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Quién lo usa: administradores y gerentes de equipo; agentes de servicio, para sus propios trabajos; no los agentes limitados. Lo controla el permiso Create & edit Jobs (crear y editar trabajos). Disponibilidad: todas las regiones.
Un trabajo es el registro que une a un cliente, a su equipo y un horario programado. Créelo desde su escritorio en la aplicación web o en campo con la aplicación móvil; en ambos casos, el mismo registro reúne al cliente, al equipo, la fecha y todas las notas del trabajo.

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Descripción general

Crear un trabajo sigue los mismos pasos en la web y en la aplicación móvil: vincule un cliente, póngale título al trabajo, asigne a su equipo, defina la fecha y la hora, y luego agregue los detalles que el trabajo necesite. Al guardar, FieldPulse notifica a los miembros del equipo asignados y el trabajo aparece en sus agendas.

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Antes de comenzar

  • Vincule un cliente a cada trabajo. Si el trabajo no tiene un cliente al cual vincularlo, cree una tarea en su lugar; consulte Cómo crear una tarea.
  • Para comenzar un trabajo a partir de un diseño guardado en lugar de un formulario en blanco, cree primero ese diseño; consulte Configuración de plantillas de trabajo.

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En la web

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Abra un registro de trabajo nuevo

  1. En el menú de la izquierda, seleccione Work (operaciones) y luego Jobs (trabajos).
  2. Seleccione Create Job (crear trabajo).
  3. Para comenzar a partir de un diseño guardado, seleccione Import Template (importar plantilla) en la parte superior del registro de trabajo nuevo. Consulte Cómo usar una plantilla de trabajo.
La página Jobs con Jobs resaltado debajo de Work en el menú de la izquierda y el botón verde Create Job resaltado encima de la lista de trabajos

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Vincule al cliente y póngale título al trabajo

  1. En Customer Name (nombre del cliente), seleccione un cliente existente o cree uno nuevo.
  2. Elija el Contact (contacto) para el trabajo. La pestaña Location Contacts (contactos de la ubicación) muestra los contactos vinculados a la ubicación donde trabajará, y All Customer Contacts (todos los contactos del cliente) muestra todos los contactos del cliente vinculado.
  3. En Job Title/Description (título o descripción del trabajo), ingrese una descripción del trabajo que se va a realizar.
  4. Si el trabajo lo necesita, agregue un subtítulo en Job Subtitle (subtítulo del trabajo). El subtítulo no puede tener más de 150 caracteres.
El formulario Create Job con Customer Name completado y, debajo, el campo Contact abierto con las pestañas Location Contacts y All Customer Contacts
Los campos Job Title/Description y Job Subtitle resaltados en el formulario Create Job, con los valores Toilet Install y Main level - half bath

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Asigne a su equipo

  1. Seleccione el campo Assigned Users To Job (usuarios asignados al trabajo) y elija miembros del equipo individuales, varios miembros del equipo o equipos completos. Cada equipo de la lista tiene su propia opción Select All (seleccionar todo).
  2. Seleccione Save (guardar) para agregar al trabajo a las personas seleccionadas.
La fila de cada técnico en el menú desplegable muestra sus etiquetas asignadas (habilidades, certificaciones e idiomas), para que pueda ver quién está calificado sin salir del menú. El cuadro de búsqueda encuentra coincidencias por nombre o por etiqueta: si escribe una habilidad como “hvac”, aparecen todos los técnicos que tienen esa etiqueta, con la etiqueta coincidente resaltada en su fila. Seleccione Find Availability (buscar disponibilidad) y FieldPulse le sugerirá horarios según sus requisitos de programación y le mostrará qué miembros del equipo están disponibles. Consulte Cómo buscar disponibilidad. El campo Assigned Users To Job con la lista de miembros del equipo abierta, agrupada en Installation Crew y Default Team con una opción Select All para cada uno, y el botón Find Availability resaltado en la esquina superior derecha

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Agregue etiquetas al trabajo

