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Quién lo usa: los administradores y los gerentes de equipo tienen de forma predeterminada el permiso Create & send Estimates/Invoices (crear y enviar presupuestos/facturas), y un administrador puede habilitarlo para un agente de servicio. Disponibilidad: todas las regiones.
Una vez que haya creado una plantilla de presupuesto o factura, comience a partir de ella cada trabajo que se repite. Al importar la plantilla, sus partidas, cantidades, precios, notas y archivos guardados, junto con cualquier contrato adjunto, pasan a un nuevo presupuesto o factura, de modo que nadie en su equipo tiene que volver a escribir el mismo documento desde cero. Después, solo cambia los detalles que necesita este trabajo en particular. Para crear primero una plantilla, consulte Configuración de plantillas de presupuestos y facturas.

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Descripción general

Al importar una plantilla, sus datos guardados se copian en un nuevo presupuesto o factura como punto de partida. A partir de ahí, usted modifica las partidas, cambia las cantidades y los precios, y agrega notas específicas del cliente para que el documento corresponda al trabajo que está atendiendo. Si usa QuickBooks, la clase de QuickBooks guardada en la plantilla también se importa con ella. Los pasos siguientes importan una plantilla de factura. El proceso para una plantilla de presupuesto es idéntico: comience en la pestaña Estimates (presupuestos) en lugar de Invoices (facturas).

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Recorrido en video

Este video muestra cómo crear una plantilla de presupuesto o factura e importarla a un documento nuevo.

Vea el recorrido de las plantillas de presupuestos y facturas (en inglés)

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Antes de comenzar

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Importar una plantilla a un presupuesto o una factura nueva

  1. Vaya a Invoices en el menú lateral izquierdo.
  2. Seleccione Create Invoice (crear factura). La lista Invoices con el botón Create Invoice resaltado
  3. Antes de ingresar cualquier información, seleccione Import Template (importar plantilla).
  4. Seleccione la plantilla que desea usar. La pantalla Create a new invoice con Import Template seleccionado y la plantilla Basic Toilet Replacement en la lista de plantillas
  5. Confirme que todos los datos que guardó en la plantilla se hayan completado automáticamente: las partidas y sus agrupaciones, las cantidades, los precios, las etiquetas, los campos personalizados, las notas, los archivos, cualquier contrato adjunto y la QuickBooks Class (clase de QuickBooks).
  6. Ajuste las partidas, las cantidades y los precios para este trabajo.
  7. Agregue las notas específicas de este cliente.
  8. Seleccione Save (guardar).
Si la plantilla tiene activado el interruptor Update Template via Item Repository (actualizar la plantilla desde el repositorio de artículos), sus partidas se mantienen actualizadas con los cambios que se hagan en su lista o repositorio de artículos, de modo que un cambio de precio o de SKU que haga allí se aplica al documento nuevo. Consulte Configuración de plantillas de presupuestos y facturas para saber cómo funcionan ese interruptor y sus valores predeterminados para toda la empresa.

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Preguntas frecuentes

¿La clase de QuickBooks se importa con la plantilla? Sí. Si guardó una QuickBooks Class en la plantilla, esa clase se completa automáticamente en cada presupuesto o factura que cree a partir de la plantilla, junto con las partidas, las notas, los archivos y el contrato. ¿Puedo importar una plantilla tanto en un presupuesto como en una factura? Sí. El proceso es idéntico para ambos: comience en la pestaña Estimates en lugar de Invoices y siga los mismos pasos. ¿Cambiar un presupuesto o una factura importados modifica la plantilla? No. Los cambios que haga después de importar se aplican solo a ese presupuesto o factura. Para cambiar lo que guarda la plantilla en sí, edite la plantilla; consulte Configuración de plantillas de presupuestos y facturas.

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Todo está listo cuando un trabajo que se repite se abre con sus partidas, precios y notas ya en su lugar, y lo único que cambia son los detalles específicos de ese cliente.