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Quién lo usa: los administradores, ya que la importación de datos y la recreación de la configuración de su cuenta se hacen en Company Settings (configuración de la empresa), que requiere acceso de administrador. Disponibilidad: todas las regiones.
Esta guía le ayuda a pasar sus datos y su forma de trabajar de Service Fusion a FieldPulse. Las dos plataformas comparten la misma estructura principal —gestión de clientes, trabajos, presupuestos y facturas, programación y servicios recurrentes— y varias funciones tienen nombres iguales o muy parecidos, así que la mayor parte del cambio consiste en volver a crear su configuración una sola vez y aprender las pocas diferencias.

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Descripción general

La migración tiene tres partes: importar sus datos existentes (clientes y artículos), volver a crear la configuración de su cuenta (usuarios, flujos de trabajo, niveles de precios y opciones de configuración) y aprender dónde se encuentra cada tarea del día a día en FieldPulse. FieldPulse importa sus datos con sus propias herramientas de importación, no mediante una conexión directa con Service Fusion, y la referencia de terminología de más abajo muestra la equivalencia en FieldPulse de cada término de Service Fusion.

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Antes de comenzar

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Referencia de terminología

Así se corresponden los términos de Service Fusion con los de FieldPulse. Use esta tabla como guía de equivalencias mientras configura FieldPulse y mientras su equipo aprende la nueva forma de trabajar.

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Importe sus clientes y artículos

Pase su base de clientes y su catálogo de artículos a FieldPulse con las herramientas de importación antes de empezar a crear trabajos.
  1. Importe su lista de clientes. Siga las instrucciones de Cómo importar clientes para descargar la plantilla de importación masiva, llenarla con la exportación de clientes de Service Fusion, verificar los registros y subirla.
  2. Importe sus artículos. Arme su Item List importando sus servicios y productos con la plantilla de importación de artículos que se describe en Cómo importar su lista de artículos. Use como referencia las exportaciones del Service Catalog y del Product Catalog de Service Fusion.
Si sincroniza FieldPulse con QuickBooks, no importe clientes ni artículos: la sincronización pasa automáticamente a FieldPulse tanto sus clientes como sus artículos. Consulte Descripción general de QuickBooks Online.

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Vuelva a crear la configuración de su cuenta

Siga estas subsecciones en orden. Los usuarios y los flujos de trabajo deben estar listos antes de empezar a crear trabajos.

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Usuarios y equipos

  1. Agregue a los miembros del equipo en Company Settings > User Accounts (cuentas de usuario). Cree cada usuario y asígnele un rol: administrador (acceso completo), gerente de equipo (administra un equipo), agente de servicio (técnico de campo) o agente limitado (solo usa la aplicación móvil y ve únicamente los trabajos que tiene asignados). Consulte Cómo agregar usuarios nuevos.
  2. Cree equipos en Company Settings > User Accounts > Teams. Arme las mismas agrupaciones que tenía en sus Crews de Service Fusion y asigne usuarios a cada equipo. Consulte Cómo crear un equipo.
  3. Configure los permisos: abra el perfil de cada usuario y ajuste lo que ese usuario puede ver y editar.

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Flujos de estados personalizados

  1. Cree los estados de trabajo en Company Settings > Jobs > Custom Status (trabajos, estado personalizado) para que coincidan con los estados que su equipo usaba en Service Fusion. Para cada estado que active una comunicación con el cliente (como On The Way o Completed), configure un disparador automático de correo o SMS en Company Settings > Customer Communications > Automatic Triggers (comunicaciones con clientes, disparadores automáticos); consulte Configuración de disparadores automáticos de comunicaciones.
  2. Cree los estados de presupuesto en Company Settings > Estimates & Invoices > Estimate Custom Status (presupuestos y facturas, estado personalizado de presupuestos) y configure disparadores de notificación donde los necesite.
  3. Cree los estados de factura en Company Settings > Estimates & Invoices > Invoice Custom Status (estado personalizado de facturas) y configure los estados y las notificaciones. Consulte Configuración de flujos de estados personalizados para presupuestos y facturas.

