Quién lo usa: los administradores, ya que los flujos de estados personalizados se crean en Company Settings (configuración de la empresa), que solo puede ver el rol de administrador. Disponibilidad: los flujos de estados personalizados se crean en Company Settings de FieldPulse; los flujos de acciones de estado de ClearPath están incluidos en su suscripción de FieldPulse sin costo adicional.Un flujo de trabajo es la serie de pasos que sigue su empresa para conseguir clientes, prestar sus servicios y cobrar sus pagos. El diseño se hace antes de abrir el editor: usted decide por qué estados pasa un trabajo, quién es responsable de cada estado y qué tiene que ocurrir antes de que el trabajo avance. Si su empresa ofrece varios servicios, diseñe un flujo de trabajo distinto para cada servicio y luego cree cada uno en FieldPulse como un flujo de estados personalizado.
Descripción general
Piense en cómo opera su empresa y qué servicios le generan ingresos. Ya sea que se enfoque en trabajos residenciales o comerciales, el flujo de trabajo es el camino repetible que sigue cada uno de esos servicios desde el primer contacto hasta la factura pagada, plasmado en estados que todo su equipo reconoce. Los estudios indican que las empresas con flujos de trabajo optimizados pueden aumentar sus ingresos hasta en un 20%. Ese aumento suele atribuirse a una mayor productividad, a menos tiempos muertos y a la capacidad de aceptar más servicios y trabajos gracias a procesos repetibles.Para empezar a crear sus flujos de estados personalizados para trabajos en FieldPulse, abra el editor de flujos de estados personalizados.
Cómo funciona
Un flujo de trabajo de servicio en campo se construye sobre cinco pilares, y un flujo completo abarca los cinco. Cada pilar cubre una parte fundamental de su operación, así que use las preguntas de cada uno como lista de verificación mientras define sus estados.
Captación de clientes
- Seguimiento del origen de los prospectos: ¿registra cómo se enteran los clientes de su empresa y de sus servicios? Consulte Cómo dar seguimiento a los orígenes de prospectos.
- Proceso de contacto inicial: ¿qué sucede en cuanto un cliente llama para solicitar un servicio, y cambia esa respuesta según el tipo de servicio que necesita el cliente?
Programación del equipo
- Asignación de servicios: ¿hay servicios que dejaría sin programar o sin asignar al principio?
- Asignación por equipo o individual: ¿asigna los servicios a todo un equipo o a miembros específicos del equipo?
- Seguimiento de especialidades: ¿los miembros de su equipo tienen áreas de especialidad, y cómo lleva el registro de ellas para asignar a la persona más calificada a cada servicio?
Gestión del servicio
- Tareas antes de retirarse: ¿qué quiere que completen los técnicos antes de salir del sitio del servicio?
- Prácticas de documentación: ¿cómo y dónde documentan los técnicos su trabajo en el sitio? Las opciones incluyen formularios personalizados, subtareas, notas del trabajo y comentarios.
Presupuestos y facturas
- Proceso de presupuestos: ¿el presupuesto es una visita aparte, o hace el presupuesto y empieza el trabajo el mismo día?
- Opciones de presupuesto: ¿ofrece presupuestos tradicionales u opciones de tipo “bueno, mejor y óptimo”?
- Requisitos de firma: ¿exige una firma en el presupuesto antes de empezar el trabajo, y esa firma se obtiene en persona o se solicita por correo con un enlace dinámico?
- Uso del catálogo de precios: ¿usa un catálogo de precios para que sus presupuestos sean consistentes?
- Uso de plantillas: en los servicios con materiales y cargos constantes, ¿puede trabajar a partir de una plantilla de presupuesto o de factura?
Cobro de pagos
- Proceso de pago: ¿cómo es el proceso de pago en su empresa, y piensa cobrar en el sitio? FieldPulse Payments cubre ese paso.
- Opciones de financiamiento: ¿ofrece financiamiento a sus clientes mediante Acorn Finance o Wisetack?
- Procedimientos de seguimiento: ¿tiene un proceso de seguimiento para las facturas vencidas?
Qué influye en su flujo de trabajo
Rara vez dos flujos de trabajo son iguales, porque el trabajo detrás de ellos no es el mismo. Tome en cuenta cada uno de estos factores antes de hacer la lista de sus estados.Tipo de servicio
Los pasos de un flujo de trabajo varían según el tipo de servicio que se realiza.- Los servicios de emergencia requieren respuestas rápidas, lo que a menudo significa menos pasos y estados en el flujo de trabajo.
- Los servicios de instalación se organizan en torno a una instalación sistemática, para que cada tarea necesaria se complete en orden.
- Los servicios de mantenimiento estándar están pensados para trabajar a fondo en tareas generales y preventivas, y a la vez son lo bastante flexibles para absorber necesidades de servicio variables y reparaciones imprevistas.
Tamaño y estructura del equipo
- Empresas pequeñas: los miembros del equipo suelen desempeñar varias funciones, lo que permite un ambiente de trabajo ágil. Los flujos de trabajo pueden ser más cortos, pero aun así deben estar bien definidos para que la prestación del servicio sea constante.
