Cómo crear reportes de órdenes de compra

Quién lo usa: Los administradores tienen acceso completo a los reportes, y a los gerentes de equipo se les puede otorgar. Los agentes de servicio y los agentes limitados no tienen acceso a los reportes. Disponibilidad: Todas las regiones.

Un reporte de órdenes de compra se crea desde la pestaña Orders (órdenes) de los reportes de datos sin procesar y reúne en una sola tabla las órdenes de compra que usted envía a sus proveedores: el número de orden, el estado, el estado del pago, el proveedor, el total y las fechas de creación, pedido, entrega prevista y recepción de cada orden.

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Descripción general

Un reporte de órdenes de compra responde una pregunta sobre sus compras: qué órdenes de compra cumplen las condiciones que le interesan. Úselo para ordenar las órdenes de compra por estado, agruparlas por proveedor y alinear las fechas clave de cada orden, desde su creación hasta su recepción. Crear un reporte de órdenes de compra sigue el mismo camino que cualquier otro reporte de datos sin procesar: defina un rango de fechas, elija las columnas, configure los filtros y luego lea la tabla. Los reportes de órdenes de compra forman parte de los paneles y reportes de FieldPulse. Los reportes de órdenes de compra se crean en la pestaña Orders, mientras que los reportes sobre el inventario en sí se crean en Invoices (facturas); consulte Cómo crear reportes de inventario. Para las partes del proceso que son iguales en todos los tipos de registro (guardar un reporte, agregarlo a su panel y exportarlo a CSV), consulte Cómo usar los reportes de datos sin procesar.

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Recorrido en video

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Antes de comenzar

• Cree las órdenes de compra que quiere incluir en el reporte. Consulte Cómo administrar órdenes de compra.
• Verifique que su rol tenga acceso a los reportes. Un administrador tiene acceso completo a los reportes; un gerente de equipo necesita tener activado Full Reporting access (acceso completo a los reportes).

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Defina el rango de fechas

1. Seleccione Reporting (reportes) en la pestaña Management (administración) del menú lateral izquierdo.
2. Seleccione la pestaña Orders y luego Raw Data (datos sin procesar).
3. Seleccione el ícono del calendario y elija el rango de fechas de inicio que quiere incluir en el reporte.
4. Seleccione Load Data (obtener datos).

El calendario ofrece estos rangos predefinidos:

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Elija sus columnas

Seleccione Columns (columnas) para elegir qué campos de la orden de compra aparecen en la tabla del reporte y en qué orden. El reporte de órdenes de compra incluye estas columnas de forma predeterminada:

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Columnas de datos del cliente

La entrada Customer se despliega en los campos propios del registro del cliente:

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Configure sus filtros

Antes de generar el reporte, configure filtros para acotar los resultados. Seleccione el ícono Filters (filtros) y luego elija cómo quiere filtrar el reporte. La mayoría de los campos de la orden de compra filtran por contenido: usted elige un operador e ingresa un valor. ID, Title, Order Number, Customer, Parent Job (trabajo principal), Parent Invoice, Assigned y Total filtran de esa forma, al igual que los campos de datos del cliente Customer Assigned To, Customer Next Steps, Customer Notes, Customer Job Notes, Customer Created Date y Customer Tags. Estos campos filtran de otra forma:

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Operadores de filtro

Cuando filtre por contenido, elija un operador y luego ingrese los valores con los que quiere filtrar los datos.

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Reportes de órdenes de compra comunes

Tres reportes de órdenes de compra cubren la mayoría de lo que los equipos buscan en estos datos. Personalice las columnas según lo que necesite y luego agregue las columnas que pide cada reporte. Para agrupar un reporte, arrastre esa columna a la barra que está arriba de la tabla del reporte; consulte Cómo usar los reportes de datos sin procesar para ver el proceso completo de agrupación.

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Consejos

• Incluya juntas Created At, Order At, Expected Delivery At y Received At para leer la cronología de una orden en una sola fila, desde el día en que se creó hasta el día en que llegó.
• Incluya Payment Status junto a Total para ver el monto de cada orden de compra junto con el estado de su pago.

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Preguntas frecuentes

¿Puedo guardar un reporte de órdenes de compra para usarlo de nuevo? Sí. Seleccione Save as Report (guardar como reporte). Después, seleccione Save as New (guardar como nuevo) para guardarlo en Select Report (seleccionar reporte). O bien, seleccione Save as Widget (guardar como widget) para agregarlo a su Pulse Dashboard. Consulte Cómo usar los reportes de datos sin procesar para ver el proceso completo de guardado. ¿Puedo exportar un reporte de órdenes de compra a una hoja de cálculo? Sí. Seleccione Export CSV (exportar CSV) para descargar en su dispositivo, como archivo CSV, el reporte que tiene en pantalla.

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Su reporte de órdenes de compra funciona cuando la tabla muestra las órdenes de compra que esperaba para el rango de fechas, incluye las columnas de estado, proveedor y fechas que seleccionó, y se reduce a las órdenes que le interesan una vez que aplica sus filtros.