Quién lo usa: usuarios con acceso a FieldPulse Payments: los roles de usuario que usted elige cuando se aprueba su solicitud de cuenta de comercio, ajustados por usuario en Company Settings (configuración de la empresa) › User Accounts (cuentas de usuario). Disponibilidad: requiere FieldPulse Payments, que está disponible para empresas ubicadas en Estados Unidos.Un contracargo ocurre cuando un cliente disputa un pago con su banco y pide que le devuelvan su dinero. En FieldPulse Payments, los contracargos se gestionan en el portal de pagos, junto con sus pagos y depósitos. Esta página explica qué es un contracargo, las fases por las que pasa el caso, qué evidencia le permite ganar con cada código de motivo y cómo evitar que los contracargos ocurran desde un principio.
Descripción general
Un contracargo es la solicitud que un cliente le hace a su banco para revertir un pago que ya realizó, y es el banco emisor del cliente el que decide el resultado. Su tarea es entregarle a ese banco la documentación que demuestre que el pago fue válido. Un contracargo se puede presentar hasta 180 días después del pago, así que conserve los registros de sus trabajos al menos durante ese tiempo. Cuatro tipos de evidencia tienen el mayor peso en un caso de contracargo, y vale la pena reunirlos en cada trabajo, espere o no una disputa:- Una orden de trabajo firmada
- Fotos de antes y después
- Registros de despacho y GPS
- Mensajes de texto y correos del cliente
Cómo funciona
Un contracargo pasa por cuatro fases y, cuanto antes responda, mejores serán sus probabilidades. La fase de consulta es su mejor oportunidad, porque los fondos todavía no se han retirado.Cómo responder
Responda a cada contracargo desde la consulta y relacione su evidencia con lo que reclama el cliente. Estas cuatro reglas son fundamentales:- Siempre responda a una consulta. Los fondos todavía no se han movido, así que esta es su mejor oportunidad para cerrar el caso antes de que se retire el dinero.
- Escriba una carta de réplica para cada disputa. Quien revisa el caso no conoce su negocio. Una carta de presentación breve que relacione su evidencia con el código de motivo aumenta considerablemente su tasa de éxito.
- Considere la primera ronda como la única. Casi nunca se tiene una segunda oportunidad real, así que asegúrese de que su envío inicial no deje lugar a dudas.
- Nunca deje pasar la fecha límite de la disputa. Una fecha límite vencida significa una pérdida automática: los fondos se quedan con el cliente y no se pueden recuperar.
Comisiones y movimiento de los fondos
FieldPulse Payments cobra una comisión por contracargo de $25 por cada contracargo para cubrir el procesamiento y la investigación. La comisión se factura cuando se crea el contracargo y se aplica gane o no. Cuando un contracargo entra en la fase de disputa, su depósito del siguiente día hábil se reduce en el monto del contracargo más la comisión que corresponda. Si después gana la disputa, los fondos recuperados aparecen en un depósito futuro. Consulte Detalles de los estados de depósitos y pagos de FieldPulse para saber cómo funcionan los depósitos y los estados de pago.Evidencia por código de motivo
La evidencia que le permite ganar un contracargo depende de lo que reclame el cliente. Ajuste su envío al código de motivo correspondiente de la siguiente tabla.Cómo prevenir los contracargos
Lo que más influye es tener una documentación clara, un descriptor de facturación que sus clientes reconozcan y ser fácil de contactar, para que los problemas lleguen a usted antes que al banco. Siga esta lista de verificación en cada trabajo:- Obtenga una firma en cada trabajo. Un presupuesto firmado antes del trabajo, además de una factura o un formulario de finalización firmados después.
- Fotografíe todo. Fotos de antes y después, idealmente con fecha, hora y ubicación.
- Use un descriptor de facturación claro. Muestre su nombre comercial (DBA): el nombre que reconocen los propietarios de vivienda, no el de una empresa matriz.
- Documente las órdenes de cambio. Obtenga una aprobación por escrito o por mensaje de texto cada vez que cambien el alcance o el precio.
- Cobre depósitos en los trabajos grandes. Un acuerdo de depósito firmado establece expectativas y deja un registro documental. Consulte Cómo cobrar pagos parciales y por avance.
- Deje claras sus políticas. Las condiciones de cancelación, de cargos por visita y de reembolso, por escrito y aceptadas por sus clientes.
- Sea fácil de contactar. Con una línea telefónica que responda o una conversación por mensaje de texto activa, sus clientes lo llaman a usted antes de llamar a su banco.
- Conserve los registros de despacho. Los registros de la agenda y de GPS demuestran que su técnico estuvo en el sitio cuando más importa.