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Quién lo usa: los administradores tienen acceso completo a la cuenta. Los gerentes de equipo pueden crear, editar y ver contratos de mantenimiento, y los agentes de servicio pueden crearlos y verlos. Disponibilidad: todas las regiones · incluido en la suscripción de FieldPulse; los contratos de mantenimiento deben estar activados en Company Settings > Features & Plugins (configuración de la empresa > funciones y complementos).
Un contrato de mantenimiento es el registro que reúne el servicio recurrente de un cliente: la frecuencia, los trabajos, la facturación, los recordatorios y el contrato firmado. Usted configura la programación una sola vez, y una revisión semestral ya no depende de que alguien se acuerde de ponerla en el calendario.

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Descripción general

Un contrato de mantenimiento vincula el servicio recurrente a un cliente y, si lo desea, a un activo específico. En el contrato, usted establece la frecuencia del servicio, asocia una plantilla de trabajo y elige si las visitas se crean de forma manual o automática, adjunta la facturación recurrente, activa los recordatorios de servicio automáticos por correo y agrega notas internas y notas visibles para el cliente. Puede crear contratos desde la aplicación web o desde la aplicación móvil, y guardar como plantillas los que vende con frecuencia.

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Antes de comenzar

  • Active los contratos de mantenimiento en su cuenta. Vaya a Company Settings, seleccione Features & Plugins en el menú superior, busque Maintenance Agreements (contratos de mantenimiento) y seleccione Enable (habilitar). Consulte Descripción general de funciones y complementos para obtener más información sobre la página Features & Plugins.

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En la web

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Crear el contrato

  1. Seleccione Agreements (contratos) en el menú lateral izquierdo. El grupo Work expandido en el menú lateral izquierdo con Agreements seleccionado
  2. Seleccione Create Agreement (crear contrato). Las pestañas de la parte superior de la página Maintenance Agreements ordenan los contratos que ya tiene: This Month (este mes), Next Month (próximo mes), Custom, All, Canceled y Templates.
La página Maintenance Agreements con las pestañas This Month, Next Month, Custom, All, Canceled y Templates, y el botón Create Agreement resaltado
También puede crear un contrato de mantenimiento directamente desde el trabajo principal. Ese vínculo le permite identificar rápidamente el trabajo en el que se vendió o se instaló originalmente el contrato.

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Información general

Agregue un Title (título) y establezca el Status (estado). También vincule un Customer Name (nombre del cliente). Si prevé crear contratos similares muchas veces, active Save As Agreement Template (guardar como plantilla de contrato) para reutilizar este contrato más adelante con Import Template (importar plantilla). La sección General del formulario Create Maintenance Agreement con los campos Title, Status, Save As Agreement Template y Customer Name

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Frecuencia del servicio

Seleccione una opción en Job Frequency (frecuencia de los trabajos). Después, seleccione el Starting Month (mes de inicio) y el Starting Year (año de inicio) del servicio. Si el contrato tiene fecha de finalización, active End Date? (¿fecha de finalización?) e indique el mes y el año de finalización. El calendario de la parte inferior de la sección resalta los meses en los que habrá servicio. La sección Service Frequency con Job Frequency configurado en Semi-Annual, un mes y un año de inicio, el interruptor End Date y una franja de meses con abril y octubre resaltados

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Creación de visitas

Asocie una plantilla de trabajo a cada visita del contrato de mantenimiento. Active Set Maintenance Agreement Job Template (establecer plantilla de trabajo del contrato de mantenimiento). Luego, busque una plantilla existente en Search Job Templates (buscar plantillas de trabajo) o seleccione Create Template (crear plantilla) para crear una desde esta pantalla. Para saber cómo se crean las plantillas, consulte Configuración de plantillas de trabajo. Después de seleccionar una plantilla, aparece el menú desplegable Job Creation Method (método de creación de trabajos) con dos opciones:
  • Manual: cada trabajo asociado a este contrato de mantenimiento se crea a mano desde la pestaña Jobs (trabajos) del contrato de mantenimiento.
  • Automatic (automático): los trabajos se crean automáticamente a partir de la plantilla seleccionada, y siempre se mantienen 12 meses de visitas futuras. De forma predeterminada, estos trabajos quedan sin programar. Puede programarlos desde:
    • La pestaña Jobs del contrato de mantenimiento.
    • La lista de trabajos (filtre por los trabajos sin programar).
    • La herramienta de programación del reloj de arena, en la pestaña Schedule (agenda).
El interruptor Set Maintenance Agreement Job Template activado, con una plantilla de trabajo seleccionada y el menú desplegable Job Creation Method configurado en Manual

