Cómo migrar de ServiceTitan a FieldPulse

Quién lo usa: los administradores, ya que importar datos y volver a crear la configuración de su cuenta se hace en Company Settings (configuración de la empresa), que requiere acceso de administrador. Disponibilidad: todas las regiones.

Al migrar de ServiceTitan a FieldPulse, sus trabajos, presupuestos y facturas, despacho y reportes pasan a un solo lugar nuevo. Ambas plataformas comparten el mismo modelo básico, así que la mayor parte del cambio consiste en encontrar la equivalencia de los términos, volver a crear su configuración una sola vez y entender los pocos conceptos que funcionan de manera distinta.

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Descripción general

La migración tiene tres partes: importar sus datos existentes (clientes y artículos), volver a crear la configuración de su cuenta (usuarios, flujos de trabajo y opciones de configuración) y aprender dónde se encuentra cada tarea del día a día en FieldPulse. ServiceTitan y FieldPulse usan nombres distintos para muchos de los mismos conceptos: la referencia de terminología de más abajo muestra todas las equivalencias, y la sección de diferencias clave explica los conceptos que funcionan de manera distinta.

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Antes de comenzar

• Exporte sus datos de ServiceTitan. Exporte su lista de clientes y su Pricebook (Services y Materials) a Excel, Google Sheets o CSV. Tenga a la mano sus trabajos abiertos, presupuestos, membresías y la configuración de sus reportes para consultarlos durante el proceso de configuración. Los pasos exactos para exportar varían según el plan de ServiceTitan y no se explican aquí.
• Prepare la importación. FieldPulse importa sus datos con sus propias herramientas de importación, no mediante una conexión directa con ServiceTitan. Antes de empezar, revise Cómo importar datos a FieldPulse y Cómo importar clientes.
• ¿Es nuevo en FieldPulse? Comience con Le damos la bienvenida a FieldPulse para conocer la plataforma.

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Referencia de terminología

ServiceTitan y FieldPulse usan nombres distintos para muchos de los mismos conceptos. Use esta tabla como guía de equivalencias mientras configura su cuenta y mientras su equipo aprende la nueva forma de trabajar.

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Diferencias clave que debe conocer

Algunos conceptos de ServiceTitan funcionan de forma lo bastante distinta en FieldPulse como para que valga la pena entenderlos antes de configurar su cuenta.

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Unidades de negocio

En ServiceTitan, las Business Units son un campo obligatorio en cada trabajo y la base principal de los reportes financieros por departamento y especialidad. En FieldPulse, use etiquetas para categorizar los trabajos por especialidad o departamento (por ejemplo, “Servicio HVAC”, “Instalación HVAC” o “Plomería”). Aplique las etiquetas al crear el trabajo y luego filtre por etiqueta en el panel de reportes personalizados para obtener la misma vista por departamento.

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Tablero de despacho

El Dispatch Board de ServiceTitan es una cuadrícula de pantalla completa que muestra a todos los técnicos y sus citas del día, con asignación mediante arrastrar y soltar y un Job Tray para el trabajo sin programar. El equivalente en FieldPulse es Dispatch View, dentro de la página Schedule, y funciona de la misma manera: puede ver a los técnicos en una cuadrícula de horarios, arrastrar los trabajos sin programar desde Job Queue hasta el calendario y dar seguimiento a los estados de los trabajos en tiempo real. Schedule también tiene Map View (vista de mapa), que muestra en un mapa dónde están los trabajos.

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Presupuestos y seguimiento de oportunidades

ServiceTitan tiene un tipo de registro Opportunities y una pantalla Follow Up para dar seguimiento a los presupuestos no vendidos y convertirlos en ventas. En FieldPulse:

1. Cree estados personalizados de presupuesto en Company Settings > Estimates & Invoices > Estimate Custom Status (presupuestos y facturas, estado personalizado de presupuestos); por ejemplo, “Enviado”, “Requiere seguimiento” o “Rechazado”.
2. Configure cada estado para que envíe automáticamente una comunicación al cliente por correo o SMS cuando el presupuesto pase a ese estado.
3. Filtre los presupuestos por estado en la pestaña Estimates (presupuestos) para atender su lista de seguimiento.

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Estructura del catálogo de precios

El Pricebook de ServiceTitan tiene tipos de artículo separados para Services, Materials y Equipment. En FieldPulse:

• Item List contiene Services y Products: el equivalente de los tipos de artículo Services y Materials de ServiceTitan.
• El Pricebook de FieldPulse es una herramienta de trabajos de tarifa fija con la que usted presenta a sus clientes paquetes de servicio predefinidos como trabajos completos con precios fijos: el equivalente de los Pricebook Services de ServiceTitan.

