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Quién lo usa: un administrador activa la gestión de proyectos en Company Settings (configuración de la empresa); después, cada proyecto se asigna a un equipo, y los comentarios de un proyecto son visibles para todos los miembros de ese equipo. Disponibilidad: todas las regiones. La gestión de proyectos está incluida en la suscripción de FieldPulse y se activa por cuenta: la tarjeta Project Management (gestión de proyectos) de Company Settings > Features & Plugins (funciones y complementos) la indica como incluida.
Algunos servicios no caben en un solo trabajo. Una instalación de varias semanas, un alcance que se factura por etapas, un servicio que abarca varias visitas y varias facturas: si lo registra como un solo trabajo, los detalles empiezan a perderse. Un proyecto lo reúne todo en un solo lugar: cada trabajo, subtarea, presupuesto y factura, archivo y registro de horas vinculado al mismo servicio de larga duración.

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Descripción general

Un proyecto es un registro a largo plazo que agrupa el trabajo relacionado de un mismo cliente. Mientras que un trabajo cubre una sola unidad de trabajo, un proyecto abarca todo el servicio: los trabajos, subtareas, presupuestos, facturas, archivos y registros de horas que conforman una labor grande o de varias semanas. Un trabajo por sí solo puede abarcar varios días, así que recurra a un proyecto cuando el trabajo implique asignaciones complejas durante un periodo más largo o necesite más de una factura antes de terminarse. Para ver una comparación lado a lado de los tres tipos de registro de trabajo, consulte Diferencias entre proyectos, trabajos y visitas al sitio.

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Cómo funciona

Un proyecto está por encima de sus trabajos y reúne todo lo vinculado al mismo alcance de trabajo.
  • Cada proyecto pertenece a un cliente. El registro del proyecto incluye un nombre, una descripción, una ubicación, una fecha de inicio y una de finalización, un estado, un porcentaje completado y un equipo asignado.
  • El estado indica la etapa y el porcentaje completado indica el avance. Un proyecto sigue un Status Workflow (flujo de estados), y su Status (estado) refleja la etapa en la que está el trabajo: Opportunity, Accepted, Planning, In Progress y Pending son los estados que se muestran en las vistas de proyectos. El porcentaje completado es un control deslizante que usted mueve a medida que avanza el trabajo.
  • Los trabajos y las subtareas se crean dentro del proyecto. Cada uno se programa, se asigna y se sigue por separado, sin dejar de estar vinculado al proyecto.
  • Los presupuestos, las facturas, las órdenes de compra, los archivos, los comentarios y los registros de horas se adjuntan al registro del proyecto mediante las pestañas de la parte superior del registro.
  • Las notas de trabajo del proyecto se insertan automáticamente en los trabajos relacionados, de modo que la cuadrilla que abre un trabajo iniciado desde el proyecto ve el mismo contexto.
  • Desde cualquier registro vinculado a un proyecto se puede abrir el resto. Un trabajo, presupuesto, factura, orden de compra o archivo vinculado a un proyecto muestra una pestaña Related Project (proyecto relacionado) que enumera todo lo demás de ese proyecto.

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Antes de comenzar

  • La gestión de proyectos se activa por cuenta. Un administrador abre Company Settings, selecciona Features & Plugins, busca Project Management y selecciona Enable (habilitar). Después, Projects (proyectos) aparece debajo de Work (operaciones) en el menú de la izquierda.
  • Una vez activada la gestión de proyectos, también aparece un área Projects en Company Settings, donde puede agregar sus propios campos a los registros de proyecto; consulte Configuración de campos personalizados en los registros de proyecto.

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En la web

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Encontrar sus proyectos

Los proyectos están debajo de Work en el menú de la izquierda. La página Projects se abre en la vista List (lista), que muestra el número, el nombre, el estado, el rango de fechas, los equipos asignados, el porcentaje completado y el cliente de cada proyecto. La página Projects en la vista List con las columnas de número de proyecto, Project Name, Status, Date Range, Teams, Completion y Customer, y el botón verde Create Project en la esquina superior derecha Use las pestañas Open, Closed, Unassigned (sin asignar), Archived (archivados) y All para ordenar sus proyectos por estado y para detectar los que ningún equipo ha tomado todavía. Las pestañas de filtro Open, Closed, Unassigned, Archived y All resaltadas encima de la lista de proyectos, con Open seleccionada

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Vista Gantt

La pestaña Gantt organiza sus proyectos por fecha para que pueda ver el mes de un vistazo. Coloque el cursor sobre cualquier barra de proyecto para ver los detalles de ese proyecto. La pestaña Gantt seleccionada, con Bathroom Renovation, Test Project y Home Renovation como barras horizontales sobre un calendario día por día de mayo de 2024

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Vista por estado

La pestaña By Status (por estado) agrupa sus proyectos en columnas según el estado en que se encuentra cada uno. La pestaña By Status seleccionada, con tarjetas de proyecto ordenadas en las columnas Opportunity, Accepted, Planning, In Progress y Pending