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Facturación recurrente

Para facturar este contrato de forma recurrente, active Attach or Create Recurring Billing? (¿adjuntar o crear facturación recurrente?). La sección Recurring Billing con el interruptor Attach or Create Recurring Billing Luego, configure la Billing Frequency (frecuencia de facturación) e ingrese el Price Per Bill (precio por factura). El Total Annual Price (precio anual total) se calcula automáticamente. Para conocer todo lo que puede hacer la facturación recurrente, consulte Configuración de la facturación recurrente. La sección Billing Frequency con el menú desplegable Billing Frequency y los campos Price Per Bill y Total Annual Price

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Recordatorios automáticos

FieldPulse puede enviar recordatorios de servicio automáticos por correo a los clientes y a los miembros del equipo. Elija su preferencia en el menú desplegable Automatically Send Email Service Reminder (enviar automáticamente recordatorio de servicio por correo). La sección Automatic Reminder con el menú desplegable Automatically Send Email Service Reminder configurado en No Puede personalizar el mensaje del correo de recordatorio y seleccionar qué miembros internos del equipo lo reciben. Un mensaje de ejemplo podría verse así: Ejemplo de correo de recordatorio de servicio con el logotipo de FieldPulse 360, un saludo al cliente y un mensaje sobre su próxima visita del contrato de mantenimiento Para ver cómo luce el recordatorio del lado del cliente y qué partes de él controla usted, consulte Descripción general de los recordatorios de contratos de mantenimiento.

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Notas

Las Agreement Notes (Internal Only) (notas del contrato, solo de uso interno) son registros internos: sus clientes no las verán. Las Job Notes (Automatically Inserts Into New Jobs) (notas del trabajo, se insertan automáticamente en trabajos nuevos) se insertan en los registros de los trabajos nuevos: sus clientes sí las verán. La sección Notes con los campos Agreement Notes (Internal Only) y Job Notes (Automatically Inserts Into New Jobs)

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Vincular activos al contrato

La sección Assets (activos) solo aparece después de vincular un cliente al contrato. La sección Assets del formulario del contrato de mantenimiento con el campo Assets Assigned to Job y los botones Select Asset y Add Asset
  • Para vincular un activo existente, seleccione Select Asset (seleccionar activo). Se abre un panel en el lado derecho de la pantalla con todos los activos del cliente vinculado, donde puede filtrar por ubicación o ver todos los activos de ese cliente. Seleccione el activo o los activos que desea vincular.
  • Para crear y vincular un activo nuevo, seleccione Add Asset (agregar activo).
Los activos seleccionados se muestran en el campo como una lista separada por comas, y puede vincular varios activos a un solo contrato de mantenimiento. Al guardar el contrato de mantenimiento, todos los activos vinculados se aplican automáticamente a cada trabajo de las visitas que se generan en ese momento. Seleccione Save Maintenance Agreement (guardar contrato de mantenimiento) cuando el contrato esté completo.

