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Quién lo usa: los administradores y los usuarios fundadores tienen acceso completo al inventario. El acceso de un gerente de equipo o de un agente de servicio a cada ubicación se otorga en Inventory Permissions (permisos de inventario); esa opción está en Company Settings > User Accounts (configuración de la empresa > cuentas de usuario). Los agentes limitados y los usuarios de asignación no tienen permisos de inventario. Disponibilidad: todas las regiones.
Una ubicación de inventario es un lugar designado donde usted guarda sus existencias: un taller, una camioneta, una van, una oficina o un almacén. Su negocio puede operar con una sola ubicación o con muchas. Muchas empresas crean una ubicación para cada una de sus camionetas y vans de trabajo, además de una ubicación central para la oficina o el almacén, lo que les permite ver cuándo el vehículo de un conductor necesita más existencias.

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Descripción general

Las ubicaciones de inventario dividen las existencias de un artículo en un conteo separado para cada ubicación que lo tiene. Al dar seguimiento a cómo se mueven las existencias entre el almacén y cada ubicación, puede decidir cuándo volver a pedir material. También puede definir niveles de reabastecimiento específicos para el inventario de cada ubicación, de modo que las camionetas tengan cantidades menores para uso inmediato mientras el grueso de las existencias permanece en el almacén, y se genere una orden de reabastecimiento en cuanto una ubicación llegue al nivel que usted definió. Así es como se evita quedarse sin existencias. Como cada usuario está asignado a una sola ubicación para el descuento predeterminado de inventario, los artículos que un técnico usa en una factura se descuentan de la ubicación de ese técnico.

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Recorrido en video

Vea el recorrido en video de las ubicaciones de inventario (en inglés). Los pasos escritos a continuación cubren lo mismo por sí solos.

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Antes de comenzar

  • Defina la estructura de sus ubicaciones. Una configuración común es una ubicación por cada camioneta o van de trabajo, más una ubicación central para la oficina o el almacén.
  • Planee qué miembro del equipo trabaja desde qué ubicación. Cada usuario puede estar asignado a una sola ubicación para el descuento predeterminado de inventario.
  • Organice el acceso a las ubicaciones. El acceso de un gerente de equipo o de un agente de servicio a cada ubicación (ajustes completos del inventario, acceso de visualización o ajuste del conteo de inventario) se otorga ubicación por ubicación. Consulte Configuración de los permisos de inventario.

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Cómo funciona

Las ubicaciones de inventario funcionan en dos etapas. La opción de varias ubicaciones se habilita y las ubicaciones se crean una sola vez en Company Settings, y a partir de ahí las existencias se agregan, se ajustan y se mueven entre esas ubicaciones en la propia partida.

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Configure las ubicaciones

  1. Seleccione Company Settings y luego seleccione Estimates & Invoices (presupuestos y facturas).
  2. Seleccione Inventory (inventario) y luego seleccione Inventory Settings (configuración de inventario). La pestaña Inventory de Estimates & Invoices en Company Settings, con el botón Inventory Settings resaltado sobre la cuadrícula de artículos
  3. Active Enable multiple inventory hubs (habilitar varias ubicaciones de inventario) y luego seleccione Add New Hub (agregar ubicación nueva). La página Inventory Settings con el interruptor Enable multiple inventory hubs activado y el botón Add New Hub resaltado
  4. Ingrese un Hub Name (nombre de la ubicación); por ejemplo, Camioneta de Chris o Almacén South Dallas.
  5. Busque en el campo Assigned To (asignado a) para asignar usuarios a la ubicación.
  6. Seleccione Save Hub (guardar ubicación). El panel Add Inventory Hub con el campo Hub Name, la explicación Assigning Default Hub, el cuadro de búsqueda Assigned To y el botón Save Hub
Una ubicación puede tener varios miembros del equipo asignados para ver, contar o ajustar los niveles de inventario, pero cada usuario solo puede estar asignado a una ubicación para el descuento predeterminado de inventario.
Cada usuario corresponde a una sola ubicación porque el reabastecimiento automático, donde está habilitado, descuenta de la ubicación asignada al usuario las partidas usadas en sus facturas y crea una orden de compra en cuanto el inventario de esa ubicación baja del nivel que usted definió. El reabastecimiento automático se configura por ubicación, así que repita esa configuración en cada ubicación que tenga el artículo; consulte Cómo administrar órdenes de compra.

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Agregue y ajuste el inventario de una ubicación

Las existencias se agregan a las ubicaciones en la propia partida, ya sea mientras crea el artículo o al editar uno existente.
  1. Seleccione Invoices (facturas) en el menú de la izquierda y luego seleccione la pestaña Inventory.
  2. Seleccione el ícono de lápiz junto a la partida que desea actualizar. La pestaña Inventory de Line Items con una columna de existencias separada para cada ubicación y el ícono de lápiz para editar resaltado en la fila de un artículo
  3. Desplácese hasta Inventory en el panel del artículo y seleccione Add hub (agregar ubicación) para agregar una ubicación que guarde esta partida. La sección Inventory de una partida con el conteo de la ubicación Office, el menú desplegable de ubicaciones y el botón Add hub resaltado
  4. Use las flechas hacia arriba y hacia abajo para ajustar el conteo de existencias de cada ubicación. Dos ubicaciones, Office y Dan's Truck, lado a lado en una partida, con sus flechas de conteo y el ícono morado de cajas para reasignar resaltado
  5. Para mover existencias entre ubicaciones, seleccione el ícono morado de cajas en la ubicación de la que salen las existencias. En la ventana emergente Reallocate Item (reasignar artículo), defina la cantidad de Add to Hub (agregar a la ubicación) para cada destino. Luego seleccione Save (guardar). La ventana emergente Reallocate Item con los campos Current Inventory Level, Add to Hub e Inventory Level After Reallocation para las ubicaciones Office y Dan's Truck
  6. Seleccione Save Item (guardar artículo) para guardar la partida.
Para mover unidades serializadas entre ubicaciones de forma masiva, consulte Cómo transferir el inventario serializado de forma masiva. Sus ubicaciones de inventario están funcionando cuando cada partida muestra un conteo separado por ubicación, mover existencias del almacén a una camioneta actualiza ambos conteos y lo que usa un técnico se descuenta de la ubicación que tiene asignada.

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Preguntas frecuentes

¿Hay un límite en la cantidad de ubicaciones de inventario que puedo agregar? No. No hay límite en la cantidad de ubicaciones de inventario que puede crear.

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