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Crear un proyecto desde cero

  1. Seleccione Create Project (crear proyecto).
  2. En la ventana Add Project (agregar proyecto), seleccione el Customer (cliente). Ingrese un Project Name (nombre del proyecto) y una Description. Elija la Start Date (fecha de inicio) y la End Date (fecha de finalización). La ubicación se toma automáticamente de la información del cliente, o bien puede ingresar coordenadas en grados decimales (por ejemplo, 34.0522, -118.2437) o en grados, minutos y segundos (por ejemplo, 34°03'08"N, 118°14'37"W). La ventana Add Project con los campos Customer, Project Name y Description, un Status Workflow configurado como Default Workflow, Start Date y End Date, Status, Completion Percentage, Notes y un campo Job Notes con la leyenda "automatically inserts into related jobs"
  3. En Status, elija la etapa en la que está el proyecto. Puede actualizarlo a medida que avanza el proyecto. La ventana Add Project con el menú desplegable Status abierto, que muestra Opportunity, Accepted, Planning, In Progress y Pending
  4. Mueva el control deslizante Completion Percentage (porcentaje completado) hasta el nivel de avance actual y luego seleccione Select Team Assignment (seleccionar asignación de equipo). La ventana Add Project con flechas que señalan el control deslizante Completion Percentage y el campo Select Team Assignment cerca de la parte inferior del formulario
  5. Elija un equipo en la ventana Assignments (asignaciones) y luego seleccione Apply (aplicar). Si todavía no ha creado sus equipos, consulte Cómo crear un equipo. La ventana Assignments con John's Team marcado con una palomita verde y Team A sin marcar, y un botón Apply en la esquina inferior derecha
  6. Seleccione Save (guardar).
La ventana Add Project completada, con Teams configurado como John's Team y una flecha que señala el botón Save

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Crear un proyecto a partir de un trabajo

Inicie un proyecto desde un registro de trabajo existente para mantener todo conectado. Esto funciona bien cuando un trabajo pequeño, una evaluación o una visita para un presupuesto se convierte en un proyecto más grande. En el registro del trabajo, seleccione Actions (acciones), luego Create Project, y complete los detalles del proyecto de la misma forma. El menú Actions abierto en un registro de trabajo, con Create Project resaltado en la columna Related junto a Create Subtask, Create Estimate y Create Invoice

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Crear un proyecto a partir de una plantilla

Una plantilla de proyecto guarda los registros secundarios que usted crea para cada proyecto de un tipo determinado (subtareas, presupuestos y facturas), de modo que un proyecto nuevo comienza con ellos ya adjuntos. Active Save As Project Template (guardar como plantilla de proyecto) mientras completa los detalles del proyecto para guardar lo que está creando, o seleccione Import Template (importar plantilla) para comenzar desde una plantilla que ya tiene. La parte superior de la ventana Add Project resaltada, con el botón Import Template y el interruptor Save As Project Template junto a la sección General
Las plantillas de proyecto pueden incluir plantillas de trabajo. Cualquier trabajo predefinido que haya creado como plantilla de trabajo se puede anidar en una plantilla de proyecto, para que su conjunto estándar de trabajos esté listo cada vez que cree un proyecto a partir de esa plantilla. Consulte Configuración de plantillas de trabajo.

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Trabajar en el registro del proyecto

Después de guardar, FieldPulse abre el registro del proyecto. Desde ahí puede ver y editar todos los detalles que ingresó, agregar comentarios, agregar trabajos o subtareas, crear presupuestos y facturas, adjuntar archivos y dar seguimiento al registro de horas de los empleados. Seleccione Actions para acceder a esas opciones, o use las pestañas de la parte superior del registro del proyecto.
El botón Actions resaltado en un registro de proyecto con su menú abierto, que muestra Create Job, Create Subtask, Create Estimate, Create Invoice, Create Form, Add Comment y Attach File/Photo
La barra de pestañas del registro del proyecto resaltada, con Info, Comments, Jobs, Recurring Jobs, Subtasks, Estimates, Invoices, Files, Timesheets, Forms, Purchase Orders y Cost

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Agregar trabajos a un proyecto

Abra la pestaña Jobs (trabajos) del registro del proyecto y seleccione Create Job (crear trabajo) para configurar el primer trabajo de este proyecto. La pestaña Jobs de un registro de proyecto con el botón verde Create Job resaltado encima de la lista de trabajos, junto a Create New Series
También puede crear el trabajo desde Jobs en el menú de la izquierda cuando no esté en el registro del proyecto. Vincúlelo al proyecto relacionado al crearlo.
La ventana Create New Job (crear trabajo) se abre con el proyecto, el cliente y la ubicación ya completados, y puede asignar el trabajo a cualquier miembro del equipo asignado al proyecto. Consulte Cómo crear un trabajo para ver el resto de los campos. Seleccione Save y el trabajo aparecerá en la lista de trabajos del proyecto. Repita el proceso para cada trabajo que necesite el proyecto. La ventana Create New Job con Customer, Project y Location ya completados desde el registro del proyecto, además de los campos Job Title, Start Date y End Date, y Select Team Members