Agregue etiquetas a sus trabajos para organizarlos y asignarles colores, de modo que la agenda se lea fácilmente de un vistazo. Use el campo Job Tags (etiquetas del trabajo) para buscar una etiqueta existente, o escriba una etiqueta nueva y oprima Enter para crearla. Consulte Cómo crear etiquetas personalizadas para trabajos. El campo Job Tags del formulario Create Job con tres etiquetas de colores (Ceramic, Install y Repeat Customer), junto al campo Assigned Users To Job

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Elija un flujo de estados

En el campo Status Workflow (flujo de estados), seleccione uno de los flujos de estados personalizados que creó en Company Settings (configuración de la empresa). El campo busca entre sus flujos guardados mientras escribe. Si necesita ayuda para diseñar un flujo de estados para cada servicio que ofrece, consulte Descripción general del diseño de flujos de estados. El campo Status Workflow con la búsqueda Installation y un menú desplegable con los flujos guardados, entre ellos Extended Timeline, FieldPulse360 Workflow, Lawn Care, Evaluation, Installation y Default Workflow

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Programe el trabajo

  1. En la sección Dates (fechas), complete Date (fecha). Después defina Start Time (hora de inicio) y End Time (hora de finalización). Si el trabajo dura más de un día, seleccione Select Different End Date (seleccionar otra fecha de finalización).
  2. Seleccione Find Availability para abrir una vista de gráfico con las agendas de su equipo y elegir un horario libre.
  3. Revise el resultado de Check scheduling conflicts (verificar conflictos de agenda).
  4. En Customer Arrival Window (horario de llegada para el cliente), defina cuándo puede esperar el cliente a su equipo, y seleccione Insert Job Date/Time (insertar fecha y hora del trabajo) para copiar ahí las horas del propio trabajo. Consulte Configuración de horarios de llegada para el cliente.
FieldPulse le avisa de los conflictos de agenda cuando selecciona una fecha y una hora. Para desactivar esos avisos, desmarque la casilla de conflictos de agenda; la configuración se mantiene para los trabajos futuros. Un horario de llegada reduce el tiempo que los clientes pasan esperando el servicio y se puede usar en las plantillas de comunicación con clientes.
La sección Dates del formulario de trabajo con los campos Date, Start Time y End Time, las opciones Clear Dates, Find Availability y Find By Map, y el resultado de Check scheduling conflicts con el mensaje "You don't have any conflicts."
Los campos de Customer Arrival Window en el formulario de trabajo con una fecha, Start Time de 6:00 AM, End Time de 11:00 AM y la opción Insert Job Date/Time
Para definir el horario laboral de los trabajos de varios días, consulte Configuración del horario laboral para trabajos de varios días.

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Agregue visitas al sitio

Seleccione Add Site Visit (agregar visita al sitio) cuando el trabajo requiera más de una visita. Cada visita conserva su propia fecha, equipo y notas dentro del mismo trabajo. Consulte Cómo agregar visitas al sitio. El botón Add Site Visit en el registro del trabajo

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Agregue notas, archivos y activos

  1. Ingrese todo lo que el equipo necesite saber en el campo Notes (notas) de la sección Notes and Files (notas y archivos).
  2. Adjunte los archivos importantes arrastrándolos al área o seleccionando Upload File (subir archivo).
  3. Vaya a la sección Assets (activos). Seleccione Select Asset (seleccionar activo) para vincular un activo existente al trabajo, o Add Asset (agregar activo) para crear uno nuevo. Consulte Cómo administrar activos.
Los administradores y gerentes de equipo pueden agregar Notes en cualquier registro de trabajo, y los agentes de servicio pueden agregarlas en los trabajos que crean. El agente de servicio agrega Field Notes (notas de campo) mientras atiende el trabajo. En la aplicación web, cada campo Notes incluye un botón Refine (mejorar). Selecciónelo para enviar el texto actual del campo al asistente de Help & Support y describir qué cambio desea. Elija Replace (reemplazar) para sustituir el texto por el resultado, o Add Below (agregar debajo) para conservar su texto original y agregar el resultado debajo. El registro del trabajo no cambia hasta que usted lo guarde.
La sección Notes and Files del formulario de trabajo con la pestaña Notes seleccionada, una nota que dice "Gate code is #1234" y un área Files con una zona para arrastrar y subir archivos y un botón Upload File
La sección Assets en la parte inferior del formulario Create Job, con el campo Assets Assigned to Job y, debajo, los botones Select Asset y Add Asset

