Quién lo usa: un administrador revisa y corrige los problemas de sincronización. Disponibilidad: requiere una cuenta de Xero conectada; la integración de FieldPulse con Xero solo está disponible para clientes en Australia y Nueva Zelanda.Después de sincronizar con Xero, si algunos registros no se transfirieron, revise cuatro áreas en orden: clientes, partidas, facturas y, por último, la configuración general de Xero. Los registros se sincronizan en ese mismo orden (primero los clientes, luego las partidas y después las facturas), así que un problema de formato al principio de la cadena detiene todos los pasos posteriores. Corregirlos en otro orden no funciona: empiece por los clientes.
Descripción general
El orden importa por esta razón: en FieldPulse, los registros de clientes se sincronizan primero, luego las partidas y después las facturas. Una factura no se puede sincronizar hasta que sus partidas y su cliente se hayan sincronizado. Por eso, cuando falta una factura en Xero, la causa real suele ser un problema anterior con un cliente o una partida. Revise cada área de abajo en orden y vuelva a verificar la sincronización después de cada corrección.Antes de comenzar
- Confirme que la integración esté conectada. Consulte Cómo sincronizar con Xero.
- Tenga abiertas su cuenta de Xero y la página Item List (lista de artículos) de FieldPulse para poder corregir los registros en cualquiera de los dos sistemas.
- Trabaje de arriba hacia abajo (clientes, luego partidas, luego facturas y, por último, la configuración general) y no se salte ningún paso.
1. Clientes
Revise primero los registros de clientes, ya que todo lo que sigue depende de ellos:- Clientes relacionados: se sincronizan con Xero como Groups (grupos). Para que la sincronización funcione sin problemas, los clientes relacionados en FieldPulse deben coincidir con los clientes del grupo correspondiente en Xero.
- Varios contactos: solo los primeros 5 contactos de un cliente de FieldPulse se sincronizan con Xero (es un límite de Xero). Solo puede agregar varios contactos a un cliente de FieldPulse cuando la sincronización con Xero está activada, así que confirme que esté activada antes de agregarlos.
- Clientes duplicados: los duplicados en FieldPulse causan problemas de sincronización, así que elimínelos o archívelos. Los registros duplicados en Xero tampoco se sincronizan. Si un cliente no se sincroniza de Xero a FieldPulse, no lo vuelva a crear manualmente en FieldPulse: no se sincronizará de regreso con Xero porque tiene el mismo nombre.
- Direcciones de correo faltantes: una lista de contactos de Xero a la que le faltan direcciones de correo causa problemas. Corríjalas una por una, o exporte su lista de clientes y agregue correos provisionales (por ejemplo, test1@gmail.com) en los campos vacíos.
- Eliminación de contactos: eliminar contactos de forma masiva desde un registro de cliente de FieldPulse no se sincroniza con Xero. Para quitar un contacto de ambos sistemas, elimine cada contacto por separado en FieldPulse, ya que Xero no permite eliminar contactos de forma masiva.
2. Partidas
Las partidas son la causa más común de los problemas de sincronización. Revise cada una:- SKU: esta es la revisión más importante y la causa más probable. Xero exige un SKU en cada partida, que contenga solo números o letras (sin símbolos). Los artículos sin SKU no se sincronizan, y las facturas que los incluyan tampoco. Revise sus artículos en la lista de artículos de FieldPulse y confirme que cada uno tenga un SKU sin símbolos.
- Tasas de impuesto: en Xero, cada partida tiene su propia tasa de impuesto; FieldPulse usa una sola tasa de impuesto para todas las partidas. Si la tasa de impuesto de una partida en Xero no coincide con su tasa de impuesto de FieldPulse, la partida no se sincroniza, y tampoco las facturas que la incluyan. Ajuste las tasas de impuesto de las partidas en Xero para que coincidan y asegúrese de que GST esté marcado en todas las partidas.
- Nombre de la partida: use un nombre único sin decimales ni símbolos. No debe coincidir con el nombre de ninguna de sus categorías de Products & Services (productos y servicios) en Xero.
- Precio: los artículos negativos (por ejemplo, -$10) se sincronizan con Xero y reducen el total de la factura. Un artículo de $0 hace que falle la sincronización; cámbielo a $1 para resolverlo.
- Descripción: tiene un mínimo y un máximo de caracteres. El cuadro de descripción se muestra en rojo cuando no hay suficiente texto y en verde cuando sí lo hay. Use una descripción única que cumpla el mínimo, solo con texto y signos de puntuación normales.
- Dependencia de las facturas: para que las facturas se sincronicen, sus partidas deben estar sincronizadas con Xero, al igual que el registro del cliente. Si una factura está detenida, verifique primero que ambas dependencias se hayan sincronizado.
- Venta y compra: en Xero, vaya a Business > Products & Services (negocio > productos y servicios). Edite cada artículo para que Purchase items (artículos de compra) no esté seleccionado y solo I sell items (vendo artículos) esté seleccionado.
- Coincidencia de cuentas: confirme que las cuentas Sales account (cuenta de ventas) y GST account (cuenta de GST) de Xero coincidan con las configuradas en FieldPulse.
3. Facturas
Cuando los clientes y las partidas estén en orden, revise las facturas:- Estado de la factura: las facturas se sincronizan con Xero solo cuando alcanzan el estado Invoiced (facturada), es decir, después de que selecciona Finalize (finalizar). Las facturas en estado Invoice draft (borrador de factura) no se sincronizan.
- Fecha: Xero exige una fecha en la factura. Actualice el campo de fecha para que la factura se sincronice.
- Facturas de $0: una factura no puede ser de $0; debe ser de al menos $1 para sincronizarse.
4. Configuración general de Xero
Si los registros siguen sin sincronizarse después de revisar las tres áreas anteriores, revise la configuración de Xero:- Integraciones de terceros: asegúrese de que Xero no tenga conectada ninguna otra integración de terceros, ya que causan duplicados o bloquean la sincronización.
- Aplicaciones conectadas: desconecte cualquier software que haya sincronizado antes con Xero en Settings > Connected apps (configuración > aplicaciones conectadas) de Xero.
- Formato de las cuentas de ventas y de GST: si el nombre de su cuenta de ventas o de su cuenta de GST predeterminada tiene dos guiones, “rompe” la sincronización; por ejemplo, 201-302 -Sales no se sincroniza. Quite el segundo guion: 201-302 Sales.
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