Cómo crear reportes de contratos de mantenimiento

Quién lo usa: Los administradores tienen acceso completo a los reportes, y a los gerentes de equipo se les puede otorgar. Los agentes de servicio y los agentes limitados no tienen acceso a los reportes. Disponibilidad: Todas las regiones.

Un reporte de contratos de mantenimiento se crea desde la pestaña Maintenance Agreement (contrato de mantenimiento) de los reportes de datos sin procesar y reúne en una sola tabla sus contratos de servicio recurrente (tarifa anual total, precio por factura, frecuencia de servicio, frecuencia de facturación, estado, y la última y la próxima repetición de trabajo). En esa tabla usted ve los ingresos recurrentes que representan sus contratos y a qué contratos ya les toca servicio.

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Descripción general

Un reporte de contratos de mantenimiento responde una pregunta sobre su trabajo recurrente: qué contratos cumplen las condiciones que le interesan. Úselo para sumar las tarifas anuales que tiene vigentes, agrupar los contratos según la frecuencia con la que les da servicio o con la que los factura, y ver todo lo que tiene contratado un mismo cliente. Crear un reporte de contratos de mantenimiento sigue el mismo camino que cualquier otro reporte de datos sin procesar: defina un rango de fechas, elija las columnas, configure los filtros y luego lea la tabla. Los reportes de contratos de mantenimiento forman parte de los paneles y reportes de FieldPulse. Para las partes del proceso que son iguales en todos los tipos de registro (guardar un reporte, agregarlo a su panel y exportarlo a CSV), consulte Cómo usar los reportes de datos sin procesar.

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Recorrido en video

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Antes de comenzar

• Cree los contratos de mantenimiento que quiere incluir en el reporte y confirme que los contratos de mantenimiento estén activados en su cuenta. Consulte Cómo crear un contrato de mantenimiento.
• Verifique que su rol tenga acceso a los reportes. Un administrador tiene acceso completo a los reportes; un gerente de equipo necesita tener activado Full Reporting access (acceso completo a los reportes).

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Defina el rango de fechas

1. Seleccione Reporting (reportes) en la pestaña Management (administración) del menú lateral izquierdo.
2. Seleccione la pestaña Maintenance Agreement y luego seleccione Raw Data (datos sin procesar).
3. Seleccione el ícono del calendario y elija el rango de fechas de inicio que quiere incluir en el reporte.
4. Seleccione Load Data (obtener datos).

El calendario ofrece estos rangos predefinidos:

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Elija sus columnas

Seleccione Columns (columnas) para elegir qué campos del contrato de mantenimiento aparecen en la tabla del reporte y en qué orden. El reporte de contratos de mantenimiento incluye estas columnas de forma predeterminada:

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Configure sus filtros

Antes de generar el reporte, configure filtros para acotar los resultados. Seleccione el ícono Filters (filtros) y luego elija cómo quiere filtrar el reporte. La mayoría de los campos se filtran por contenido: usted elige un operador e ingresa un valor. El panel Filters ofrece estos campos:

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Operadores de filtro

Cuando filtre por contenido, elija un operador y luego ingrese los valores con los que quiere filtrar los datos.

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Reportes de contratos de mantenimiento comunes

Tres reportes cubren la mayor parte de lo que los equipos obtienen de la pestaña Maintenance Agreement. Cada uno conserva las columnas que usted quiera, además de la columna por la que agrupa: arrastre esa columna a la barra de agrupación, arriba de la tabla.

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Consejos

• Total Annual Fee es la columna que debe sumar cuando quiera conocer los ingresos recurrentes que representan sus contratos.
• Agregue las columnas Next Occurrence (próxima repetición) cuando quiera ver qué servicios próximos ya tienen un trabajo creado, cuál es el estado de ese trabajo y para cuándo está reservado.

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Preguntas frecuentes

¿Puedo guardar un reporte de contratos de mantenimiento para usarlo de nuevo? Sí. Seleccione Save as Report (guardar como reporte). Después, seleccione Save as New (guardar como nuevo) para guardarlo en Select Report (seleccionar reporte). O bien, seleccione Save as Widget (guardar como widget) para agregarlo a su Pulse Dashboard. Consulte Cómo usar los reportes de datos sin procesar para ver el proceso completo de guardado. ¿Puedo exportar un reporte de contratos de mantenimiento a una hoja de cálculo? Sí. Seleccione Export CSV (exportar CSV) para descargar en su dispositivo, como archivo CSV, el reporte que tiene en pantalla.

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