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Guarde el trabajo

Seleccione Save Job (guardar trabajo) cuando haya agregado todos los detalles necesarios. Los miembros del equipo asignados reciben una notificación de su nuevo trabajo asignado y el trabajo aparece en sus agendas. El registro guardado del trabajo Toilet Install, con el cliente, la barra del flujo de estados, la fecha y la hora programadas, el horario de llegada para el cliente, el tiempo de traslado, la ubicación, los miembros del equipo asignados, las etiquetas y un mapa de la ubicación del trabajo

Recorrido en video: cómo crear un trabajo en la aplicación web (en inglés)

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En la aplicación móvil

Puede crear un trabajo desde cuatro lugares de la aplicación móvil: el Panel Pulse, la pestaña Agenda, la pestaña Operaciones y la pestaña Clientes. Las capturas de pantalla son de una cuenta que cambió el nombre de los trabajos a Work Orders. Su aplicación muestra el nombre que usa su empresa.

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Comience desde el Panel Pulse

Toque Crear Job cerca de la parte superior del Panel Pulse, o toque Crear debajo de Trabajos de hoy. El Panel Pulse de la aplicación móvil con el mosaico Crear Job resaltado en la fila de accesos directos y el botón verde Crear resaltado en la tarjeta Trabajos de hoy

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Comience desde la pestaña Agenda

Toque Agenda en el menú inferior y luego toque Crear. La Agenda del equipo de la aplicación móvil en la vista de lista por día, con la pestaña Agenda resaltada en el menú inferior y el botón verde Crear resaltado encima de ella

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Comience desde la pestaña Operaciones

  1. Toque Operaciones en el menú inferior.
  2. Toque Acciones para abrir un menú de acciones de operaciones que incluye crear un trabajo, o toque Jobs para ver todos sus trabajos.
  3. En la lista Jobs, toque Acciones para crear un trabajo nuevo.
El menú Operaciones de la aplicación móvil con Proyectos, Work Orders, Subtareas y Contratos de mantenimiento, con Work Orders resaltado y el botón verde Acciones resaltado en la parte inferior
La lista Work Orders del equipo en la aplicación móvil, agrupada por fecha, con una flecha que señala el botón verde Acciones resaltado en la esquina inferior derecha

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Comience desde la pestaña Clientes

  1. Toque Clientes en el menú inferior y luego toque el cliente para abrir su registro.
  2. Toque la pestaña Jobs para ver los trabajos existentes del cliente y luego toque Crear Job. O toque Acciones para abrir un menú de acciones del cliente.
  3. En Acciones disponibles, toque Crear Job.
La lista Mis clientes de la aplicación móvil en la pestaña Todo, con la fila de un cliente resaltada
El registro de un cliente en la aplicación móvil, en la pestaña Work Orders con los trabajos existentes, con el botón Crear Work Order y el botón verde Acciones resaltados
El menú Acciones disponibles en el registro de un cliente de la aplicación móvil, con Crear Work Order resaltado encima de Crear Estimate, Crear factura y las demás acciones disponibles

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Complete los detalles del trabajo