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Guardar y reutilizar plantillas de contrato

Una plantilla guardada sirve como base para un contrato nuevo: usted la inserta y luego modifica los detalles para el cliente que está atendiendo. Para crear una plantilla de contrato:
  1. Seleccione Agreements en el menú lateral izquierdo y, luego, Create Agreement. La página Maintenance Agreements con Agreements seleccionado en el menú lateral izquierdo y el botón Create Agreement resaltado
  2. Antes de agregar cualquier información, active Save As Agreement Template. El interruptor Save As Agreement Template resaltado en el formulario Create Maintenance Agreement antes de ingresar cualquier detalle
  3. Asígnele un título a la plantilla y luego ingrese todos los detalles pertinentes: programación, facturación, recordatorios automáticos y notas.
  4. Seleccione Save Maintenance Agreement.
La sección General con un campo de título y el interruptor Save As Agreement Template activado, arriba de la sección Service Frequency Para insertar una plantilla de contrato, seleccione Agreements en el menú lateral izquierdo y, luego, Create Agreement. Antes de ingresar cualquier detalle, seleccione Import Template y elija la plantilla que desea. El menú Import Template abierto en el formulario Create Maintenance Agreement, con una plantilla de contrato guardada en la lista Todos los detalles que ingresó en la plantilla se completan automáticamente y puede modificarlos según sea necesario. Seleccione Save Maintenance Agreement después de ajustar el contrato.

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Adjuntar un contrato a un activo

Seleccione Assets en el menú lateral izquierdo y, luego, seleccione Create Asset (crear activo).
Assets en el grupo Management del menú lateral izquierdo
La página Assets con las pestañas All, Installed, Uninstalled, Retired y Templates, y el botón Create Asset resaltado
Después de ingresar un Asset Title (título del activo) y vincular un cliente, puede adjuntar un contrato de mantenimiento existente. Búsquelo en Maintenance Agreement (contrato de mantenimiento). La sección General del formulario del activo con el campo de búsqueda Maintenance Agreement resaltado debajo del campo Customer Name Si prefiere adjuntar un contrato de mantenimiento nuevo, complete y guarde el activo sin contrato y, luego, seleccione Create Maintenance Agreement (crear contrato de mantenimiento) en el registro del activo. El botón Create Maintenance Agreement en el registro de un activo, junto a Add Update, Actions y Edit

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Desvincular un activo de un contrato

Abra el registro del contrato de mantenimiento y seleccione la pestaña Assets. En el extremo derecho del activo vinculado, seleccione la opción unlink (desvincular). Una ventana emergente le pregunta si desea desvincular el activo de todas las visitas existentes y futuras del contrato de mantenimiento, o solo de las visitas futuras. La pestaña Assets en el registro de un contrato de mantenimiento, con la fila de un activo vinculado y el ícono unlink en el extremo derecho

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Enviar un contrato para firma

  1. Cree el contrato de mantenimiento.
  2. Seleccione Contracts (contratos) en el menú superior del registro del contrato de mantenimiento. Desde aquí puede crear un contrato, enviar un contrato que ya está adjunto al contrato de mantenimiento y ver el estado de los contratos adjuntos. La pestaña Contracts en el registro de un contrato de mantenimiento, con el botón Create Contracts y la fila de un contrato con su nombre, su estado y su fecha de creación
  3. Después de crear un contrato, seleccione Send (enviar) para enviárselo por correo al cliente y que lo acepte. El botón Send resaltado en la fila de un contrato en la pestaña Contracts
  4. Su cliente recibe un correo con su mensaje personalizado, su logotipo y su nombre. El correo que recibe el cliente, en el que se le pide firmar para confirmar su contrato de mantenimiento, con un botón View
  5. El cliente ve el contrato y lo acepta con su firma electrónica. La ventana Sign Now con las pestañas Draw Signature y Type Signature, un área de firma y el botón Add Signature
  6. Cuando el cliente acepta el contrato, usted recibe un correo y puede ver el contrato adjunto. El estado del contrato también se actualiza en la página Contract (contrato) del contrato de mantenimiento.
El correo de notificación que confirma que el cliente aceptó el contrato, con el contrato firmado como archivo adjunto

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Programar visitas manualmente

  1. Use las pestañas de la parte superior de la página Maintenance Agreements para ordenar sus contratos y encontrar aquel para el que desea programar una visita: This Month, Next Month, Custom (personalizado), All, Canceled y Templates (plantillas).
  2. Coloque el cursor sobre el contrato y seleccione el ícono de más. La fila de un contrato de mantenimiento en la lista con el ícono de más resaltado a la derecha
  3. Seleccione la próxima visita para la que desea programar un trabajo. El menú de visitas abierto en la fila de un contrato, con las próximas visitas por mes y año
  4. El registro del trabajo se completa automáticamente con el nombre y los datos de su cliente. Complete cualquier información adicional, como la fecha, la hora y las notas, y luego seleccione Save Job (guardar trabajo).
La pantalla Create Job con los campos de cliente, ubicación, contacto y título del trabajo ya completados, y el botón Save Job

