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Quién lo usa: los administradores y los gerentes de equipo tienen de forma predeterminada el permiso Create & send Estimates/Invoices (crear y enviar presupuestos/facturas), y un administrador puede habilitarlo para un agente de servicio; cambiar los valores predeterminados de actualización de las plantillas en Company Settings (configuración de la empresa) requiere el rol de administrador. Disponibilidad: todas las regiones.
Una plantilla de presupuesto o factura guarda las partidas, las notas y los archivos de un tipo de trabajo que se repite, para que su equipo pueda reutilizarlos. Cree la plantilla una sola vez, y cada presupuesto o factura que inicie a partir de ella se abre con los datos ya completados: nadie tiene que volver a escribir las mismas partidas para el mismo trabajo cada vez.

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Descripción general

Una plantilla de presupuesto o factura contiene las partes de un documento que no cambian de un trabajo a otro: las partidas y sus agrupaciones, los valores predeterminados de precio y cantidad, las etiquetas, los campos personalizados, las notas, los archivos y cualquier contrato adjunto. Si usa QuickBooks, la plantilla también puede guardar la clase de QuickBooks, para que la clase se complete automáticamente en cada documento creado a partir de la plantilla. Los pasos siguientes crean una plantilla de factura. El proceso para una plantilla de presupuesto es idéntico: comience en la pestaña Estimates (presupuestos) en lugar de Invoices (facturas).

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Recorrido en video

Vea el recorrido en video de las plantillas de presupuestos y facturas (en inglés) para ver una demostración de cómo crear una plantilla e importarla a un documento nuevo, y luego siga los pasos escritos a continuación.

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Antes de comenzar

  • Decida qué tipo de trabajo repetitivo cubrirá esta plantilla; por ejemplo, un reemplazo básico de inodoro o una visita de mantenimiento estándar.
  • Confirme que las partidas que desea guardar ya existan en su lista o repositorio de artículos. Consulte Configuración de la lista de artículos y el inventario.
  • Confirme que su rol pueda crear presupuestos y facturas. Los administradores y los gerentes de equipo tienen el permiso Create & send Estimates/Invoices de forma predeterminada, y un administrador puede habilitarlo para un agente de servicio; consulte Detalles de roles y permisos de usuario.

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Configuración paso a paso

  1. Vaya a Invoices en el menú lateral izquierdo y luego seleccione Create Invoice (crear factura). La lista Invoices con el botón Create Invoice resaltado
  2. Antes de ingresar cualquier información, active Save As Invoice Template (guardar como plantilla de factura). La pantalla Create a new invoice con el interruptor Save As Invoice Template resaltado
  3. Ingrese un título para la plantilla en Invoice Title (título de la factura). Los campos Invoice Title y Reference resaltados, con el interruptor Save As Invoice Template activado
  4. Agregue las partidas que desea que la plantilla guarde y organícelas como se explica en Cómo usar paquetes y agrupaciones de partidas. El área de partidas de una plantilla de factura resaltada, con Add Item, Pricebook, Add Grouping e Insert Bundle
  5. Si usa QuickBooks, seleccione la QuickBooks Class (clase de QuickBooks) que se guardará en la plantilla, para que la clase se complete automáticamente en cada documento creado a partir de la plantilla. Una plantilla de presupuesto con el menú desplegable QuickBooks Class y el interruptor Save As Estimate Template resaltados
  6. Agregue las etiquetas y los campos personalizados que desee reutilizar. El campo Tags resaltado en la plantilla, con los campos personalizados de Additional Fields debajo
  7. Agregue notas y adjunte los archivos o el contrato que necesite. Las pestañas Invoice Notes, Internal Notes, Files y Contract resaltadas en un registro de factura, con un contrato de acuerdo de pago vinculado
  8. Seleccione Save (guardar). También puede comenzar una plantilla desde la pestaña Templates (plantillas) de la página de facturas (o de presupuestos): seleccione Templates > New Invoice (nueva factura) y active Save As Invoice Template.

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Referencia de configuración

Cada plantilla de presupuesto o factura tiene un interruptor Update Template via Item Repository (actualizar la plantilla desde el repositorio de artículos) que mantiene las partidas de la plantilla sincronizadas con su lista o repositorio de artículos, de modo que un cambio de precio o de SKU que haga allí se aplique a los documentos futuros creados a partir de esa plantilla. Abra una plantilla guardada para activar o desactivar el interruptor en esa plantilla. Un registro de plantilla de factura con el interruptor Update Template via Item Repository activado Para definir cómo se comporta ese interruptor en las plantillas nuevas, vaya a Company Settings > Estimates & Invoices > Advanced (configuración avanzada de presupuestos y facturas). Dos opciones lo controlan: La subpestaña Advanced de Estimates & Invoices en Company Settings, con las dos opciones de actualización de plantillas resaltadas

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Artículos relacionados

Su plantilla está lista cuando aparece en la lista Import Template (importar plantilla) y, al crear una factura o un presupuesto a partir de ella, el documento se abre con las partidas, las notas y los archivos guardados ya en su lugar; a continuación, consulte Cómo usar plantillas de presupuestos y facturas.