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Quién lo usa: los formularios PDF se crean en Company Settings (configuración de la empresa), y cada formulario adjunto a una biblioteca de archivos indica qué roles pueden importarlo. Disponibilidad: todas las regiones. El PDF Form Filler se activa a solicitud: envíe un correo al equipo de soporte de FieldPulse para habilitarlo.
Los formularios que su equipo lleva al campo (la lista de verificación de inspección, el permiso que exige el condado, la hoja de conformidad del cliente) no tienen que imprimirse, llenarse a mano y escanearse de vuelta al final del día. El PDF Form Filler, parte de los formularios personalizados, toma un PDF que usted ya tiene, le permite colocar campos rellenables sobre él y guarda la copia completada en el registro al que pertenece.

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Descripción general

El PDF Form Filler convierte un PDF existente en un formulario que su equipo llena dentro de FieldPulse. Usted importa el PDF en Company Settings, arrastra elementos rellenables a la página, guarda el formulario y lo adjunta a un cliente, trabajo, proyecto o factura. Los formularios se llenan y se firman tanto en la aplicación web de FieldPulse como en la aplicación móvil, y la copia terminada se guarda en el registro para quien la necesite más adelante. Los formularios PDF admiten firmas electrónicas, se pueden adjuntar a las comunicaciones con clientes y guardar en los registros de clientes y trabajos, y se integran por completo con FieldPulse para el llenado inteligente. Los elementos del formulario incluyen etiquetas de texto, campos de texto de una sola línea y de varias líneas, campos de selección de fecha, campos desplegables, botones de opción, casillas de verificación y recuadros de firma. También puede importar un PDF que ya tenga campos rellenables, para que un formulario que trae de otra plataforma no tenga que rehacerse desde cero. Formulario OSHA 300A importado en el PDF Form Filler, con campos de entrada rellenables sombreados en las tablas de resumen, en el bloque de información del establecimiento y en el campo de firma Sign here

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Recorrido en video

Recorrido en video: cómo usar el PDF Form Filler en FieldPulse (en inglés)

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Antes de comenzar

  • El PDF Form Filler tiene que estar habilitado en su cuenta. Envíe un correo a support@fieldpulse.com o use el chat en la esquina inferior derecha de su pantalla para solicitarlo.
  • Tenga listo para subir el PDF que desea usar como base.

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Crear un formulario PDF

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Importar el PDF y ponerle nombre

  1. Vaya a Company Settings y seleccione PDF Forms (formularios PDF) en el menú superior. Menú superior Administration de Company Settings con la pestaña PDF Forms resaltada en el extremo derecho del menú, sobre la configuración de información general de la empresa
  2. Seleccione Import File (importar archivo) y elija el PDF que desea usar como base. Página Custom PDF Forms con la lista de formularios existentes y el botón Import File resaltado en la esquina superior derecha
  3. Ingrese un nombre claro en Customer PDF Form Name (nombre del formulario PDF del cliente) para que su equipo pueda encontrar el formulario después.
Panel Custom PDF Form Settings con Inspection Checklist escrito en el campo resaltado Customer PDF Form Name, junto a la vista previa del PDF importado

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Agregar elementos al formulario

Arrastre un elemento del menú Custom PDF Form Widgets (widgets de formularios PDF personalizados) de la izquierda al PDF. Una vez colocado un elemento, puede cambiar su tamaño y ajustar su apariencia. Los siguientes ejemplos muestran un campo de texto, un campo de selección de fecha, casillas de verificación, una etiqueta de texto y un recuadro de firma colocados en una lista de verificación de inspección de seguridad.
Widget Text Form Field resaltado en el menú, con los campos de texto Workplace e Inspected By colocados en el PDF de la lista de verificación de inspección
Widget Date Selection Field resaltado en el menú, con un campo de fecha mm/dd/yy colocado junto al campo Workplace en el PDF
| Widget Checkbox Field resaltado en el menú, con casillas Yes y No colocadas junto a las preguntas de inspección de Floors and Walkways | Widget Text Label resaltado en el menú, con el texto fijo My signature confirms the accuracy of this form agregado sobre la línea de firma | El elemento Signature Box se coloca sobre la línea de firma, donde la persona que completa el formulario traza o escribe su firma. Widget Signature Box resaltado en el menú, con un campo de firma activo colocado en la línea de firma al final de la lista de verificación de inspección