- Empresas grandes: estos equipos suelen usar flujos de trabajo más detallados, con roles y responsabilidades bien definidos, y agregan mecanismos de control, como varias etapas de aprobación para presupuestos y facturas.
Objetivos del negocio
Oriente el flujo de trabajo hacia los objetivos más importantes para su empresa.- Satisfacción del cliente: priorice una comunicación efectiva y la prestación puntual del servicio, y establezca procesos de seguimiento que confirmen que el cliente quedó satisfecho.
- Aumentar los ingresos: cree y pruebe flujos de trabajo repetibles y basados en plantillas que agilicen la finalización de los trabajos, aumenten su capacidad de servicio y abran espacio para ventas adicionales y ventas cruzadas, como ofrecer planes de mantenimiento durante una visita de servicio.
- Cumplimiento normativo y seguridad: incluya los pasos que mantienen a la empresa en cumplimiento de las normas y protegen su reputación. Por ejemplo, una empresa de servicios eléctricos puede exigir revisiones de seguridad y documentación obligatorias en cada servicio.
- Eficiencia operativa: defina con claridad los roles y las responsabilidades, use subtareas y formularios personalizados para reducir los retrasos, y cree plantillas de registros de trabajos, presupuestos y facturas vinculadas a servicios específicos.
Cumplimiento normativo
Cada oficio tiene sus propias regulaciones y normas. Su flujo de trabajo debe incluir los pasos que le permiten cumplir con las regulaciones locales, estatales y federales, incluidos los protocolos de seguridad y los requisitos de licencias: la base de su integridad legal y operativa.Complejidad del trabajo
Los proyectos complejos necesitan pasos adicionales de planeación, coordinación y ejecución, mientras que las tareas más sencillas siguen rutas más cortas. Evalúe qué tan complejos son sus trabajos para decidir qué estados y subtareas corresponden al flujo de trabajo.Frecuencia de la comunicación
La comunicación oportuna es clave para un servicio de calidad. Decida en qué puntos del flujo de trabajo se comunica con el cliente, e incluya los pasos de seguimiento que detectan inquietudes antes de que se conviertan en quejas.Inventario y cadena de suministro
La disponibilidad de materiales y equipo afecta el avance de un trabajo. Una buena gestión del inventario reduce los retrasos y, cuando hay que pedir suministros para un trabajo, su flujo de trabajo puede incluir un estado o paso específico para ese pedido.Momento del pago
Saber cuándo y cómo le pagan mantiene un flujo de efectivo predecible. Integre la facturación y el cobro en el propio flujo de trabajo para que el pago sea un paso del proceso y no algo que se deja para después.Qué hace eficaz a un flujo de trabajo
Ineficiencias comunes
Estos son los patrones que, según ha visto el equipo de FieldPulse, vuelven más lentos los flujos de trabajo. Conocerlos de antemano le permite ajustar su proceso mientras todavía lo está diseñando.Cree su flujo de trabajo
- Empiece con un modelo de flujo de trabajo que se parezca al servicio que está definiendo.
- Ajuste los estados para que coincidan con la forma en que su empresa realmente realiza ese trabajo.
- Guarde el resultado como un flujo de estados personalizado en el editor de flujos de estados personalizados.
- Agregue un flujo de acciones de estado de ClearPath para que cada estado le indique al técnico exactamente qué hacer.
Disponibilidad
Los flujos de estados personalizados para trabajos se crean en Company Settings, que solo puede ver el rol de administrador. Los flujos de acciones de estado convierten cada uno de esos estados en instrucciones guiadas para los técnicos. Forman parte de ClearPath, que está incluido en su suscripción de FieldPulse sin costo adicional. Para confirmar si ClearPath está activado en su cuenta, comuníquese con el equipo de FieldPulse en support@fieldpulse.com o a través del chat en la esquina inferior derecha de su pantalla.Preguntas frecuentes
¿Qué beneficio tiene contar con un flujo de trabajo? Los flujos de trabajo contribuyen a un entorno de trabajo más organizado, eficiente y productivo, lo que impulsa el éxito de la empresa. No tiene que transformar su operación de la noche a la mañana: empiece por los tipos de trabajo más comunes o más propensos a errores y cree ahí un flujo de trabajo repetible. Un flujo de trabajo establecido ayuda a su empresa a crecer con confianza, no con caos. ¿Puedo adaptar un flujo de trabajo cuando ya está en curso? Sí. FieldPulse es un sistema flexible, pensado para la realidad de un día ajetreado en campo. Si llega para una reparación general y encuentra un trabajo mucho más grande, que requiere otra visita, un nuevo presupuesto o una factura adicional, puede hacer esos ajustes en el sistema. ¿Puedo cambiar un flujo de trabajo después de empezar a usarlo? Sí. Puede ajustar un flujo de trabajo a mitad de un trabajo. Si una reparación general se convierte en un trabajo más grande que necesita otra visita, un nuevo presupuesto o una factura adicional, haga esos ajustes en FieldPulse a medida que crece el trabajo.¿Necesita más ayuda?
Comuníquese con el equipo de soporte de FieldPulse en support@fieldpulse.com o a través del chat en la esquina inferior derecha de su pantalla.Artículos relacionados
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