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Membresías frente a contratos de mantenimiento

Las Memberships de ServiceTitan y los contratos de mantenimiento de FieldPulse cubren el mismo caso de uso: contratos de servicio recurrentes con visitas programadas, facturación y comunicaciones con los clientes. Así se corresponden las partes: Consulte Cómo crear un contrato de mantenimiento para ver el proceso completo.

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Costeo de trabajos

Ambas plataformas tienen costeo de trabajos, pero el desglose es distinto. ServiceTitan registra por separado la mano de obra, los materiales, el equipo, los gastos generales y el pago por desempeño. Job Costing en FieldPulse divide los costos en tres categorías —productos y materiales, mano de obra (de los registros de horas o de los artículos de servicio designados como mano de obra) y comisiones— y ofrece una comparación entre lo proyectado y lo real, al contrastar los presupuestos con las facturas finalizadas. Consulte Cómo configurar el costeo de trabajos.

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Importe sus clientes y artículos

Pase su base de clientes y su catálogo de artículos a FieldPulse con las herramientas de importación antes de empezar a crear trabajos.

1. Importe su lista de clientes. Siga las instrucciones de Cómo importar clientes para descargar la plantilla de importación masiva, llenarla con la exportación de clientes de ServiceTitan, verificar los registros y subirla.
2. Importe sus artículos. Arme su Item List importando sus Services y Products (los Services y Materials del Pricebook de ServiceTitan) con la plantilla de importación de artículos. Consulte Cómo importar su lista de artículos.
3. Omita la importación de clientes y artículos si sincroniza con QuickBooks. Si conecta FieldPulse con QuickBooks, no importe clientes ni artículos por separado: la sincronización pasa automáticamente a FieldPulse tanto sus clientes como sus artículos.

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Vuelva a crear la configuración de su cuenta

Siga estos pasos en orden. Los usuarios, las etiquetas y los flujos de trabajo deben estar listos antes de empezar a crear trabajos.

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Usuarios y roles

1. Agregue a los miembros del equipo en Company Settings > User Accounts (cuentas de usuario). Cree cada usuario y asígnele un rol: administrador (equivale a Admin, Office Manager, Dispatcher o CSR), gerente de equipo (administra un equipo específico), agente de servicio (equivale a Technician) o agente limitado (solo trabaja en campo y ve únicamente los trabajos que tiene asignados). Consulte Detalles de roles y permisos de usuario para ver una comparación completa.
2. Configure los permisos: abra el perfil de cada usuario y ajuste lo que ese usuario puede ver y editar. Los administradores tienen acceso completo de forma predeterminada; los permisos de los agentes de servicio y de los gerentes de equipo se pueden configurar.
3. Defina las tarifas de mano de obra y de comisión en el perfil de cada usuario para llevar un control preciso de los costos y las comisiones en Job Costing y en la pestaña Cost Basis (costo base) de la factura.

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Flujos de estados personalizados

1. Cree en Company Settings > Jobs > Custom Status (trabajos, estado personalizado) el flujo de estados de trabajo que su equipo usaba en ServiceTitan; por ejemplo, Programado, Despachado, En sitio, Completado. Cada estado puede activar comunicaciones automáticas con los clientes.
2. Cree los estados de presupuesto en Company Settings > Estimates & Invoices > Estimate Custom Status (por ejemplo, Enviado, Requiere seguimiento, Aceptado, Rechazado). Configure notificaciones automáticas por correo o SMS para cuando un presupuesto pase a cada estado: esto reemplaza el proceso de seguimiento de Opportunities de ServiceTitan.
3. Configure los estados de factura en Company Settings > Estimates & Invoices > Invoice Custom Status (estado personalizado de facturas), junto con las comunicaciones al cliente asociadas. Consulte Configuración de flujos de estados personalizados para presupuestos y facturas para ver los detalles.

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Configuración empresarial y financiera

1. Ingrese la información de su empresa en Company Settings > General (nombre, logotipo e información de contacto).
2. Defina una tasa de impuesto predeterminada en Company Settings > Estimates & Invoices > General, o active las tasas de impuesto automáticas en Company Settings > Features & Plug-Ins (funciones y complementos).
3. Cree plantillas de presupuesto desde la pestaña Estimates, en Sales (ventas): Templates > New Estimate (plantillas, nuevo presupuesto).
4. Cree plantillas de factura desde la pestaña Invoices (facturas), en Sales: Templates > New Invoice (nueva factura).
5. Active el procesamiento de pagos en Company Settings > Features & Plug-Ins > FieldPulse Payments e inicie su solicitud.

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Funciones para sus clientes

1. Active el portal del cliente en Company Settings > Features & Plug-Ins > Customer Portal. Sus clientes pueden ver sus trabajos, aprobar presupuestos y pagar facturas en línea. Consulte Descripción general del portal del cliente.
2. Active el portal de reservaciones en Company Settings > Features & Plug-Ins > Booking Portal. El portal de reservaciones genera un enlace que puede insertar en su sitio web para que los clientes soliciten servicio: el equivalente de Scheduling Pro. Consulte Configuración del portal de reservaciones.

