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Quién lo usa: los administradores, ya que importar datos y volver a crear la configuración de su cuenta en Company Settings (configuración de la empresa) requiere acceso de administrador. Disponibilidad: todas las regiones.
Esta guía le ayuda a pasar sus datos y su forma de trabajar de FieldEdge a FieldPulse. Ambas plataformas están pensadas para los oficios técnicos y comparten la misma estructura básica —trabajos, despacho, precios de tarifa fija, contratos de mantenimiento y reportes—, así que la mayor parte del cambio consiste en aprender los nombres nuevos de lo que ya hace y volver a crear su configuración una sola vez.

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Descripción general

FieldEdge y FieldPulse cubren los mismos procesos principales: trabajos, despacho, precios de tarifa fija, contratos de mantenimiento y reportes. La terminología cambia en algunas áreas clave, y la referencia de terminología de más abajo muestra todas las equivalencias. La migración tiene tres partes: importar sus datos existentes (clientes y artículos), volver a crear la configuración de su cuenta (usuarios, flujos de trabajo y opciones de configuración) y aprender dónde se encuentra cada tarea del día a día en FieldPulse.

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Antes de comenzar

  • Exporte sus datos de FieldEdge: exporte su lista de clientes y su catálogo de artículos y precios a Excel, Google Sheets o CSV con las herramientas de exportación de FieldEdge; los pasos exactos para exportar varían según el plan de FieldEdge y no se explican aquí. Tenga a la mano sus órdenes de trabajo abiertas, presupuestos y contratos para consultarlos durante la configuración.
  • Prepare la importación: FieldPulse importa sus datos con sus propias herramientas de importación, no mediante una conexión directa con FieldEdge. Antes de empezar, revise Cómo importar datos a FieldPulse y Cómo importar clientes.
  • ¿Es nuevo en FieldPulse? Comience con Le damos la bienvenida a FieldPulse para conocer la plataforma.

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Referencia de terminología

Así se corresponde la terminología de FieldEdge con la de FieldPulse. Use esta tabla como guía de equivalencias mientras configura FieldPulse y mientras su equipo aprende la nueva forma de trabajar.

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Importe sus clientes y artículos

Pase su base de clientes y su catálogo de artículos a FieldPulse con las herramientas de importación antes de empezar a crear trabajos.
  1. Importe su lista de clientes. Siga las instrucciones de Cómo importar clientes para descargar la plantilla de importación masiva, llenarla con la exportación de clientes de FieldEdge, verificar los registros y subirla.
  2. Importe sus artículos. Arme su Item List importando sus productos (los Parts de FieldEdge) con la plantilla de importación de artículos. Consulte Cómo importar su lista de artículos.
  3. Si sincroniza FieldPulse con QuickBooks, no importe clientes ni artículos: la sincronización pasa automáticamente a FieldPulse tanto sus clientes como sus artículos.

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Vuelva a crear la configuración de su cuenta

Siga estos pasos en orden. Los usuarios, las etiquetas y los flujos de trabajo deben estar listos antes de crear trabajos.

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Usuarios y equipos

  1. Agregue a los miembros del equipo en Company Settings > User Accounts (cuentas de usuario). Cree cada usuario y asígnele un rol: administrador (equivale a Admin en FieldEdge), gerente de equipo (equivale a Manager, Dispatcher o CSR), agente de servicio (equivale a Technician) o agente limitado (solo usa la aplicación móvil).
  2. Cree equipos en Company Settings > User Accounts > Teams (equipos). Vuelva a crear sus Crews de FieldEdge como equipos y asigne usuarios a cada uno.

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Flujos de estados personalizados

  1. Vuelva a crear sus estados de trabajo en Company Settings > Jobs > Custom Status (trabajos, estado personalizado); por ejemplo, Pending, Traveling, Working y Completed. Configure activadores de notificaciones en los estados que envían comunicaciones al cliente, en especial el estado Traveling / On The Way para las notificaciones de hora estimada de llegada.
  2. Defina los estados de presupuesto en Company Settings > Estimates & Invoices > Estimate Custom Status (presupuestos y facturas, estado personalizado de presupuestos) y configure activadores de notificaciones donde sea necesario.
  3. Defina los estados de factura en Company Settings > Estimates & Invoices > Invoice Custom Status (estado personalizado de facturas) y configure los estados y las notificaciones.

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Configuración empresarial y financiera

  1. Ingrese la información de su empresa en la pestaña Company Settings > General (nombre, logotipo e información de contacto).
  2. Defina una tasa de impuesto predeterminada en Company Settings > Estimates & Invoices > General, o active las tasas de impuesto automáticas en Company Settings > Features & Plug-Ins (funciones y complementos).
  3. Cree plantillas de presupuesto desde la pestaña Estimates (presupuestos), en Sales (ventas). Vaya a Templates > New Estimate (plantillas, nuevo presupuesto).
  4. Cree plantillas de factura desde la pestaña Invoices (facturas), en Sales: Templates > New Invoice (nueva factura).
  5. Active el procesamiento de pagos en Company Settings > Features & Plug-Ins > FieldPulse Payments e inicie su solicitud.