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Agregar comentarios y archivos

Los miembros del equipo reciben una notificación automática a medida que se agregan trabajos al proyecto. Para dejarle al equipo una nota propia, abra la pestaña Comments (comentarios), escriba su comentario y seleccione la flecha de enviar. Todos los miembros del equipo asignado al proyecto pueden verlo. La pestaña Comments de un registro de proyecto con el cuadro de comentarios vacío y la flecha de enviar resaltados Adjunte archivos al proyecto en la pestaña Files (archivos): fotos que quiera compartir con su equipo o documentos PDF, como el manual de servicio de un equipo. Seleccione Upload File (subir archivo) o Create Folder (crear carpeta), o importe desde su biblioteca de archivos con Import From File Library. La pestaña Files de un registro de proyecto con el mensaje "There are no files or folders" y el botón Upload File resaltado junto a Create Folder e Import From File Library Cualquier registro vinculado a un proyecto muestra una pestaña Related Project en la parte superior de la pantalla. Ábrala para acceder a todo lo demás vinculado al mismo proyecto (trabajos, presupuestos, facturas, órdenes de compra y archivos) sin salir del registro en el que está. Los equipos suelen usarla para consultar archivos de un trabajo anterior mientras atienden el siguiente trabajo del proyecto. Un registro de trabajo con la pestaña Related Project resaltada y, debajo, sus subpestañas Jobs, Estimates, Invoices, Purchase Orders y Files resaltadas, con tres trabajos del mismo proyecto También puede crear cualquiera de esos registros desde esta pestaña y hacer que se vinculen al proyecto automáticamente, con los botones de creación que están encima de la lista. La pestaña Related Project de un registro de trabajo con los botones Create Job y Create New Series resaltados encima de la lista de trabajos relacionados

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Completar un proyecto

Cuando termine el trabajo, abra la pestaña Info del registro del proyecto, cambie Status a Complete (completado) y mueva el porcentaje completado a 100%. La pestaña Info de un registro de proyecto con el campo Status en Completed y el Completion Percentage en 100%, resaltados juntos

Recorrido en video: cómo administrar proyectos en la aplicación web (en inglés)

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En la aplicación móvil

Abra la pestaña Operaciones en el menú inferior y luego toque Proyectos. El menú Operaciones de la aplicación móvil con Proyectos, Jobs, Subtareas y Contratos de mantenimiento, con Proyectos resaltado y la pestaña Operaciones resaltada en la barra de navegación inferior Organice la lista con las pestañas de la parte superior de la pantalla (Todo, Abierto, Cerrado, Sin asignar, Por estado, Por etiquetas y Plantillas) y use las flechas junto al título para alternar entre Proyectos del equipo y Mis proyectos. Toque Crear para iniciar un proyecto. La lista Proyectos del equipo de la aplicación móvil con las pestañas Todo, Abierto, Cerrado, Sin asignar, Por estado, Por etiquetas y Plantillas resaltadas, la flecha para ordenar de Proyectos del equipo resaltada y el botón verde Crear resaltado en la parte inferior Complete los detalles de su proyecto (cliente, nombre, descripción, ubicación, fecha de inicio y de finalización, porcentaje completado, flujo de estados, estado, notas y equipos asignados) y luego guárdelo. Importar plantilla y Guardar como plantilla están en la parte superior del formulario. El formulario Nuevo proyecto de la aplicación móvil con el botón Importar plantilla y el interruptor Guardar como plantilla en la parte superior, seguidos de Cliente, Nombre del proyecto, Descripción, Ubicación, la fecha, Porcentaje completado, Flujo de estados, Estado, Notas, Notas de Work Order, Equipos asignados y Campos adicionales El registro del proyecto se abre al guardarlo. Cambie el estado del proyecto y mueva el control deslizante del porcentaje completado para dar seguimiento a su avance. Desde este registro también puede ver y editar los detalles que ingresó, agregar comentarios, agregar trabajos o subtareas, crear presupuestos y facturas, adjuntar archivos y dar seguimiento al registro de horas de los empleados: toque Acciones o use las pestañas de la parte superior de la pantalla. Un registro de proyecto de la aplicación móvil en la pestaña Info, con el cliente, las fechas, la ubicación y el equipo, el control deslizante del porcentaje completado resaltado y, debajo, una etiqueta de estado Oportunidad

Recorrido en video: cómo crear y administrar proyectos en la aplicación móvil (en inglés)

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Preguntas frecuentes

Si elimino un proyecto, ¿se eliminan o se archivan los trabajos que contiene? No. Los trabajos permanecen en FieldPulse y se puede acceder a ellos por separado.

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