Cómo crear reportes de facturas

Quién lo usa: Los administradores tienen acceso completo a los reportes, y a los gerentes de equipo se les puede otorgar. Los agentes de servicio y los agentes limitados no tienen acceso completo a los reportes. Disponibilidad: Todas las regiones.

Un reporte de facturas reúne en una sola tabla los datos de las facturas (fecha de vencimiento, creador de la factura, costo base, margen de utilidad y comisión) desde la pestaña Invoices (facturas) de los reportes de datos sin procesar, para el rango de fechas que usted elija. Con esa tabla puede ver lo que le deben y lo que realmente le dejó un trabajo.

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Descripción general

Un reporte de facturas responde una pregunta sobre su facturación a la vez: qué facturas cumplen las condiciones que le interesan y cuánto suman las cifras que contienen. Las versiones más comunes son una lista de facturas vencidas, la comisión por miembro del equipo y una revisión del costo base y del margen de utilidad. Crear un reporte de facturas sigue el mismo camino que cualquier otro reporte de datos sin procesar: defina un tipo de fecha y un rango de fechas, elija las columnas, configure los filtros y luego lea la tabla. Los reportes de facturas forman parte de los paneles y reportes de FieldPulse. Para las partes del proceso que son iguales en todos los tipos de registro (guardar un reporte, agregarlo a su panel y exportarlo a CSV), consulte Cómo usar los reportes de datos sin procesar.

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Recorrido en video

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Antes de comenzar

• Cree las facturas que quiere incluir en el reporte. Consulte Cómo crear una factura.
• Verifique que su rol tenga acceso a los reportes. Un administrador tiene acceso completo a los reportes; un gerente de equipo necesita tener activado Full Reporting access (acceso completo a los reportes).

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Defina el rango de fechas

1. Seleccione Reporting (reportes) en la pestaña Management (administración) del menú lateral izquierdo.
2. Seleccione la pestaña Invoices y luego Raw Data (datos sin procesar).
3. Elija el Date Type (tipo de fecha) con el que quiere generar el reporte. Cada tipo de fecha genera el reporte con base en una fecha distinta de la factura:

   Tipo de fecha	Qué fecha usa
   Created Date (fecha de creación)	Cuándo se creó la factura
   Invoiced Date (fecha de facturación)	Cuándo se envió la factura al cliente
   Due Date (fecha de vencimiento)	Cuándo vence la factura
   First Payment Date (fecha del primer pago)	Cuándo hizo el cliente su primer pago de la factura
   Last Payment Date (fecha del último pago)	Cuándo hizo el cliente su último pago de la factura

4. Seleccione el ícono del calendario y elija el rango de fechas de inicio que quiere incluir en el reporte.
5. Seleccione Load Data (obtener datos).

El calendario ofrece estos rangos predefinidos:

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Elija sus columnas

Seleccione Columns (columnas) para elegir qué campos de la factura aparecen en la tabla del reporte y en qué orden. El reporte de facturas incluye estas columnas de forma predeterminada: Los grupos Customer y Job (trabajo) agregan al reporte de facturas campos del registro del cliente y del registro del trabajo vinculados.

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Columnas del cliente

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Columnas del trabajo

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Configure sus filtros

Antes de generar el reporte, configure filtros para acotar los resultados. Seleccione el ícono Filters (filtros) y luego elija cómo quiere filtrar el reporte. El panel Filters ofrece estos campos de la factura: #ID, Status, Customer, Invoice Title, Parent Job, Parent Job Status (estado del trabajo principal), Related Estimates, Invoice Total, Pre-Tax Subtotal, Cost Basis, Profit Margin, Profit Margin Percentage, Amount Paid, Amount Due, Invoiced Date, Due Date, Created Date, Invoice Notes, Internal Notes, Tags, Tax Rate, Tax, Invoice Creator, Commission Method, Commission %, Commission, First Payment Date, Last Payment Date, Related Project, Related Project Status (estado del proyecto relacionado), Location y Custom Fields. En Customer, el panel ofrece Customer Phone, Customer Email, Customer Phone 2, Customer Email 2, Customer Assigned To, Customer Lead Source, Customer Pipeline Status, Customer Next Steps, Customer Notes, Customer Job Notes, Customer Created Date y Customer Tags. En Job, ofrece Status, Notes, Field Notes, Tags y Assigned Team Members. La mayoría de los campos filtran por contenido: usted elige un operador e ingresa un valor. Estos campos filtran de otra forma:

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Operadores de filtro

Cuando filtre por contenido, elija un operador y luego ingrese los valores con los que quiere filtrar los datos.

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Reportes de facturas comunes

Cada uno de estos reportes es una combinación de columnas y filtros. Personalice las columnas, además de las que se indican aquí, según las necesidades de su negocio.

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Facturas vencidas

Use este reporte para ver todas las facturas vencidas.

• Columnas: deben incluir Status y Due Date.
• Filtros: Status = Partially Paid (pagada parcialmente) o Invoiced (facturada), y Due Date = Overdue (vencida).

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Comisión por miembro del equipo

Use este reporte para ver cuánta comisión debe pagarle a cada miembro del equipo.

• Columnas: deben incluir Invoice Creator y Commission. También se recomienda incluir Commission Method y Commission %.
• Filtros: Status = Invoiced o Paid (pagada), según el momento en que pague las comisiones en su proceso de ventas.
• Agrupar por: Invoice Creator. Arrastre la columna Invoice Creator a Drag a column here to group your data (arrastre aquí una columna para agrupar sus datos), arriba de la tabla, para agrupar las facturas por creador.

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Costo base y margen de utilidad de las facturas

Use este reporte para entender su costo base y su margen de utilidad.

• Columnas: deben incluir Cost Basis y Profit Margin.
• Filtros: Status = Invoiced o Paid.

Genere el mismo reporte con sus presupuestos y compare ambos para ver el costo base y el margen de utilidad que previó frente al resultado real. Consulte Cómo crear reportes de presupuestos.

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Preguntas frecuentes

¿Puedo guardar un reporte de facturas para usarlo de nuevo? Sí. Seleccione Save as Report (guardar como reporte). Después, seleccione Save as New (guardar como nuevo) para guardarlo en Select Report (seleccionar reporte). O bien, seleccione Save as Widget (guardar como widget) para agregarlo a su Pulse Dashboard. Consulte Cómo usar los reportes de datos sin procesar para ver el proceso completo de guardado. ¿Puedo exportar un reporte de facturas a una hoja de cálculo? Sí. Seleccione Export CSV (exportar CSV) para descargar en su dispositivo, como archivo CSV, el reporte que tiene en pantalla. Consulte Cómo usar los reportes de datos sin procesar para ver el proceso completo de exportación.

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Su reporte de facturas funciona cuando la tabla muestra las facturas que esperaba para el tipo de fecha y el rango de fechas, incluye las columnas que seleccionó y se reduce a las facturas que le interesan una vez que aplica sus filtros.