Quién lo usa: los administradores habilitan la función; después, se aplica a los presupuestos nuevos de la cuenta. Disponibilidad: para usuarios que integran QuickBooks Online o QuickBooks Desktop. Funciona tanto en la web como en la aplicación móvil.Una factura de depósito automática es una factura aparte que FieldPulse genera para un depósito cobrado, de modo que el depósito se sincroniza con QuickBooks como pasivo y no como ingreso. Así, el depósito no se suma a sus ingresos hasta que el trabajo termina, como lo pide la contabilidad en base devengada, y sus reportes de pérdidas y ganancias en base de efectivo se mantienen exactos.
Descripción general
Sin esta función, un depósito cobrado en un presupuesto se aplica a la factura convertida y, una vez que esa factura se sincroniza con QuickBooks, el depósito aparece como dinero ya ganado. Muchos usuarios de FieldPulse piden un depósito antes de comenzar un trabajo y cobran el saldo al terminarlo. Con las facturas de depósito automáticas habilitadas, FieldPulse envía el depósito a una cuenta de pasivo en QuickBooks (dinero que su negocio le debe al cliente) hasta que se realiza el pago final. En resumen, los depósitos no cuentan como ingresos hasta que el proyecto termina y se recibe el pago final. Esta función es compatible con QuickBooks Online y con QuickBooks Desktop.Recorrido en video
Hay disponible un video tutorial del flujo de facturas de depósito automáticas*. (https://www.loom.com/share/bc0861983ab8412a83dc9360252dd11f (en inglés))*Antes de comenzar
- Tenga activa una integración con QuickBooks Online o con Cómo sincronizar con QuickBooks Desktop.
- Primero, cree en QuickBooks su cuenta o cuentas de pasivo. La partida de depósito debe estar vinculada a una cuenta de pasivo, y esa cuenta debe existir en QuickBooks antes de que usted habilite esta función.
- Tenga listo en su lista de artículos un artículo de depósito del cliente que represente el depósito.
Habilitar las facturas de depósito automáticas
- Vaya a Company Settings > Estimates & Invoices > QuickBooks (presupuestos y facturas).
- Active Enable Automatic Deposit Invoices (habilitar facturas de depósito automáticas).
- Seleccione en su lista de artículos el artículo de depósito del cliente que designó (vinculado a una cuenta de pasivo creada en QuickBooks). Aquí solo se puede seleccionar un artículo.
- Seleccione Save (guardar) en la esquina superior derecha.
Cómo funcionan las dos facturas
Cuando usted solicita un depósito en un presupuesto, ya sea en persona o enviando un enlace dinámico, y el depósito es de menos del 100% del total del presupuesto, FieldPulse genera automáticamente dos facturas:Marcar un depósito
Una vez habilitada la función, cada presupuesto nuevo muestra un botón Deposit (depósito). Selecciónelo, marque un pago por menos del total del presupuesto y guarde: esto activa la creación automática de la factura de depósito y la factura final. Solo puede activar este flujo desde el botón Deposit una vez por presupuesto.
Notas y limitaciones
- El porcentaje del depósito siempre se calcula sobre el subtotal del presupuesto.
- El artículo de depósito designado siempre debe ser no gravable.
- La partida de depósito debe estar vinculada a una cuenta de pasivo, creada en QuickBooks antes de habilitar la función.
- El Activity Log (registro de actividad) del presupuesto guarda quién marcó un depósito y el monto.
- Si el presupuesto está vinculado a un trabajo, tanto la factura de depósito como la factura final se vinculan a ese mismo trabajo. Cree el presupuesto desde el registro del trabajo o servicio para que esto ocurra automáticamente.
Preguntas frecuentes
¿Cualquier usuario de FieldPulse puede usar las facturas de depósito automáticas? No. Esta función solo está disponible para usuarios que integran QuickBooks Desktop o QuickBooks Online. Cuando se marca manualmente un depósito en un presupuesto en campo, ¿FieldPulse guarda un registro de quién recibió el depósito? Sí. El Activity Log del presupuesto refleja el marcado manual del depósito, incluidos el usuario que lo marcó y el monto. Si un presupuesto está vinculado a un trabajo, ¿las dos facturas (de depósito y final) se vinculan automáticamente a ese mismo trabajo cuando se crean? Sí. La mejor práctica es crear su presupuesto desde el registro del trabajo o servicio para que las dos facturas se vinculen automáticamente.Artículos relacionados
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