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Niveles de precios

  1. Active los niveles de precios en Company Settings > Features & Plug-Ins > Price Tiers (funciones y complementos, niveles de precios).
  2. Agregue un nivel para cada categoría de precios que usaba en Service Fusion (por ejemplo, Member Rate, VIP o Mayoreo). Configure cada nivel como un porcentaje fijo de descuento o de sobreprecio.
  3. Asigne los niveles a los clientes: abra el registro de cada cliente y defina su Price Tier. El nivel se aplica automáticamente a todas las partidas de los presupuestos, las facturas y los trabajos de tarifa fija de ese cliente. Consulte Configuración de los niveles de precios.

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Configuración empresarial y financiera

  1. Ingrese la información de su empresa en la pestaña Company Settings > General (nombre, logotipo e información de contacto).
  2. Defina una tasa de impuesto predeterminada en Company Settings > Estimates & Invoices > General, o active las tasas de impuesto automáticas en Company Settings > Features & Plug-Ins.
  3. Cree plantillas de presupuesto desde la pestaña Estimates (presupuestos) de la sección Sales (ventas). Luego vaya a Templates > Create Estimate (plantillas, crear presupuesto).
  4. Cree plantillas de factura desde la pestaña Invoices (facturas) de la sección Sales. Luego vaya a Templates > Create Invoice (crear factura). Consulte Configuración de plantillas de presupuestos y facturas.
  5. Active el procesamiento de pagos en Company Settings > Features & Plug-Ins > FieldPulse Payments e inicie su solicitud. Consulte Configuración de FieldPulse Payments.

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Funciones para sus clientes

  1. Active el portal del cliente en Company Settings > Features & Plug-Ins > Customer Portal. A diferencia del portal de Service Fusion, el portal del cliente de FieldPulse (Descripción general del portal del cliente) permite pagar facturas directamente.
  2. Active el portal de reservaciones en Company Settings > Features & Plug-Ins > Booking Portal. El portal de reservaciones genera un enlace que puede insertar en su sitio web para que sus clientes soliciten servicio, y reemplaza la función de solicitudes de servicio del Customer Web Portal de Service Fusion. Consulte Configuración del portal de reservaciones.

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Cree y despache un trabajo

Cree un trabajo como lo hacía en Service Fusion y luego despáchelo desde la agenda.
  1. Cree el trabajo. Vaya a Jobs > Create Job (trabajos, crear trabajo) y busque a su cliente. Si el cliente todavía no existe, créelo primero en Customers (clientes).
  2. Complete los detalles del trabajo. Ingrese el título del trabajo y aplique etiquetas para la categoría del trabajo (por ejemplo, Reparación o Instalación). Asigne un usuario o un equipo y defina una fecha y una hora. Use Find Availability (buscar disponibilidad) para ver los horarios libres antes de programar.
  3. Guarde el trabajo. El trabajo aparece en la agenda y en la vista de despacho del técnico asignado.
Para agregar otra visita al mismo trabajo sin crear un registro nuevo, abra el trabajo y agregue una Site Visit: es el equivalente de una Additional Site Visit en Service Fusion. Consulte Cómo agregar visitas al sitio.

Recorrido en video: cómo crear y despachar un trabajo en FieldPulse (en inglés)

Para obtener más información sobre cómo crear un registro de trabajo, consulte Cómo crear un trabajo.

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Envíe un presupuesto

Cree y envíe un presupuesto como lo hacía en Service Fusion, incluidos los precios en varios niveles.
  1. Inicie el presupuesto. Abra el registro del cliente o del trabajo, vaya a la pestaña Estimates en la parte superior y seleccione New Estimate (nuevo presupuesto).
  2. Agregue partidas de su Item List. Las dos plataformas usan Estimate Options para ofrecer precios en varios niveles: agregue Estimate Options en FieldPulse igual que lo hacía en Service Fusion.
  3. Agregue ventas adicionales que su cliente puede seleccionar por su cuenta con Add-On Options (opciones de complementos). Consulte Cómo usar opciones y complementos en presupuestos.
  4. Envíe el presupuesto por correo. Su cliente recibe un enlace para ver y aprobar el presupuesto, y el estado del presupuesto cambia automáticamente a Accepted (aceptado) cuando el cliente lo aprueba.
Para convertir un presupuesto aceptado en factura, abra el presupuesto y seleccione Convert to Invoice (convertir en factura).