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Programar los trabajos creados automáticamente

Si seleccionó Automatic en el menú desplegable Job Creation Method, FieldPulse crea todos los registros de trabajo asociados al contrato de mantenimiento y los deja sin programar, para que usted decida cuándo encajan mejor en su agenda. En la pestaña Schedule, seleccione el ícono del reloj de arena. Aparece una ventana hacia el lado izquierdo de su pantalla. Seleccione el ícono de filtro y luego filtre los trabajos asociados a sus contratos de mantenimiento. La pestaña Schedule con el ícono del reloj de arena seleccionado y el panel de filtros Jobs configurado en Is a Maintenance Agreement Job — Yes Cada trabajo creado automáticamente incluye un enlace al contrato de mantenimiento relacionado. El registro de un trabajo con un enlace a su contrato de mantenimiento relacionado debajo del nombre del cliente, y Scheduled Date/Time con el valor Unscheduled

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Filtrar contratos activos y archivados

El filtro Active/Archived (activos/archivados) alterna entre los contratos activos y los archivados. Puede ver los contratos archivados y restaurarlos cuando los necesite. Los contratos cancelados siguen visibles en ambas vistas, para que nunca pierda de vista un contrato de mantenimiento después de cancelarlo, y la columna Status distingue de un vistazo los contratos activos de los cancelados.
La lista Maintenance Agreements con el botón Show Filters resaltado arriba de las columnas Month, Status, Last Job, Title, Frequency, Customer y Address
Las opciones de filtro con las casillas de estado Scheduled y Unscheduled junto a las casillas Active y Archived

Recorrido en video: contratos de mantenimiento en la aplicación web (en inglés)

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En la aplicación móvil

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Crear un contrato

  1. Toque la pestaña Operaciones en el menú inferior y, luego, toque Contratos de mantenimiento. El menú Operaciones de la aplicación móvil con Proyectos, Jobs, Subtareas y Contratos de mantenimiento, y la pestaña Operaciones seleccionada en el menú inferior
  2. Ordene sus contratos de mantenimiento con la barra de la parte superior de la pantalla: Este mes, Próximo mes, Personalizado, Todo, Cancelados y Plantillas. Para crear uno nuevo, toque Crear. La lista Contratos de mantenimiento de la aplicación móvil con la barra para ordenar en la parte superior y el botón Crear resaltado
  3. Toque Importar plantilla para crear el contrato a partir de una plantilla existente, o complete los detalles para empezar desde cero. Active el interruptor Guardar como plantilla si desea reutilizar este contrato más adelante. Para saber qué controla cada campo, consulte los pasos de la sección En la web, más arriba.
La pantalla Nuevo contrato de mantenimiento de la aplicación móvil con el botón Importar plantilla, el interruptor Guardar como plantilla y los campos de General

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Ver los contratos de un cliente

Toque la pestaña Clientes en el menú inferior y abra un cliente. En la parte superior del registro del cliente, toque Contratos de mantenimiento. Puede ver y editar los contratos de mantenimiento existentes vinculados a este cliente, y tocar Crear contrato de mantenimiento para agregar uno nuevo. El registro de un cliente en la aplicación móvil con la pestaña Contratos de mantenimiento seleccionada, un contrato vinculado en la lista y el botón Crear contrato de mantenimiento

Recorrido en video: contratos de mantenimiento en la aplicación móvil (en inglés)

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Su contrato de mantenimiento funciona correctamente cuando está guardado en el registro del cliente, las próximas visitas aparecen en la página Maintenance Agreements, el contrato firmado está adjunto al contrato de mantenimiento y los recordatorios y las facturas recurrentes se envían sin que nadie tenga que volver a ingresarlos.