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Cree y despache un trabajo

Cree un trabajo como creaba las órdenes de trabajo en FieldEdge y luego despáchelo desde la agenda.
  1. Vaya a Jobs > Create Job (crear trabajo) y busque a su cliente. Si el cliente todavía no existe, créelo primero en Customers (clientes).
  2. Complete el título y las notas del trabajo.
  3. Asigne un usuario o un equipo y defina una fecha y una hora. Use Find Availability (buscar disponibilidad) para ver los horarios libres antes de programar.
  4. Aplique las Tags (etiquetas) que correspondan: equivalen a los campos de categoría de trabajo de FieldEdge.
  5. Guarde el trabajo. El trabajo aparece en Dispatch View y en la agenda del técnico asignado.
Para agregar otra visita al mismo trabajo sin crear un registro nuevo, abra el trabajo y agregue una Site Visit (visita al sitio). Vea el recorrido en video sobre cómo crear un trabajo (en inglés) para ver estos pasos en FieldPulse. Los pasos escritos de arriba bastan por sí solos.
Para ver el proceso completo de los trabajos, consulte Cómo crear un trabajo.

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Envíe un presupuesto

Cree y envíe un presupuesto en lugar de una cotización de FieldEdge, incluidos los precios Good-Better-Best.
  1. Abra el registro del cliente o del trabajo, vaya a la pestaña Estimates y seleccione New Estimate.
  2. Agregue partidas de su Item List.
  3. Para presentar varias opciones de precio (Good-Better-Best), agregue Estimate Options (opciones de presupuesto): cada opción tiene sus propias partidas y su propio precio. Para ventas adicionales que el cliente puede seleccionar por su cuenta, use Add-On Options (opciones de complementos).
  4. Envíe el presupuesto por correo. Su cliente recibe un enlace para ver y aprobar el presupuesto, y el estado del presupuesto cambia automáticamente a Accepted (aceptado) cuando el cliente lo aprueba.
Para convertir un presupuesto aprobado en factura, abra el presupuesto y seleccione Convert to Invoice (convertir en factura). Vea el recorrido en video sobre los presupuestos (en inglés) para ver estos pasos en FieldPulse.
Para ver el proceso completo de los presupuestos, consulte Cómo crear un presupuesto.

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Finalice y cobre el pago

En FieldEdge, la finalización se hace en la orden de trabajo y envía el registro a QuickBooks. En FieldPulse, la finalización se hace en la factura.
  1. Abra la factura y seleccione Finalize Invoice (finalizar factura). Al finalizarla, la factura puede quedar bloqueada, queda lista para el pago y se activa la sincronización con QuickBooks.
  2. Para cobrar de inmediato, seleccione Payment (pago) y elija tarjeta, ACH, efectivo o cheque.
  3. Para solicitarle el pago a su cliente, seleccione el botón verde Actions (acciones) y luego Send To Customer (enviar al cliente). Con FieldPulse Payments, puede incluir una solicitud de pago con la factura, y su cliente recibe un correo con un enlace para pagar en línea.
Para cobrar un depósito antes de que comience el trabajo, defina el porcentaje o el monto fijo que necesita antes de cobrar o de enviar una solicitud de pago. Vea el recorrido en video sobre cómo cobrar pagos (en inglés) para ver estos pasos en FieldPulse.
Para conocer todas las formas de cobrar, consulte Cómo cobrar pagos: 3 métodos.

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Lo que sus técnicos deben saber

La aplicación móvil de FieldPulse está disponible para iOS y Android y reemplaza la aplicación móvil de FieldEdge. Esto es lo que cambia para los técnicos:
  • Las actualizaciones de estado funcionan igual que en FieldEdge: toque el trabajo y elija el siguiente estado. Si su administrador configuró activadores de notificaciones (por ejemplo, en Traveling u On The Way), las notificaciones se envían automáticamente cuando el técnico actualiza el estado.
  • Para registrar el equipo que está en la ubicación de un cliente, abra el registro del cliente y agregue un Equipo con el modelo, el número de serie, la fecha de instalación y la información de la garantía.
  • Para finalizar y cobrar, abra la factura desde el trabajo, toque Finalizar factura y luego toque Cobrar pago.
  • Para registrar su tiempo, use la pestaña Registros de horas.
  • FieldPulse funciona sin conexión. La aplicación cambia automáticamente al modo sin conexión cuando se pierde la señal y se sincroniza cuando se restablece la conexión.

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Preguntas frecuentes

¿Puedo usar FieldEdge y FieldPulse al mismo tiempo durante el cambio? Sí. Muchos equipos mantienen FieldEdge abierto como referencia y dejan de registrar trabajo nuevo en él cuando terminan de configurar FieldPulse y de importar sus datos. Si necesita ayuda para ordenar los pasos de su puesta en marcha, comuníquese con soporte en support@fieldpulse.com o use el chat de la aplicación. ¿Mis datos se transfieren automáticamente desde FieldEdge? No. FieldPulse importa sus clientes y artículos a partir de plantillas de hoja de cálculo, no mediante una conexión directa con FieldEdge. Consulte Cómo importar datos a FieldPulse.

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Artículos relacionados

Su migración va por buen camino cuando sus clientes y artículos están importados y aparecen como válidos, sus usuarios y flujos de estados están recreados, y puede crear un trabajo, enviar un presupuesto y cobrar un pago en FieldPulse igual que lo hacía en FieldEdge, con los nombres nuevos que le muestra la referencia de terminología.