de FieldPulse en support@fieldpulse.com o a través del chat en la esquina inferior derecha de su pantalla.

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Artículos relacionados

El envío funciona correctamente cuando la vista previa se lee con claridad en cada vista, el correo sale con su nombre en el campo From Name y el cliente abre el presupuesto o la factura y le responde directamente a usted.