Configuración de cuentas de ventas por cliente y por trabajo en Xero

Quién lo usa: un administrador activa y configura la opción de cuenta de ventas predeterminada. Disponibilidad: requiere una cuenta de Xero conectada; la integración de FieldPulse con Xero solo está disponible para clientes en Australia y Nueva Zelanda.

Una cuenta de ventas predeterminada por cliente o por trabajo le permite asignar una cuenta de ventas específica de Xero a un cliente o a un trabajo en particular, para que los ingresos de distintos tipos de clientes o de servicios lleguen automáticamente a la cuenta correcta en Xero. Actívela una sola vez, defina la cuenta en el cliente o en el trabajo, y todos los presupuestos y facturas nuevos de ese cliente o trabajo la usarán, sin que tenga que elegir la cuenta manualmente cada vez. <Note> Siempre consulte a su contador antes de cambiar la estructura de sus cuentas de ventas o sus cuentas de ventas de Xero. Una configuración incorrecta puede afectar sus reportes financieros. </Note>

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Descripción general

La cuenta de ventas predeterminada sigue una jerarquía, de la más general a la más específica. La configuración más específica siempre tiene prioridad: Esto le da control sobre cómo se dividen sus ingresos y mantiene organizada la estructura de su contabilidad, algo útil cuando trabaja con distintos tipos de clientes (residenciales frente a comerciales) o de servicios (mantenimiento frente a construcción) y desea que cada fuente de ingresos se reporte por separado en Xero.

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Recorrido en video

Hay un recorrido en Loom incrustado en el artículo original, y es fundamental para esta función. Confirme que el video se haya migrado e incrustado aquí: https://www.loom.com/share/3e2d3171882143dcbb9e542c304c3237 (en inglés).

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Antes de comenzar

• Confirme que su integración con Xero esté conectada. Consulte Cómo sincronizar con Xero.
• Hable con su contador sobre qué cuenta de ventas debe corresponder a cada cliente o tipo de servicio antes de hacer cualquier cambio.
• Primero, configure en Xero las cuentas de ventas que planea usar.

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Configuración paso a paso

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Activar la opción

1. Vaya a Company Settings (configuración de la empresa).
2. Seleccione Features & Plug-Ins > Xero > Settings (funciones y complementos > Xero > configuración).
3. Cambie el interruptor Enable Customer & Job-Level Default Sales Account (habilitar la cuenta de ventas predeterminada por cliente y por trabajo) a ON (activado).

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Definir una cuenta de ventas predeterminada en un cliente

En cada registro de cliente, busque el campo Default Sales Account for Estimates and Invoices (cuenta de ventas predeterminada para presupuestos y facturas) y seleccione una cuenta. Todos los presupuestos y facturas de ese cliente usan esta cuenta, a menos que se haya definido otra a nivel de trabajo.

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Definir una cuenta de ventas predeterminada en un trabajo

Al crear un registro de Job (trabajo) o de Job Template (plantilla de trabajo), seleccione el campo Default Sales Account for Estimates and Invoices. Todos los presupuestos y facturas creados a partir de ese trabajo usan la cuenta seleccionada. <Note> Las cuentas de ventas a nivel de trabajo tienen prioridad sobre ambas configuraciones predeterminadas: la del cliente y la de la empresa. </Note>

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Reportes

Una vez activada la opción, aparece la columna Default Sales Account for Estimates & Invoices (cuenta de ventas predeterminada para presupuestos y facturas) en sus reportes de clientes y de trabajos, para que pueda dar seguimiento a los clientes y los trabajos, y filtrarlos, según su cuenta de ventas asociada.

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Referencia de configuración

<Note> Esta función solo se aplica a los presupuestos y facturas nuevos creados después de activar la configuración predeterminada por cliente o por trabajo. FieldPulse no actualiza de forma retroactiva la cuenta de ventas de los presupuestos ni de las facturas existentes, sin importar su estado. La configuración predeterminada se aplica a partir del momento en que usted activa la función. </Note>

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Su configuración funciona cuando activa el interruptor, define una cuenta de ventas en un cliente o un trabajo, el siguiente presupuesto o factura que crea para ese cliente o trabajo se registra en esa cuenta en Xero y la nueva columna muestra la cuenta en sus reportes de clientes y de trabajos.