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Quién lo usa: los administradores, que pueden ver y editar todas las agendas de la empresa, y los gerentes de equipo, que pueden ver y editar la agenda de su propio equipo. El permiso View & edit all schedules (ver y editar todas las agendas) está en No para los agentes de servicio y los agentes limitados; consulte Detalles de roles y permisos de usuario. Disponibilidad: todas las regiones.
La programación por disponibilidad es la forma de encontrar tiempo libre en todo su equipo y programar un trabajo en él. Usted ve qué miembros del equipo tienen un horario libre, elige uno y crea el trabajo en su calendario sin empalmar a nadie ni dejar un hueco en el día. Funciona en la vista Dispatch de la página Team Schedule (agenda del equipo), que forma parte de la programación y el despacho en FieldPulse.

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Descripción general

La vista Dispatch muestra la disponibilidad de los miembros de su equipo para que pueda programar un trabajo en función de ella. Hay dos puntos de partida:
  • Desde la vista Dispatch: comience en la pestaña Dispatch (despacho) de la página Team Schedule cuando ya sabe que quiere programar el trabajo según el tiempo libre de su equipo.
  • Desde el registro de un trabajo: seleccione Find Availability (buscar disponibilidad) mientras crea el trabajo y deje que FieldPulse le sugiera los horarios.

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Recorrido en video

Recorrido en video: cómo buscar disponibilidad y programar un trabajo desde la vista Dispatch (en inglés)

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Cómo funciona

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Programación desde la vista Dispatch

Comience en la agenda cuando quiera ver el día de todo el equipo antes de comprometerse con una hora.
  1. Seleccione Schedule (agenda) en el menú lateral izquierdo.
  2. Abra la pestaña Dispatch de la página Team Schedule. La página Team Schedule con Schedule resaltado en el menú lateral izquierdo y la pestaña Dispatch resaltada sobre la cuadrícula de horas del día
  3. Una vez que haya encontrado disponibilidad para uno o más miembros del equipo, seleccione sus nombres en la columna izquierda. Al seleccionar un nombre, la fila de ese miembro del equipo se resalta en azul.
  4. Seleccione la parte superior del horario que desea en la cuadrícula para definir la hora de inicio del trabajo.
  5. Seleccione Create Job (crear trabajo) en la esquina superior derecha.
La vista Day de Dispatch con las filas de dos miembros del equipo seleccionadas y resaltadas en azul, el horario de 10–11 AM marcado en la cuadrícula de horas y Create Job resaltado en la esquina superior derecha El nuevo registro del trabajo se abre con los miembros del equipo y el horario que seleccionó. Complete los campos restantes y edite las asignaciones según sea necesario. La sección Dates del nuevo registro del trabajo con la fecha, la hora de inicio y la hora de finalización completas, sobre los controles Clear Dates, Find Availability, Find By Map y Check scheduling conflicts
Cuando selecciona la hora de inicio, el trabajo tiene una duración predeterminada de 1 hora. Puede editar la duración en el registro del trabajo.

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Filtrado de la vista Dispatch por equipo o habilidad

Dos menús desplegables sobre la columna izquierda de miembros del equipo limitan quién aparece en la agenda.
  • El menú desplegable All Team Members (todos los miembros del equipo) limita la lista a los miembros de los equipos seleccionados.
  • Filter by Skill (filtrar por habilidad) es un menú desplegable de selección múltiple que muestra todas las etiquetas en uso.
Si configura ambos filtros, solo aparecen los miembros del equipo que pertenecen a un equipo seleccionado y tienen una habilidad seleccionada. Si deja vacío uno de los filtros, solo se aplica el otro; si deja ambos vacíos, aparecen todos. La vista Day de Dispatch con los menús desplegables All Team Members y Filter by Skill resaltados sobre la lista de miembros del equipo, y las etiquetas de habilidades debajo del nombre del primer miembro del equipo

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Cambio del orden de los equipos en la vista Dispatch

