Cómo crear reportes de auditoría de inventario

Quién lo usa: Los administradores tienen acceso completo a los reportes, y a los gerentes de equipo se les puede otorgar. Los agentes de servicio y los agentes limitados no tienen acceso a los reportes. Disponibilidad: Todas las regiones.

Un reporte de auditoría de inventario se crea desde la pestaña Invoices > Inventory Audit (facturas > auditoría de inventario) de los reportes de datos sin procesar y es el historial de cambios de sus existencias: cada cambio de cantidad en el inventario normal y serializado, con el usuario que lo hizo, la fecha y hora, y la ubicación donde ocurrió.

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Descripción general

Un reporte de auditoría de inventario responde una pregunta sobre sus existencias: qué cambió y quién lo cambió. Úselo para saber quién hizo cambios en el inventario y cuándo, para dar seguimiento a las diferencias entre los niveles de inventario esperados y los reales, y para que cada cambio en el inventario quede registrado y se pueda rastrear. Puede ver el historial de cambios de forma general, por miembro del equipo o por ubicaciones de inventario específicas. Los reportes de datos sin procesar incluyen otros reportes de inventario en pestañas cercanas, y cada uno abarca datos distintos. Cómo crear reportes de inventario abarca datos de inventario como el proveedor, las etiquetas y el costo unitario. Cómo crear reportes de conteo de inventario abarca datos de conteo, como el último conteo frente al conteo esperado y el valor del último conteo frente al valor esperado. Cómo crear reportes de uso de artículos abarca la cantidad de artículos, el costo total y el precio total. Cómo crear reportes de inventario serializado abarca datos del inventario serializado, como el número de serie, el costo unitario y el nombre del artículo. Crear un reporte de auditoría de inventario sigue el mismo camino que cualquier otro reporte de datos sin procesar: defina un rango de fechas, elija las columnas, configure los filtros y luego lea la tabla. Los reportes de auditoría de inventario forman parte de los paneles y reportes de FieldPulse. Para las partes del proceso que son iguales en todos los tipos de registro (guardar un reporte, agregarlo a su panel y exportarlo a CSV), consulte Cómo usar los reportes de datos sin procesar.

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Antes de comenzar

• Verifique que su rol tenga acceso a los reportes. Un administrador tiene acceso completo a los reportes; un gerente de equipo necesita tener activado Full Reporting access (acceso completo a los reportes).
• Tenga actividad de inventario para incluir en el reporte. La columna Type of Change (tipo de cambio) registra los ajustes manuales, los descuentos por factura y los reabastecimientos por órdenes de compra. Consulte Cómo descontar y contar el inventario.

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Defina el tipo de inventario y el rango de fechas

1. Seleccione Reporting (reportes) en la pestaña Management (administración) del menú lateral izquierdo.
2. Seleccione la pestaña Invoices > Inventory Audit y luego seleccione Raw Data (datos sin procesar).
3. Seleccione el tipo de artículos de inventario que quiere incluir en el reporte. Puede seleccionar juntos los artículos de inventario normal y serializado, o generar un reporte de cada tipo de producto por separado.
4. Seleccione el ícono del calendario y elija el rango de fechas de inicio que quiere incluir en el reporte.
5. Seleccione Load Data (obtener datos).

El calendario ofrece estos rangos predefinidos:

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Elija sus columnas

Seleccione Columns (columnas) para elegir qué campos de la auditoría de inventario aparecen en la tabla del reporte y en qué orden. El reporte de auditoría de inventario incluye estas columnas de forma predeterminada:

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Configure sus filtros

Antes de generar el reporte, configure filtros para acotar los resultados. Seleccione el ícono Filters (filtros) y luego elija cómo quiere filtrar el reporte. El panel Filters ofrece estos campos:

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Operadores de filtro

Cuando filtre por contenido, elija un operador y luego ingrese los valores con los que quiere filtrar los datos.

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Consejos

• Defina primero el periodo de la auditoría y luego filtre por Changed By o Hub para ver de forma específica quién cambió qué y dónde.
• Agrupe el reporte por Item Name para ver en un solo lugar todos los cambios de un mismo artículo.
• Use Type of Change para separar los ajustes manuales de los descuentos por factura y los reabastecimientos por órdenes de compra.

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Preguntas frecuentes

¿Puedo guardar un reporte de auditoría de inventario para usarlo de nuevo? Sí. Seleccione Save as Report (guardar como reporte). Después, seleccione Save as New (guardar como nuevo) para guardarlo en Select Report (seleccionar reporte). O bien, seleccione Save as Widget (guardar como widget) para agregarlo a su Pulse Dashboard. Consulte Cómo usar los reportes de datos sin procesar para ver el proceso completo de guardado. ¿Puedo exportar un reporte de auditoría de inventario a una hoja de cálculo? Sí. Seleccione Export CSV (exportar CSV) para descargar en su dispositivo, como archivo CSV, el reporte que tiene en pantalla. Consulte Cómo usar los reportes de datos sin procesar para ver el proceso completo de exportación.

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Su reporte de auditoría de inventario funciona cuando la tabla muestra cada cambio de cantidad en el rango de fechas que seleccionó, indica el usuario y la ubicación detrás de cada cambio, y se reduce a un solo artículo, un miembro del equipo o una ubicación una vez que aplica sus filtros.