Recorrido en video: cómo enviar un presupuesto en FieldPulse (en inglés)

Para obtener más información sobre cómo crear un registro de presupuesto, consulte Cómo crear un presupuesto.

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Cobre un pago

Cobre una factura finalizada en persona o enviando una solicitud de pago.
  1. Finalice la factura. Abra la factura y seleccione Finalize Invoice (finalizar factura) para sacarla del estado Draft (borrador).
  2. Cobre de inmediato: seleccione Payment (pago) y elija tarjeta, ACH, efectivo o cheque.
  3. Solicite el pago a su cliente: seleccione el botón verde Actions (acciones) y luego Send To Customer (enviar al cliente). Con FieldPulse Payments, puede incluir una solicitud de pago con la factura, y su cliente recibe un correo con un enlace para pagar en línea.
Para cobrar un depósito antes de que comience el trabajo, defina el porcentaje o el monto fijo que necesita antes de cobrar el pago o de enviar una solicitud de pago. Consulte Cómo cobrar pagos parciales y por avance.

Recorrido en video: cómo cobrar un pago en FieldPulse (en inglés)

Para obtener más información sobre cómo cobrar pagos, consulte Cómo cobrar pagos: 3 métodos.

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Lo que sus técnicos deben saber

La aplicación móvil de FieldPulse está disponible para iOS y Android y reemplaza la Worker App de Service Fusion; consulte Descripción general de la aplicación móvil para agentes de servicio. Esto es lo que cambia para los técnicos de campo:
  • Las actualizaciones de estado funcionan igual: toque el trabajo y elija el siguiente estado. Si su administrador configuró disparadores de notificación en los estados (como On The Way), esas notificaciones se envían automáticamente cuando el técnico actualiza el estado.
  • Presupuestos en campo: abra el trabajo, vaya a la pestaña Estimates en la parte superior y cree un presupuesto nuevo. Use las opciones de presupuesto para presentar varios niveles de precios igual que lo hacía en la Worker App de Service Fusion.
  • Equipos de los clientes: abra el registro del cliente o del trabajo y agregue un Equipo del cliente con el modelo, el número de serie y la fecha de instalación. Consulte Cómo administrar activos.
  • Pagos: abra la factura desde el trabajo y toque Pago. Elija tarjeta, ACH, efectivo o cheque.
  • Registro de tiempo: registre su tiempo manualmente en la pestaña Registros de horas. Consulte Cómo usar el registro de horas de empleados.
  • Trabajo sin conexión: FieldPulse funciona sin conexión. La aplicación cambia automáticamente a Descripción general del modo sin conexión cuando se pierde la señal y sincroniza todo cuando se restablece la conexión.

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Preguntas frecuentes

¿Puedo usar Service Fusion y FieldPulse al mismo tiempo durante el cambio? Sí. Muchos equipos mantienen Service Fusion abierto como referencia y dejan de registrar trabajo nuevo en él cuando terminan de configurar FieldPulse y completan la importación de datos. Si necesita ayuda para ordenar los pasos de su puesta en marcha, comuníquese con soporte en support@fieldpulse.com o por el chat de la aplicación. ¿Mis datos se transfieren automáticamente desde Service Fusion? No. FieldPulse importa sus clientes y artículos a partir de plantillas de hoja de cálculo, no mediante una conexión directa con Service Fusion. Consulte Cómo importar datos a FieldPulse.

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Artículos relacionados

Su migración va por buen camino cuando sus clientes y artículos están importados y se muestran correctamente, sus usuarios, niveles de precios y flujos de estados están recreados, y puede crear un trabajo, enviar un presupuesto y cobrar un pago en FieldPulse igual que lo hacía en Service Fusion, con los nombres nuevos que la referencia de terminología le indica.