Las filas de los equipos en la vista Dispatch se cargan en el orden predeterminado que se define en la pestaña Teams (equipos), en Company Settings > User Accounts > Teams (configuración de la empresa > cuentas de usuario > equipos). Puede mover sus equipos prioritarios a la parte superior durante su sesión actual.
  1. Abra el menú desplegable All Team Members sobre la columna izquierda de miembros del equipo.
  2. Arrastre un equipo hacia arriba o hacia abajo con el ícono para arrastrar que está junto a su nombre.
El menú desplegable All Team Members abierto en la vista Dispatch de Team Schedule, con los íconos para arrastrar resaltados junto a Default Team, Installation Crew y Repair Team, sobre Unassigned Jobs y el botón Save
Este cambio de orden afecta solo su propia vista y no se guarda. Vuelve al orden predeterminado definido en la pestaña Teams cuando actualiza la página o borra la caché de su navegador.

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Programación desde el registro de un trabajo

Comience desde el trabajo cuando ya tenga definido lo que se va a hacer y quiera que FieldPulse le proponga los horarios.
  1. Mientras crea el registro del trabajo, desplácese hacia abajo hasta el área de fecha y hora y seleccione Find Availability. El registro Create Job desplazado hasta la sección Dates, con Find Availability resaltado junto a Clear Dates y Find By Map
  2. Revise los Scheduling Parameters (parámetros de programación) en el panel Automatic Time Slot Suggestion (sugerencia automática de horarios). Estos son Time Slot Duration, Time Slot Buffer Before (margen de tiempo antes), Time Slot Buffer After, Starts After (comienza después de), Ends Before, Team Members, Team Members Needed y Skills (etiquetas de usuario). El panel Automatic Time Slot Suggestion con los campos de Scheduling Parameters para la duración del horario, el margen de tiempo antes y después, la hora mínima de inicio, la hora máxima de fin, los miembros del equipo, los miembros del equipo necesarios y las habilidades, con el botón Suggest Times en la parte inferior
  3. Seleccione Suggest Times (sugerir horarios). FieldPulse muestra combinaciones de miembros del equipo que están disponibles para atender el trabajo, agrupadas por día.
  4. Seleccione el horario que desea y luego seleccione Confirm Selection (confirmar selección). FieldPulse asigna el trabajo a esos miembros del equipo y lo programa a esa hora.
Horarios sugeridos agrupados por día, cada fila con los miembros del equipo disponibles, con un horario seleccionado y Confirm Selection en la parte inferior del panel Si prefiere no usar los horarios sugeridos, elija un horario manualmente. Seleccione (1) el día de la semana, (2) el nombre del miembro del equipo y (3) el horario del trabajo, y luego seleccione la palomita verde. Se aplica la misma duración predeterminada de 1 hora, y puede editarla en el registro del trabajo. Selección manual en la cuadrícula de disponibilidad con el día, el horario de 11 AM a 12 PM y la fila del miembro del equipo resaltados, y la palomita verde resaltada en la esquina superior derecha El registro del trabajo ahora tiene los miembros del equipo y el horario que seleccionó. Complete los campos restantes y edite las asignaciones según sea necesario. También puede guardar los parámetros de programación en las plantillas de trabajo para programar trabajos más rápido.
Para definir el horario laboral de un trabajo que dura más de un día, consulte Configuración del horario laboral para trabajos de varios días.
Para ver el paso a paso completo del panel Find Availability, incluidas las ventanas de reservación, consulte Cómo buscar disponibilidad.

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Disponibilidad

La programación por disponibilidad funciona en la página Team Schedule de FieldPulse. Dos de sus partes se configuran en otro lugar:
  • Las ventanas de reservación provienen de la configuración de su portal de reservaciones, y Find Availability las toma en cuenta en sus sugerencias. Consulte Cómo buscar disponibilidad.
  • La visibilidad de la agenda determina qué parte de la agenda ve un agente de servicio y si los miembros del equipo asignados a un trabajo pueden ver ese trabajo en su agenda. Consulte Configuración de la visibilidad de la agenda.

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