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Quién lo usa: los administradores preparan y configuran la integración; verifíquelo en los permisos de los roles. Disponibilidad: requiere su propia suscripción a QuickBooks Online (Essentials, Plus o Advanced); disponible en Estados Unidos, Canadá y Australia. Prepararse para sincronizar con QuickBooks Online implica confirmar que su plan es compatible, saber qué datos se transferirán y cuáles no, y cambiar algunas opciones de configuración de QuickBooks Online antes de conectar. Hacerlo bien desde el principio evita que su contabilidad se llene de registros duplicados y partidas de $0.

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Descripción general

Cuando conecta FieldPulse con QuickBooks Online, todos sus datos existentes de QuickBooks Online se importan automáticamente a FieldPulse y, a partir de ese momento, los clientes, las partidas, los presupuestos, las facturas y los pagos que se crean o editan en cualquiera de los dos sistemas se sincronizan con el otro. Esta página describe la preparación que debe hacer antes de conectar. Para ver los pasos de conexión, consulte Cómo sincronizar con QuickBooks Online.

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Antes de comenzar

  • Confirme su plan de QuickBooks Online. Los planes Essentials, Plus y Advanced se sincronizan. Se recomienda Plus o Advanced: Essentials no admite el seguimiento de inventario, así que con Essentials solo puede usar partidas de tipo Service (servicio) y Product Non-Inventory (producto sin inventario) en FieldPulse.
  • Confirme su región. La integración con QuickBooks Online solo está disponible para clientes de Estados Unidos, Canadá y Australia.
  • Configure las tasas de impuesto en QuickBooks Online. FieldPulse obtiene las tasas de impuesto de QuickBooks Online. Si no hay ninguna tasa de impuesto configurada, no se aplicarán impuestos en FieldPulse.
  • Agregue una cantidad y un precio a cada partida en QuickBooks Online. Toda partida a la que le falten ambos datos llega a FieldPulse como $0.
  • Active Discounts (descuentos) en QuickBooks Online si desea usar descuentos en los presupuestos y las facturas de FieldPulse.

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No sincronice si

Comuníquese con el equipo de FieldPulse por el chat de la aplicación o en support@fieldpulse.com antes de conectar si se cumple alguno de estos casos:
  • Su empresa en QuickBooks Online ya está sincronizada con otro sistema de gestión de servicios en campo.
  • Ha usado QuickBooks Online y FieldPulse al mismo tiempo y ha duplicado esfuerzos (creando presupuestos o facturas en ambos antes de sincronizar).
  • Está usando proyectos en QuickBooks Online.

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Qué se sincroniza y qué no

La integración con QuickBooks Online sincroniza en ambos sentidos los campos que aparecen a continuación (FieldPulse ↔ QuickBooks Online). En los presupuestos y las facturas que se crearon originalmente en QuickBooks Online, el autor de QuickBooks no se transfiere a FieldPulse; en su lugar, aparece como autor el administrador que creó la cuenta de FieldPulse.

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Correspondencia de estados de presupuestos

Los presupuestos se sincronizan con QuickBooks Online sin importar su estado. FieldPulse hace corresponder sus estados de presupuesto con los estados de QuickBooks Online de la siguiente manera:

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Órdenes de compra y proyectos de QuickBooks Online

Las órdenes de compra y los proyectos de QuickBooks Online se manejan por separado:
  • Las órdenes de compra se pueden sincronizar si lo solicita. Consulte Cómo sincronizar órdenes de compra con QuickBooks Online.
  • Los proyectos de Descripción general de QuickBooks Online se sincronizan con FieldPulse como clientes relacionados. Si se unió a FieldPulse antes del 16 de julio de 2024, la sincronización de proyectos está activada y se puede desactivar si lo solicita. Si se unió después del 16 de julio de 2024, la sincronización de proyectos está desactivada y se puede activar si lo solicita. Al desactivar la sincronización de proyectos, también se dejan de sincronizar los presupuestos y las facturas de ese proyecto.

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Configuración paso a paso

Antes de conectar, cambie estas opciones de configuración para que la sincronización funcione correctamente.
  1. Desactive la aplicación automática de créditos en QuickBooks Online. En QuickBooks Online, seleccione el ícono Gear (engrane) y luego Account and Settings (cuenta y configuración). Seleccione Advanced (avanzado) y abra la sección Automation (automatización). Desactive Automatically apply credits (aplicar créditos automáticamente). Seleccione Save (guardar) y luego Done (listo).
  2. Pause las comunicaciones automáticas de FieldPulse durante la sincronización inicial. Si usa Customer Communications (comunicaciones con clientes), desactive los activadores automáticos vinculados a los registros de presupuestos y facturas, y desactive la configuración de notificaciones, para que sus clientes no reciban actualizaciones de cada registro a medida que se importa. La sección Notification Settings de Customer Communications en FieldPulse con los interruptores de destinatarios de presupuestos y facturas El cuadro de diálogo Add Communication Trigger con los activadores de presupuestos y facturas en la sección Automatic Triggers
  3. Decida cómo se asignarán los números de factura y de presupuesto. Con la opción Custom Transaction Numbers (números de transacción personalizados) activada en QuickBooks Online, los números de factura siguen la secuencia de FieldPulse; con la opción desactivada, siguen la secuencia de QuickBooks Online.

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Referencia de configuración

La pantalla Create a new estimate de FieldPulse con el menú desplegable QuickBooks Class resaltado

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Artículos relacionados

Está listo para sincronizar cuando haya confirmado su plan de QuickBooks Online, cada partida tenga una cantidad y un precio, las tasas de impuesto estén configuradas y la opción Automatically apply credits esté desactivada; a continuación, conecte los dos sistemas siguiendo Cómo sincronizar con QuickBooks Online.