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Quién lo usa: los administradores; ambas opciones están en Company Settings (configuración de la empresa), que solo pueden ver los administradores. Una vez que el despacho manual está activado, los roles que usted elija pueden ocultar y mostrar trabajos. Disponibilidad: todas las regiones.
La visibilidad de la agenda controla qué tanto de la agenda puede ver cada agente de servicio. Como administrador, puede restringir la vista de la agenda de un agente de servicio a los trabajos que tiene asignados, lo cual es útil para simplificar la agenda, hacer ajustes internos y mantener la privacidad general de la agenda.

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Descripción general

La visibilidad de la agenda tiene dos partes, y cada una se configura en un lugar distinto de Company Settings.
  • Visibilidad de la agenda por usuario. La opción Schedule Visibility (visibilidad de la agenda), en User Feature Permissions (permisos de funciones del usuario) de cada usuario, limita cuáles de los trabajos asignados a ese agente de servicio aparecen en su agenda: todos los trabajos asignados, un trabajo abierto a la vez, o solo los trabajos asignados para hoy, para hoy y mañana, o para hoy y los dos días siguientes.
  • Despacho manual. Una opción para toda la empresa llamada Ability to control visits visibility (capacidad de controlar la visibilidad de las visitas) permite que los roles que usted elija oculten y muestren trabajos y visitas al sitio individuales en la agenda, según su criterio.

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Recorrido en video

Recorrido en video: configuración de la visibilidad de la agenda (en inglés)

Los pasos escritos a continuación bastan por sí solos.

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Antes de comenzar

  • Inicie sesión como Admin (administrador). Ambas opciones están en Company Settings, y el de administrador es el único rol que puede ver Company Settings.
  • Decida qué agentes de servicio deben tener una vista limitada. Schedule Visibility se configura en el registro de cada usuario, un usuario a la vez.
  • Los Limited Agents (agentes limitados) solo ven los trabajos que tienen asignados directamente, y su vista de la agenda no se puede personalizar más. Cambie al usuario al rol Service Agent (agente de servicio) para usar las opciones de visibilidad de la agenda de esta página; consulte Detalles de roles y permisos de usuario.
  • El despacho manual se activa una sola vez para toda la empresa. Después, los roles que usted elija pueden ocultar y mostrar trabajos en la agenda.

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Configuración paso a paso

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Configure la visibilidad de la agenda de un agente de servicio

La visibilidad de la agenda de un agente de servicio se configura en el propio registro de usuario de ese agente, en User Feature Permissions.
  1. Vaya a Company Settings, seleccione User Accounts (cuentas de usuario) y luego seleccione Users (usuarios).
  2. Seleccione al usuario que desea limitar.
  3. En el registro del usuario, seleccione Edit (editar).
  4. Seleccione User Feature Permissions.
  5. Abra el menú desplegable Schedule Visibility y elija una de las cinco opciones; la lista completa está en la referencia de configuración más abajo.
  6. Guarde el registro del usuario.
Company Settings abierto en la pestaña User Accounts con la subpestaña Users seleccionada, que muestra los miembros del equipo de la cuenta y sus roles
El registro de usuario de un agente de servicio con el botón Edit resaltado en la esquina superior derecha de la tarjeta de perfil
User Feature Permissions se abre desde la ventana Edit Team Member (editar miembro del equipo), a la derecha del campo Role (rol) del usuario, y Schedule Visibility es la primera opción del panel.
La ventana Edit Team Member con el botón User Feature Permissions resaltado junto al menú desplegable Role
El panel User Feature Permissions con el menú desplegable Schedule Visibility en la parte superior, sobre los demás interruptores de permisos de funciones del agente

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Active el despacho manual

El despacho manual le permite ocultar y mostrar trabajos y visitas al sitio para que usted mantenga el control de lo que cada miembro del equipo asignado ve en la agenda.
  1. Vaya a Company Settings y luego seleccione Jobs (trabajos). Permanezca en la subpestaña General.
  2. Active el interruptor Ability to control visits visibility.
  3. Configure Default Job Visibility (visibilidad predeterminada de los trabajos). Elija Hidden (oculto) o Un-Hidden (no oculto). Esta es la visibilidad con la que empieza cada trabajo nuevo.
  4. En el menú desplegable Field Visibility by Role (visibilidad en campo por rol), que está debajo, elija qué roles pueden ocultar y mostrar trabajos.
  5. Seleccione Save (guardar) en la esquina superior derecha de la subpestaña General.
Company Settings abierto en la pestaña Jobs y la subpestaña General, con el interruptor Ability to control visits visibility desactivado
El interruptor Ability to control visits visibility activado, con Default Job Visibility y Field Visibility by Role ahora visibles debajo
Default Job Visibility y Field Visibility by Role aparecen debajo del interruptor una vez que Ability to control visits visibility está activado. Default Job Visibility configurado en Hidden y Field Visibility by Role configurado en Admin, Team Manager, Service Agent, ambos resaltados debajo del interruptor de visibilidad de las visitas

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Oculte o muestre un trabajo en la agenda

Una vez que el despacho manual está activado, el ícono del ojo en cada trabajo de la página Team Schedule (agenda del equipo) indica si ese trabajo es visible para los miembros del equipo asignados a él. Un ícono del ojo tachado significa que el trabajo no es visible para ellos.
  1. Vaya a Team Schedule y busque el trabajo.
  2. Abra el menú del trabajo con el botón derecho del mouse.
  3. Seleccione Un-Hide Job (mostrar trabajo) o Hide Job (ocultar trabajo).
Un trabajo en la vista de lista de Team Schedule con el ícono del ojo tachado, el menú del botón derecho abierto y Un-Hide Job resaltado en la parte inferior Después de seleccionar Un-Hide Job, el ícono del ojo en el trabajo cambia a un ojo abierto, lo que indica que el trabajo ahora es visible para el usuario o los usuarios asignados. La misma fila del trabajo en Team Schedule después de mostrarlo, con el ícono del ojo abierto al final de la fila

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Referencia de configuración

Schedule Visibility controla cuáles de los trabajos asignados a un agente de servicio aparecen en la agenda de ese agente. El despacho manual agrega tres opciones para toda la empresa además de la opción por usuario, todas en la subpestaña General de Company Settings > Jobs.

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Artículos relacionados

Su configuración funciona cuando un agente de servicio abre la agenda y ve solo el trabajo que tiene asignado dentro del rango de días que usted eligió, y cuando un trabajo que usted ocultó muestra el ícono del ojo tachado y no aparece en la agenda de ese agente hasta que usted lo vuelva a mostrar.