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Guardar el formulario y elegir dónde se almacena

  1. Seleccione Save (guardar) cuando haya colocado sus elementos. Editor de formularios PDF con el botón Save resaltado en la barra de herramientas superior, junto a Download PDF y Close
  2. Seleccione Attach to File Library (adjuntar a la biblioteca de archivos) junto al nombre de su nuevo formulario PDF. Lista Custom PDF Forms con el menú desplegable Attach to File Library resaltado junto a la fila de un formulario
  3. Seleccione la biblioteca donde desea guardar el formulario: Project File Library (biblioteca de archivos de proyectos) o Invoice File Library (biblioteca de archivos de facturas). También puede elegir Job File Library (biblioteca de archivos de trabajos) o Customer File Library (biblioteca de archivos de clientes). Menú desplegable Attach to File Library abierto con las opciones Project, Invoice, Job y Customer File Library, y Job File Library resaltada
  4. En la ventana File Import Permissions (permisos de importación de archivos), seleccione los roles que pueden importar el archivo en los registros y luego seleccione Save.
Ventana File Import Permissions con el nombre de archivo Installation Checklist.pdf, el campo Roles allowed to import this file configurado con Admin y Team Manager, y el botón Save Todos los formularios PDF se guardan en la biblioteca de PDF. Si además agrega un formulario a una biblioteca de archivos específica, el formulario se mantiene organizado y usted define qué roles pueden importarlo en los registros.
Guarde un formulario en una biblioteca de archivos específica cuando el formulario esté directamente relacionado con los registros de esa biblioteca.

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Adjuntar un formulario PDF a un registro

Los formularios PDF se pueden adjuntar a clientes, trabajos, proyectos, facturas y más. En los siguientes pasos se usa un registro de trabajo como ejemplo.
  1. Abra el registro al que desea adjuntar el formulario. Lista Jobs con el trabajo #1001 del cliente Stanley Bernardo resaltado en la lista
  2. Seleccione Files (archivos) en el menú de la parte superior de la pantalla.
  3. Elija de dónde tomar el formulario:
    • Import From File Library (importar desde la biblioteca de archivos): muestra solo los formularios PDF agregados a la biblioteca que corresponde al registro que tiene abierto. En un registro de trabajo, son los formularios de Job File Library.
    • Import From PDF Library (importar desde la biblioteca de PDF): muestra todos los formularios PDF de su cuenta.
  4. Revise la vista previa del PDF y luego elija cómo guardarlo con las opciones de la parte superior de la pantalla:
    • Save as Editable PDF (guardar como PDF editable): guarda el formulario con sus campos todavía rellenables.
    • Save as Uneditable PDF (guardar como PDF no editable): guarda el formulario con sus campos bloqueados para que no se puedan llenar.
    • Download PDF (descargar PDF): descarga el PDF a su dispositivo.
Vista previa del PDF en un registro con Save as Editable PDF, Save as Uneditable PDF y Download PDF resaltados en la barra de herramientas superior, sobre la lista de verificación de inspección

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¿Necesita más ayuda?

Comuníquese con el equipo de soporte de FieldPulse en support@fieldpulse.com o a través del chat en la esquina inferior derecha de su pantalla.

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Artículos relacionados

Su formulario PDF funciona cuando aparece en la biblioteca de archivos que eligió, se abre en un registro desde Files y se guarda de vuelta en ese registro con sus campos y su firma completados.