  1. Vincule el Cliente. Use un cliente existente o cree uno nuevo.
  2. Ingrese el Título de Job y, si el trabajo lo necesita, un Subtítulo de Job.
  3. Defina la Ubicación, el Contacto principal y el Flujo de estados del trabajo.
  4. Use el interruptor Notificarme sobre conflictos de agenda, en Verificador de conflictos de agenda, para activar o desactivar los avisos de conflictos.
  5. Defina las fechas y horas de inicio y fin del Horario, y el Horario de llegada para el cliente.
  6. En Asignación, toque Miembros del equipo asignados, elija en la lista Asignar a las personas o los equipos que atenderán el trabajo y luego toque Listo.
  7. Toque + Visita si el trabajo requiere otra visita.
El formulario Crear Work Order de la aplicación móvil con el botón Importar plantilla, el interruptor Guardar como plantilla, la sección General con los campos Cliente, Título de Work Order, Subtítulo de Work Order, Proyecto relacionado, Ubicación, Contacto principal y Flujo de estados, y el interruptor Verificador de conflictos de agenda
El formulario Crear Work Order de la aplicación móvil desplazado hasta los campos de fecha y hora de Horario y Horario de llegada para el cliente, con la sección Asignación debajo y una flecha que señala el enlace + Visita
El selector Asignar a de la aplicación móvil con los miembros del equipo agrupados en Team 1 y Team 2, y un botón Listo en la esquina superior derecha

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Agregue campos personalizados, activos, notas y etiquetas

  1. Complete lo que necesite en Campos adicionales. Son los campos personalizados que su cuenta agregó a los registros de trabajo; consulte Configuración de campos personalizados en los registros de trabajo.
  2. Vincule equipos en Equipos asignados a Job.
  3. Agregue Notas y Notas de campo, y luego agregue Etiquetas con el botón +.
La sección Campos adicionales del formulario de trabajo de la aplicación móvil, con campos personalizados como Membership Tier, Invoice #, Symptom, Service, Special Equipment Needed, Task Completed, Job Status y Task Status
El formulario de trabajo de la aplicación móvil desplazado hasta la sección Equipos con el campo Equipos asignados a Work Order y, debajo, la sección Notas con una nota que dice "Gate code 1234", un campo Notas de campo y un botón verde + para Etiquetas

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Guarde el trabajo

  1. Complete todos los campos obligatorios. El botón Guardar aparece en la esquina superior derecha cuando los campos obligatorios están completos.
  2. Para reutilizar más adelante la configuración de este trabajo, active el interruptor Guardar como plantilla antes de guardar.
  3. Toque Guardar.
Después de guardar, aparece el registro completo del trabajo. Toque Editar en la esquina superior derecha para cambiar el trabajo más adelante, y abra la pestaña Agenda del menú inferior para ver el trabajo nuevo en el calendario.
El formulario Crear Work Order de la aplicación móvil con Título de Work Order completado, una flecha que señala el botón Guardar en la esquina superior derecha y el interruptor Guardar como plantilla subrayado
El registro del trabajo guardado en la aplicación móvil con el título del trabajo, el cliente, los datos de contacto, el estado Sin programar, la ubicación, la asignación, la etiqueta de estado y la nota del trabajo, con una flecha que señala Editar en la esquina superior derecha

Recorrido en video: cómo crear un trabajo en la aplicación móvil (en inglés)

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Preguntas frecuentes

¿Puedo cambiar el número del siguiente trabajo? Sí. Vaya a Company Settings > Jobs > General y defina el campo Next Job # (número del siguiente trabajo). Después de guardar, el siguiente trabajo que se cree usará ese número y la numeración aumentará automáticamente a partir de ahí. ¿Cómo elimino un trabajo u orden de trabajo? FieldPulse no permite eliminar un trabajo de forma permanente, y hay dos formas de quitarlo de su vista activa. Archive el trabajo para conservar el registro para los reportes y ocultarlo de su lista de trabajos activos; para encontrarlo de nuevo, filtre los trabajos con Is Archived (archivado) en Search & Filter (buscar y filtrar). O cambie el trabajo al estado Canceled (cancelado), que forma parte del flujo de estados predeterminado, para que siga visible en los reportes como un resultado distinto.

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¿Necesita más ayuda?

Comuníquese con el equipo de soporte de FieldPulse en support@fieldpulse.com o por medio del chat en la esquina inferior derecha de su pantalla.

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Artículos relacionados

Su trabajo queda creado cuando se guarda sin ninguna advertencia de campos obligatorios, los miembros del equipo asignados reciben su notificación y el trabajo aparece en la agenda correcta con el cliente, el horario de llegada y el equipo ya vinculados.