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Cree un trabajo

Cree un trabajo en lugar de un trabajo de ServiceTitan y registre con etiquetas su Business Unit y su Job Type.

1. Vaya a Jobs > Create Job (crear trabajo) y busque a su cliente. Si el cliente no existe, créelo aquí.
2. Complete el título del trabajo.
3. Asigne un usuario o un equipo y defina una fecha y una hora. Use Find Availability (buscar disponibilidad) para ver los horarios libres de todo su equipo antes de programar.
4. Aplique las etiquetas que correspondan a la categoría del trabajo (por ejemplo, “Servicio HVAC” o “Mantenimiento”). Con las etiquetas registra el equivalente de Business Unit y Job Type.
5. Guarde el trabajo. El trabajo aparece en la agenda del técnico asignado y en Dispatch View.

Para agregar otra visita al mismo trabajo sin crear un registro nuevo, abra el trabajo y agregue una Site Visit: es el equivalente de agregar un Appointment en ServiceTitan. Consulte Cómo agregar visitas al sitio.

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Cree y presente un presupuesto

Cree y presente un presupuesto en lugar de un presupuesto de ServiceTitan, incluidos los precios Good / Better / Best.

1. Abra el registro del cliente o del trabajo, vaya a la pestaña Estimates y seleccione New Estimate.
2. Agregue partidas de su Item List o de su Pricebook.
3. Para presentar varias opciones de precio, use Estimate Options dentro del mismo presupuesto: cada opción puede tener sus propias partidas y su propio precio total.
4. Para ventas adicionales que su cliente puede agregar por su cuenta, use Add-On Options. Estas opciones aparecen como artículos opcionales que su cliente puede seleccionar al ver el presupuesto.
5. Envíe el presupuesto por correo. Su cliente recibe un enlace para verlo y aprobarlo, y el estado del presupuesto cambia automáticamente a Accepted (aceptado) cuando lo aprueba.

Para convertir un presupuesto aprobado en factura, abra el presupuesto y seleccione Convert to Invoice (convertir en factura).

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Cobre un pago

Cobre una factura finalizada en persona o enviando una solicitud de pago.

1. Abra la factura y seleccione Finalize Invoice (finalizar factura) para sacarla del estado Draft (borrador).
2. Para cobrar de inmediato, seleccione Payment (pago) y elija tarjeta, ACH, efectivo o cheque.
3. Para solicitarle el pago a su cliente, seleccione el botón verde Actions (acciones) y luego Send To Customer (enviar al cliente). Con FieldPulse Payments, puede incluir una solicitud de pago con la factura, y su cliente recibe un correo con un enlace para pagar en línea.

Para cobrar un depósito antes de que comience el trabajo, defina el porcentaje o el monto fijo que necesita antes de cobrar o de enviar una solicitud de pago.

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Lo que sus técnicos deben saber

La aplicación móvil de FieldPulse está disponible para iOS y Android. Esto es lo que cambia para los técnicos que vienen de ServiceTitan Mobile:

• Las actualizaciones de estado reemplazan la secuencia de botones Dispatch / Arrive / Complete de ServiceTitan. Toque el trabajo y elija el siguiente estado de su flujo de estados.
• Para crear un presupuesto en campo, abra el trabajo, vaya a la pestaña Estimates y agregue partidas del catálogo de precios o de la lista de artículos. Use las opciones de presupuesto para presentar varios niveles de precios.
• Para registrar el equipo instalado, abra el registro del cliente y agregue un Equipo con el modelo, el número de serie y la fecha de instalación.
• Para cobrar, abra la factura desde el trabajo y toque Pago. Elija tarjeta, ACH, efectivo o cheque.
• Para registrar su tiempo, use la pestaña Registros de horas.
• FieldPulse funciona sin conexión. La aplicación cambia automáticamente a Descripción general del modo sin conexión cuando se pierde la señal y sincroniza todo en cuanto se restablece la conexión.

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Preguntas frecuentes

¿Puedo usar ServiceTitan y FieldPulse al mismo tiempo durante el cambio? Sí. Muchos equipos mantienen ServiceTitan abierto como referencia y dejan de registrar trabajo nuevo en él cuando terminan de configurar FieldPulse y de importar sus datos. Si necesita ayuda para ordenar los pasos de su puesta en marcha, comuníquese con soporte en support@fieldpulse.com.

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Su migración va por buen camino cuando sus clientes y artículos importados aparecen en FieldPulse, sus usuarios, etiquetas y flujos de estados están recreados, y su equipo puede crear un trabajo, presentar un presupuesto y cobrar un pago igual que en ServiceTitan, con los nombres nuevos que la referencia de terminología le muestra.